Оптимизация расходов - это важный вопрос для любой транспортной компании. Какие технологии используют перевозчики для достижения данной задачи? Спросим об этом Виталия Колосова, руководителя одной из московских транспортных компаний.
Отслеживание маршрута в реальном времени
- Виталий Михайлович, какие технологии используются для автоматизации работы перевозчиков?
Одно из основных решений - это GPS-навигация или контроль с помощью системы ГЛОНАСС. На базе этих технологий строится программа учета автотранспорта , позволяющая вести мониторинг узлов машины. Принцип действия прост - на транспорт устанавливаются специальные датчики, считывающие информацию и передающие ее в основной терминал. Данные показаны в виде графика, это позволяет легко отслеживать любой параметр, от уровня топлива до местонахождения автомобиля.
- Есть ли системы, обеспечивающие безопасность транспортных средств и перевозимого груза?
Конечно, они основаны на том же GPS-контроле. Диспетчер в реальном времени видит, в какой точке находится автомобиль, двигается ли он или стоит на месте. Несанкционированное пользование ТС пресекается сразу, поскольку не останется без внимания диспетчера. К тому же благодаря учету на центральном пульте отображается информация о следовании автомобиля, и если он отклоняется от маршрута, с водителем немедленно связываются, чтобы узнать причины незапланированных действий.
Оптимизация затрат и эффективная логистика
- В чем заключается основная задача автоматизации транспорта?
Устанавливая на автомобили датчики, подключая их к той или иной системе, перевозчик преследует цель оптимизировать затраты. Отмечу, что инновационный менеджмент на транспорте позволяет эффективно использовать каждый автомобиль и вмешиваться в процесс перевозки груза при необходимости. Например, если сроки прибытия машины задерживаются по причине пробок или заблокированной дороги, диспетчер может подсказать водителю оптимальный маршрут.
- Какие именно параметры позволяют контролировать датчики, установленные на машине?
Все зависит от задач, которые вы ставите перед системой. Есть возможность контролировать расход топлива или километраж, отслеживать состояние основных узлов автомобиля и вовремя осуществлять их замену или ремонт. Диспетчер может видеть, в какое время и на какой объем была заправлена машина, если будет слив топлива - эта информация зафиксируется. Учет расхода топлива - это одна из ключевых задач, которая ставится перед системой, значительно снижающей расходы транспортной организации.
Системы контроля снижают расходы на 20-30%
- Одна из популярных услуг транспортных компаний - это отслеживание груза в реальном времени, как осуществляется эта возможность?
Да, такую услугу предоставляют практически все крупные перевозчики. Заказчик может зайти на сайт компании, ввести трек-номер или номер экспедиторских документов и посмотреть, где именно находится груз (транспортного средства). Отслеживать груз можно в любое время.
- Насколько удается сократить расходы предприятий с помощью новых технологий?
У каждого перевозчика свои показатели, но в среднем оптимизация расходов на содержание автопарка позволяет снизить затраты на 20-30 процентов. Экономия - это не единственный плюс от использования новых технологий, сюда же можно отнести безопасность, получение полной картины о состоянии рейса, но и транспортного средства, вовремя выполняя ремонтные работы. Все это позволяет оптимизировать затраты и повысить эффективность работы автопарка.
Счет 23-4 предназначен для учета затрат на содержание и эксплуатацию грузового, пассажирского, легкового автотранспорта, машин специального назначения и выполненных работ. В затраты по эксплуатации автотранспорта не включаются: расходы на оплату труда грузчиков, экспедиторов, и других работников, занятых на перевозке грузов. Затраты по перевозке работников к месту работы и обратно на расстоянии более 3 км в одну сторону при отсутствии общественного транспорта включают напрямую в тот объект, для которого осуществлялась перевозка людей.
Незавершенного производства по автопарку не бывает . По дебиту отражаются затраты, по кредиту – выполненные работы, оказанные услуги по фактической себестоимости, а также списание возвратных материалов.
Объектом исчисления себестоимости являются выполненные т/км (по грузовому автотранспорту) и отработанные маш.дн. по всем прочим видам транспорта.
Фактическая себестоимость исчисляется ежемесячно . Списание затрат на потребителей осуществляется ежемесячно пропорционально объему выполненных работ и оказанных услуг, оцениваемых по фактической себестоимости. При исчислении себестоимости из общего объема работ исключают работы автомобилей для собственных нужд, а общую величину затрат по автопарку уменьшают на сумму возвратных материалов. В возвратные материалы включается стоимость отработанных масел, стоимость заменяемых шин, годных восстановлению, стоимость ГСМ, израсходованных сверх лимита.
Учет затрат в автопарке может вестись в 2 вариантах:
1 вариант
Применяется при значительном парке автомобилей. Для учета затрат по автопарку открываются аналитические счета:
1. Грузовой автотранспорт (бортовые машины, самосвалы, бензовозы, молоковозы по маркам и видам машин)
2. Пассажирский транспорт (по видам автобусов в зависимости от количества посадочных мест).
3. Легковой автотранспорт (по модификациям легковых автомобилей). Как правило, затраты на содержание легкового автотранспорта относятся на административный аппарат предприятия.
4. Специальные машины по их видам (пожарные, тягачи, краны).
5. Общецеховые расходы по автопарку.
Учет затрат по аналитическим счетам осуществляется в разрезе калькуляционных статей:
· Нефтепродукты;
· Материалы;
· Запасные части;
· Услуги сторонних организаций;
· Топливо и энергия на технологические цели.
2. Оплата труда шоферов, водителей (основная, дополнительная, натуральная, прочие выплаты).
· Амортизация;
· Ремонт;
· Техническое обслуживание ОС.
По этой статье отражаются расходы, связанные с восстановлением износа автомобильных шин (вулканизация резины, наложение протектора и другие расходы), а также стоимость авторезины при замене износившейся.
5. Работы и услуги вспомогательных производств по их видам.
6. Прочие затраты. Например, стоимость спецодежды.
7. Общецеховые расходы по автопарку.
Общецеховые расходы на данную статью распределяются ежемесячно пропорционально маш.дням пребывания автотранспорта на предприятии. В течение месяца общецеховые расходы накапливаются на отдельном аналитическом счете в разрезе калькуляционных статей:
1. Материальные ресурсы, в т.ч.
· Производственный инвентарь;
· Обтирочные материалы;
· Спецодежда;
· Освещение и отопление гаражей;
· Стоимость услуг сторонних организаций.
2. Оплата труда административно управленческого персонала, а также обслуживающего (заведующий гаражом, диспетчер, инженер, медработник, уборщицы, сторожа).
3. Страховые взносы во внебюджетные фонды.
· Амортизация;
· Ремонт;
· Техническое обслуживание зданий и оборудования гаража;
· Затраты на содержание навесов, площадок для хранения транспорта и прицепов;
· Отчисления в ремонтный фонд;
· Платежи за аренду.
6. Налоги, сборы, платежи, налог на землю, страхование имущества, страхование ответственности владельцев транспортных средств.
7. Прочие затраты.
Фактическая себестоимость единицы работ и услуг автотранспорта рассчитывается отдельно по каждому аналитическому счету путем деления затрат без стоимости возвратных материалов на объем выполненных работ без учета самообслуживания.
Работы, выполненные грузовым автотранспортом, списываются на потребителей исходя из фактической себестоимости 1 т/км и объема потребленных услуг. Работы по перевозке людей и по работе специальных машин списываются на потребителей пропорционально отработанным маш.дням и исходя их фактической себестоимости одного маш.дня.
2 вариант
Применяется при незначительном парке автомобилей. Для учета затрат по автопарку предусматривается открытие одного аналитического счета в составе 4-го субсчета независимо от марок и грузоподъемности автомобилей. В этом случае в составе калькуляционных статей затрат не будет статьи общецеховые расходы по автопарку.
При этом варианте учета фактическая себестоимость 1 т/км и 1 маш.дня исчисляется поэтапно . Изначально из затрат исключается стоимость возвратных материалов, оставшаяся сумма делится на объем выполненных работ в маш.днях. По грузовым работам учет ведется и в т/км и в маш.днях. Исчисленная фактическая себестоимость 1 маш.дня умножается на количество маш.дней, относящихся к работам грузового автотранспорта. Полученную сумму затрат затем делят на количество выполненных т/км.
При исчислении себестоимости в объеме выполненных работ не учитываются работы по самообслуживанию автотранспорта. Учет осуществляется на основании первичных документов, путевых листов: грузовых, легковых автомобилей, автобусов, специальных машин и кранов.
Исчисление себестоимости при распределении затрат производится в калькуляционных листах. Данные в разрезе каждого автомобиля, водителя в течение месяца учитываются в накопительной ведомости учета затрат. Данные из накопительных ведомостей сводятся в сводную накопительную ведомость итогами за день и за месяц. Регистрами аналитического учета является производственный отчет № 83 – АПК, синтетического учета– журнал ордер № 10 – АПК.
Проводки
Порядок отражения возвратных материалов: Д 10 К 23-4.
Оприходованы шины, годные к восстановлению, оприходованы, отработанные масла:Д 10 К 23-4
Списан перерасход ГСМ на водителя: Д 70,73 К 23-4.
6. Учет затрат на содержание гужевого транспорта (рабочий скот).
23-7 «Работы и услуги гужевого транспорта» предназначен для учета затрат по гужевому транспорту в целом и в разрезе видов рабочего скота. К рабочему скоту относятся: взрослые лошади, верблюды, олени, валы, буйволы, яки, ишаки, ездовые собаки.
В затраты 7-го субсчета не включаются расходы на выращивание молодняка рабочего скота 20-2.
По дебиту отражаются затраты, по кредиту – выход продукции и списание услуг по потребителям. По гужевому транспорту получают работы, которые измеряются в коне днях или рабочих днях, приплод рабочего скота, навоз. Незавершенного производства нет.
Объектами счисления себестоимости в гужевом транспорте являются себестоимость рабочего дня и приплода. Услуги гужевого транспорта списываются на потребителя ежемесячно по плановой себестоимости 1 рабочего дня (коне дня). По фактической себестоимости могут списываться, если загрузка гужевого транспорта в течение календарного года равномерная.
Затраты гужевого транспорта отражаются в разрезе следующих калькуляционных статей:
1. Материальные ресурсы, в т.ч.:
· Средства защиты животных;
· Стоимость кормов;
· Стоимость материалов, колесных масел, сбруи, мелкого инвентаря;
· Услуги сторонних организация, в т.ч. по ковке, по профилактическому и ветеринарному обслуживанию.
Корма собственного производства текущего года оцениваются по плановой себестоимости без корректировки в конце года до фактической.
2. Оплата труда (основная, дополнительная, натуральная, прочие выплаты) конюхов и других работников, занятых по уходу и содержанию скота. Не относится ОТ работников, занятых на конно - ручных работах.
3. Страховые взносы во внебюджетные фонды.
· Амортизация рабочего скота, конюшен, прочего оборудования;
· Ремонт здания, сооружения;
· Техническое обслуживание ОС;
5. Работы и услуги вспомогательных производств по видам.
6. Прочие затраты.
Для определения фактической себестоимости 1 рабочего дня (1 коне дня) ежемесячно затраты по гужевому транспорту за вычетом стоимости приплода, навоза, другой побочной продукции (конского волоса) делятся на количество отработанных коне дней или рабочих дней, не включая дни на самообслуживание. Побочная продукция: конский волос, шерсть, линька оцениваются по ценам продажи, навоз оценивается исходя из фактических затрат на его уборку, хранение, стоимости подстилки, сумма амортизации ОС по удалению навоза и амортизация навозохранилищ.
Приплод лошадей оценивается исходя из себестоимости 60 кормо дней содержания взрослого животного (по верблюдам 120 дней). Для исчисления себестоимости 1 кормо дня затраты на содержание рабочего скота без стоимости побочной продукции делятся на общее количество кормо дней. Общее количество кормо дней определяется умножением среднегодового количества рабочего скота на число календарных дней в году.
Учет выполненных работ ведется в «учетном листе труда и выполненных работ», получение приплода в «акте оприходование приплода» (составляется в возрасте 1 суток). Учет затрат ведется на основании первичных документов, систематизируются сведения из накопительной ведомости формы 301 – АПК, данные переносятся в производственный отчет № 83 – АПК. Регистрами синтетического учета является журнал ордер № 10 – АПК. Себестоимость исчисляется в калькуляционных листах, в конце года.
Оприходован приплод: Д 11 К 23-7
Оприходован навоз: Д 10 К 23-7
Оприходован конский волос, шерсть, линька: Д 43 К 23-7
Перед Александром Ильиным,
директором по административно-хозяйственной части средней по размерам российской компании (продажа и монтаж вентиляционного оборудования), прошлой осенью поставили задачу: создать "разгонную" (для сейлз-менеджеров и сервисменов) и "средненачальническую" часть корпоративного автопарка. Всего требовалось 15 машин. После дотошного изучения предложения на рынке для первых был выбран Renault Megane (категория B; Господин Ильин говорит, что если бы выбор делался сейчас, бесспорным фаворитом стал бы Ford Focus), а в категории С в борьбе с Peugeot 406 и VW Passat победил Nissan Primera.
Следующим этапом стал выбор способа финансирования. Первым вариантом была покупка в кредит, вторым -- оперативный лизинг. Он отличается от финансового равномерностью платежей, отсутствием обязанности выкупать автомобиль в конце срока аренды (два-три года) и неким набором дополнительных услуг от лизингодателя (чаще всего сюда входит техническое обслуживание, общение с ГИБДД и страховщиками, техпомощь на дороге, получение "подменных" машин взамен ремонтируемых, иногда -- услуги водителя). Предоставляют услуги оперативного лизинга крупные прокатные фирмы и некоторые лизинговые компании.
Александр Ильин: "Скрупулезные расчеты показали, что за Nissan мы ежемесячно платили бы по лизингу на $430 больше, а за Renault -- около $300. Поверьте, я ни на чем не экономил, все планировал делать солидно, на уровне. И ничего не забыл: ни полную страховку, ни ТО с ремонтом, включая и послегарантийный, ни стоянку с мойкой. Учли налоги, амортизацию и проценты по кредиту. В случае лизинга за один Nissan, например, мы переплатили бы $5160 в год. А в общей сложности за все автомобили - $61 800"
Такую разницу господин Ильин счел более чем достаточной, чтобы не раздумывать над выбором. Конечно, лучше купить свои машины. Отношение к обещаниям арендодателей освободить от забот по техобслуживанию, страхованию и тому подобному он выразил так: "Забывают, гуляют и хамят везде. Это русский персонал русской компании, чудес не бывает". Выяснилось, правда, что при расчетах он все же и сам кое-что забыл -- о затратах своего собственного времени на контроль за работой автопарка. Но он считает, что они невелики -- несколько дней в месяц.
Кто виноват
Итак, свой автопарк обходится компании дешевле. Однако проблемы, возникающие при управлении корпоративным транспортом, могут с лихвой перекрыть эту экономию.
Проблемы по большому счету однотипные. Редкий "начальник транспортного цеха" - а в этой роли зачастую по совместительству выступает кто-то из замов главного или офис-менеджер - не пожалуется на водителей. Например, будучи "посажены" на ставку, они начинают активно работать налево или бесконечно ремонтируют машину. Попытки отстроить систему мотивации, направленную на конечный результат, мало что приносят -- водители нередко приписывают отработанное время и километраж.
Самый популярный ныне среди небольших фирм способ добиться эффективной работы автопарка - нанять водителей на своих автомобилях. Число поломок начинает стремиться к нулю, к тому же это, пожалуй, самый дешевый вариант формирования собственного гаража (он позволяет сэкономить до трети расходов). Но чем больше вы экономите, тем менее привлекательно выглядит ваша "автоколонна". С неотвратимой неизбежностью автопарк принимает внешний вид, который способен вызвать у клиентов только жалость. "Водители со своими машинами пытаются сэкономить, покупая вконец "убитые" и почти ничего не стоящие автомобили, и эксплуатируя их до последней возможности",- говорит менеджер небольшой компании, занимающейся доставкой питьевой воды.
Другой серьезный блок проблем обнаруживается, когда парк разрастается и появляется должность транспортного менеджера. Специалисты рисуют портрет типичного представителя этой профессии так: бывший водитель, который благодаря личным качествам выдвинулся из общей массы и стал "начальником транспортного цеха". Профессионализм таких менеджеров совершенно особого рода. Они хорошо знакомы с тем, что Сергей Зайцев, управляющий по обслуживанию автопарков компании "Реканз", называет "родимыми пятнами старой системы". Искусством давать взятки и получать "откаты" за "правильный" выбор автосалона, страховщика и автосервиса они владеют в совершенстве. Причем их клан очень силен, даже в крупных мультинациональных компаниях с мировыми именами автопарки часто возглавляют эти ребята. Поэтому-то расходы на транспорт и у грандов мирового бизнеса часто превышают все разумные пределы.
Что делать
Как это часто бывает в менеджменте (в данном случае во флит-менеджменте -- управлении корпоративным автопарком), не существует каких-либо чудодейственных способов решения всех проблем. Зато планомерное применение не особо мудреных методов, скорее всего, даст хорошие результаты. Одним из правильных и достаточно универсальных шагов является налаживание системы учета затрат. При этом нужно понимать, что нынешняя система бухгалтерского учета тут ничем не поможет. Если внедрение всеобъемлющей системы бюджетирования в ближайшее время на предприятии не планируется, то вполне пригодятся программы, специально предназначенные для расчета затрат на автопарк. Достаточное количество таких продуктов уже можно найти на рынке. Среди них, например, программы компаний "Реканз" и "Ининг Бизнес Софт". Первая из них, например, позволяет получить массу отчетов, в том числе время простоев автомобиля за определенный промежуток времени, расходы на каждые 100 километров пробега и на конкретное дорожно-транспортное происшествие. Ведь помимо материальных затрат существуют еще и "виртуальные" (те же простои и количество потраченного на выстраивание работы автопарка времени), и их анализ может дать массу информации.
Введение системы учета поработает и на укрепление дисциплины. Стоит уделить время и разработке системы мотивации. Методики на все случаи жизни просто не существует, каждый раз ее придется разрабатывать индивидуально.
Борьба с "откатами" при выборе поставщиков услуг тоже возможна. Есть два основных принципа: открытость информации по оценке того или иного предложения (тут поможет хорошо отлаженная система учета) и регулярное проведение тендеров. Тендерный принцип не означает, что выбор нужно делать из десятка поставщиков -- идет ли речь о конкретной модели автомобиля, страхового полиса, вида ГСМ или автосервиса. Оптимальным будет выбор между двумя конкурирующими организациями. Правда, такой тендер, по словам Сергея Зайцева, трудно организовать, если в компании меньше десяти машин -- интерес поставщиков к вам будет минимальным.
Хорошее решение
А теперь рассмотрим вариант с оптимизацией транспортных расходов с помощью аутсорсинга. Хотя описанная нами компания его отвергла, возможно вполне справедливо, заложенная здесь идея проста и очевидна. Как говорит менеджер компании "Рольф" Мэтью Донелли,
"делай то, что лучше всего умеешь, и тогда сделаешь меньше всего ошибок".
В России такие услуги -- пока в значительной степени эксперимент. Илья Крюков, генеральный директор Delta rent-a-car, считает, что пока во всей России по подобным контрактам (специалисты называют их full service contract) используются около 200 машин. По словам Оксаны Евтушевской, начальника кредитного отдела лизинговой компании Delta Leasing (к Delta rent-a-car отношенияне имеет), активные разговоры среди профи о возможности предоставления такой услуги возникли приблизительно год назад. Причина -- серьезный спрос со стороны крупных западных компаний. Тенденцию заметили даже автогиганты. Например, Volkswagen уделяет флит-программе (специальная поддержка контрактов с корпоративными клиентами) серьезное внимание.
Когда аутсорсингом транспортных функций в России занялись вплотную, выяснилось, что адекватной информации о возможной стоимости таких услуг слишком мало. Ясно, что стоимость эксплуатации автомобилей в Европе и США меньше, чем в России, но точной статистики не было. Нехватка информации не восполнена до сих пор. Например, профессионалам известно, что аварийность арендованного корпоративного парка где-то в три-четыре раза превышает аварийность автомобилей, находящихся в личной собственности. Не изучив серьезно эту проблему, очень трудно подсчитать цену на услуги оперативного лизинга.
Мешает и неразвитость инфраструктуры. По словам Виктории Кручининой, возглавляющей компанию "Рольф-прокат", проведенное ее сотрудниками серьезное исследование все-таки не дало полностью корректных цифр. Например, "Рольф-прокат" полностью контролирует стоимость запчастей, качество ремонта и его сроки для автомобилей Mitsubishi. По другим маркам, с которыми работает эта компания, гарантировать тот же результат по разным причинам невозможно.
Кстати, по словам Оксаны Евтушевской, одна из западных компаний, имеющая опыт работы с транспортным аутсорсингом за рубежом, попросила Delta Leasing помочь с поиском поставщика таких услуг в России. Перечень требований к нему был изложен на трех страницах убористым шрифтом. Специалисты Delta Leasing пока не нашли специализированную управляющую компанию, которая бы предоставляла услуги необходимого объема и качества. Однако поиски свои бросать не собираются, так как подобные просьбы встречаются все чаще.
Согласно прогнозу госпожи Евтушевской, под давлением растущего спроса, правда пока только со стороны иностранных компаний, о введении подобного рода услуг многие компании объявят в течение следующего полугода. А через год можно будет заняться подведением первых итогов.
Пока реальный опыт работы по full service contract имеют совсем немного компаний. Это первопроходцы - "Рольф-прокат" и "Гема"; молодая, но агрессивная Delta rent-a-car; отрабатывающий эту услугу в тестовом режиме "Кельвин" (лизинговая компания из группы компании "Рольф"). Заявили о предоставлении такого сервиса "Ольга-Лимузин" и Rent-a-car Moscow.
Особняком стоит предложение компании "Реканз". Не имея отношения ни к прокатному, ни к лизинговому бизнесу, она предлагает за оговоренную заранее абонентскую плату взять на аутсорсинг управление автопарком заказчика. Предложение "Реканз" в первую очередь касается оптимизации расходов на автосервис (специалисты компании проверят обоснованность счетов на ремонт, проследят за своевременностью обслуживания, проанализируют нормы расхода топлива и расходных материалов).
На сегодняшний день годовая плата за услуги аутсорсинговых компаний составляет примерно 100-120% от стоимости автомобиля. Можно предположить, что уже в ближайшее время усиление конкуренции приведет к снижению стоимости контрактов. А ведь именно высокую цену считают недостатком таких услуг российские менеджеры. Илья Крюков считает, что ценам есть куда падать. По его мнению, услуги транспортного аутсорсинга могут быть выгодны компаниям, автопарк которых больше десяти, но меньше 70 машин. Ясно, что рынок этот весьма велик. Специалисты оптимистично оценивают рост спроса на оперативный автолизинг со стороны российских компаний. Руководитель "Реканз" Крейг Керфи, верящий в успех своего бизнеса, приводит такой пример: "Кто в начале 90-х мог подумать, что доставка питьевой воды, воспринимавшаяся поначалу как блажь, может стать доходным делом, услугой, которой будут пользоваться тысячи компаний?"
Самой распространенной ошибкой большинства фирм и организаций является то, что содержание автопарка они рассматривают всего лишь как «необходимые производственные расходы». Поэтому, как правило, топ-менеджеры уделяют этой теме слишком мало внимания. На практике это выглядит как попытка минимизировать первоначальные затраты, не принимая во внимание последующие расходы.
В основе – комплексный анализ
Следует понимать, что организация работы корпоративного автомобильного парка – это не только первоначальный вклад в него, но и последующие текущие расходы
на протяжении всего цикла эксплуатации автомобилей компанией. Нельзя смотреть на экономическую сторону вопроса, ограничившись лишь моментом приобретения новых автомобилей. Нужно принимать во внимание и эксплуатационные расходы – горюче-смазочные материалы, проведение технического обслуживания и ремонта, а также затраты на последующую продажу корпоративного транспорта. Именно поэтому так высоко ценятся автомобили с высокой эксплуатационной надежностью, дающие возможность рассчитывать на их перепродажу по достаточно высоким ценам.
Опыт показывает, что ориентация лишь на одну сторону вопроса означает недооценку всех возможных расходов, что влечет лишние затраты и плохие финансовые результаты. Кроме того, часто упускается из виду тот факт, что автопарк является лицом компании. В нынешних условиях корпоративный автопарк должен быть достаточно качественным, чтобы надлежащим образом представлять фирму, и одновременно скромным.
Удивляет то, что относительно небольшое количество компаний постоянно планирует свою деятельность в области использования служебного транспорта, ограничивая ее рамками и правилами. Сегодня только 44% фирм с автопарком более 10 машин имеет четко сформулированные правила его эксплуатации и штатного сотрудника, в обязанности которого входит следить за их исполнением.
Можно выделить три категории управленческих должностей в иерархии фирмы: первая категория – владельцы фирмы или уполномоченный ими наблюдательный орган; вторая категория – топ-менеджеры фирмы; третья категория – менеджер, который непосредственно отвечает за транспорт фирмы. В идеальном случае интересы всех трех категорий взаимно переплетаются.
И главное, нет двух полностью идентичных предприятий, поэтому невозможно сформулировать универсальный совет «как все делать правильно». Однако в каждом случае можно говорить о нескольких общих принципах управления автопарком. Приведенные здесь принципы составлены на основании реального опыта и ошибок, которые наиболее часто допускают менеджеры компаний.
Десять принципов fleet-менеджмента
- Не существует единого «наилучшего» совета, как управлять автотранспортным парком. Каждый вопрос в каждой конкретной ситуации и в каждой конкретной фирме решается по-своему, исходя из ее приоритетов, целей и возможностей. Также не существует «наилучшей» или «наиболее выгодной» формы финансирования. В каждом индивидуальном случае необходимо сначала детально проанализировать потребности и ожидания компании, спрос и предложение на рынке. И только после этого искать наиболее приемлемое для интересов фирмы решение. Разумеется, для этих целей фирма может нанять независимого консультанта.
- Унификация (приведение к однотипности на основе установления рационального числа разновидностей объектов, - ред.) транспорта предприятия по моделям автомобилей – процесс хоть и долговременный, но очень эффективный . В настоящее время унификацию проводят, в лучшем случае, треть компаний. Еще треть фирм хотели бы начать ее у себя, но пока они не в состоянии сделать это из-за отсутствия надлежащих условий. Эффект от унификации автотранспортных средств однозначен: наряду с имиджем можно достичь заметной экономии не только при покупке автомобилей, но и в процессе их эксплуатации.
- Иногда в обязанности персонала, использующего корпоративные автомобили для работы, входит их ремонт . И в случае, если ремонт автомобилей производится фирмой самостоятельно, возникает вопрос, а стоит ли овчинка выделки? Соизмерима ли экономия на специализированном сервисе с неполученными прибылями? Сколько товара осталось непроданным, сколько клиентов не обслужено за время такого ремонта? Не дешевле ли отдать автомобиль в специализированный ремонт, а в это время пользоваться подменным автомобилем?
- Затраты на автопарк и его эксплуатацию являются одними из наиболее значительных статей расходов. Поэтому данному вопросу следует уделять внимание на стратегическом уровне. Например, в Европе более 70% топ-менеджеров лично контролируют процесс принятия решений о стратегии и способах эксплуатации автопарка на вверенных им предприятиях.
- Благодаря конкуренции, большинство известных производителей вместе с товарами предоставляют всевозможные дополнительные сервисы. В результате, конечный потребитель, в нашем случае менеджеру автотранспортного подразделения фирмы, получает выбор и освобождается от ряда забот. Некоторые производители такой подход сделали своим правилом. Другие пока только на пути к этому. Конкуренция на автомобильном рынке и рынке автотранспортных перевозок достаточно велика. Следовательно, в сложившейся ситуации потребитель должен выигрывать. Поэтому наиболее целесообразно искать фирмы, акцентирующие свое внимание на качестве своих продуктов и предоставляемых услуг.
- Всегда нужно рассматривать вариант привлечения внешних ресурсов. Это касается не только процесса управления автопарком в целом, но и его составляющих – поиска оптимальных вариантов приобретения и эксплуатации автомобилей, их сервисного обслуживания, ведения административного деловодства и т.д. Функциональность и целесообразность привлечения внешних ресурсов для управления автопарком подтверждается не только растущим количеством автомобилей, эксплуатируемых в режиме лизинга. Об этом свидетельствует также опыт зарубежных стран, где использование внешних ресурсов является стандартным методом менеджмента в автопарках компаний. В Украине эта тенденция сейчас находится в начальной стадии развития, так как все еще силен принцип: «Все свое ношу с собой».
- Компания, имеющая свой автопарк, должна четко определить стратегию использования служебного транспорта , как по общим, так и по отдельным вопросам. Такая стратегия называется «car policy» («корпоративная автомобильная политика»). По сути это свод принципов и философия управления автопарком предприятия. Важность «car policy», наряду со всем прочим, подтверждает тот факт, что она является составной частью политики управления автопарками почти у 60% иностранных компаний. К сожалению, в Украине только единицы компаний имеют «автомобильную политику» в рамках стратегического менеджмента. Очень часто формулирование принципов ограничивается операционным уровнем, конкретной ситуацией или сиюминутной потребностью.
- Особенно эффективна комбинация «car policy», менеджмента автопарка и системы мотивации в случае, когда покупка или обмен автомобиля привязывается к конкретным производственным результатам. Однако опыт показывает, что в этих случаях личные интересы зачастую превосходят интересы фирмы. Происходит что-то вроде перетягивания каната между фирмой и некоторыми ее работниками, что не очень хорошо сказывается на конечных результатах.
- Обязанности менеджера автопарка компании не должны ограничиваться лишь вопросами приобретения автомобилей и их дальнейшей эксплуатации. Он должен также решать вопросы предпродажной подготовки и продажи автомобилей в конце их срока службы. На этом этапе он должен тесно сотрудничать со страховыми, финансовыми, сервисными, консалтинговыми и многими другими организациями. При этом он должен четко понимать, что в этом вопросе профессиональные партнеры являются необходимостью, и никак не роскошью. Многие из них работают на довольно высоком уровне и предоставляют компании возможность «развязать» руки для решения других задач в рамках ее основной деятельности. Поэтому при подсчетах и составлении калькуляции необходимо принимать во внимание не только процедурные расходы, но и затраты, связанные с этими службами. Таким образом, можно получить объективное экономическое заключение о выгоде того или иного предложения.
- Автопарк, без сомнения, представляет фирму, является ее лицом и важной составляющей частью «корпоративного имиджа». Однако часто мы можем увидеть различные недоработки в этом вопросе. Например, нередко топ-менеджеры компаний ездят на автомобилях класса люкс, тогда как ее рядовые работники зачастую пользуются служебными автомобилями, которые находятся в очень плохом техническом и визуальном состоянии. Это не только не позволяет им качественно выполнять свои обязанности, но и ставит под угрозу безопасность езды. Часто встречаются случаи использования «car policy» только для создания имиджа топ-менеджмента, но не имиджа компании как таковой. Это неправильные подходы. Служебный транспорт фирмы должен работать на ее имидж, отвечать ее положению на рынке и специализации в бизнесе.
Пассажирские автопарки по роду выполняемых работ и по маркам обслуживаемого подвижного состава делятся на легковые таксомоторные, легковые по обслуживанию учреждений и организаций, автобусные, грузовые, смешанные, специальные. Пассажирские автопарки предназначены для удовлетворения потребностей общества в перевозках пассажиров, а также для выполнения специальных функций (скорой медицинской помощи, коммунального обслуживания и др.).
По целевому назначению, характеру производственно-хозяйственной деятельности и подчиненности различают следующие основные типы предприятий: общего пользования, сельхозтехники и совхозов, ведомственные и колхозов.
По организации производственной деятельности автопарка (кроме предприятий колхозов) делятся на комплексные и кооперированные. Комплексные автопарки являются самостоятельными предприятиями, в которых выполняются все виды производственной деятельности: транспортная работа, хранение, техническое обслуживание и текущий ремонт подвижного состава. Кооперированные автопарки входят в состав производственного предприятия. Их деятельность осуществляется с учетом централизации производства транспортной работы, работ по техническому обслуживанию и текущему ремонту.
Они состоят из головных предприятий и филиалов. В филиалах проводятся транспортные работы, хранение, менее трудоемкие виды ТО и ТР. Более трудоемкие виды ТО и ТР выполняются на головных предприятиях.
В самостоятельные предприятия выделяются базы централизованного технического обслуживания (БЦТО) и ремонтные мастерские. Определяющими их показателями является количество предписанных (обслуживаемых) автомобилей. БЦТО на договорных началах выполняет наиболее трудоемкие виды ТО и ТР для подвижного состава различных автотранспортных предприятий и организаций. Ремонтные мастерские входят, как правило, в состав ПАТО и выполняют отдельные виды ТР (агрегатов, электрооборудования, кузовные работы и др.) для подвижного состава, хранящего в головных предприятиях и филиалах.
По функциональному назначению здания и сооружения предприятий для обслуживания автомобилей делятся на здания для хранения легковых автомобилей, автобусов, грузовых автомобилей и легковых автомобилей, здания для размещения отдельных производственных участков (корпус ЕО, ТО, окрасочно-кузовных работ и т. п.), здания административно-бытового назначения и открытые стоянки автомобилей (с подогревом и без подогрева).
При проектировании новых автопарков или при их реконструкции разрабатываются, как правило, технический проект рабочие чертежи. Обе стадии проектирования включают технологическую, строительную, экономическую, сантехническую, энергетическую и сметную части.
Автотранспортные предприятия должны, как правило, размещаться в одном здании. При строительстве в условиях теплого климата или для особо крупногабаритного подвижного состава предприятие может размещаться в нескольких зданиях. Мойку подвижного состава допускается размещать в отдельном здании. На территории предприятия планируется кольцевое движение подвижного состава без пересечений и встреч. Ширина проездов должна составлять не менее 3м при одностороннем движении и 6м - при двухстороннем.
При хранении автомобилей в закрытых помещениях площадь стоянки рассчитывается с учетом установленных нормативных расстояний между автомобилями, а также между автомобилями и элементами зданий.
Ширина проезда определяется с учетом расстояния от движущегося автобуса до стоящих автомобилей или до конструкций зданий (0,2 - 0,4м). До противоположной стороны проезда это расстояние больше (0,7 - 1м).
Высота помещений для хранения автомобилей (до низа конструкции покрытия, или до низа оборудования) должна превышать наиболее высокий автомобиль на 0,2м, но быть не более 2м. Эти помещения допускается проектировать без естественного освещения.
В многоэтажных зданиях гаражей для въезда и выезда автомобилей предусматривают рампы или наклонные междуэтажные перекрытия. В зданиях гаражей высотой более пяти этажей допускается применять лифты.
Тупиковые посты ТО-2 обычно оборудуются канавами, а посты ТР - канавами и подъемниками (ориентировочно для легковых автомобилей 20% канав и 40% подъемников, для грузовых 40% канав и 20% подъемников, для автобусов 80% канав, остальные посты оставляют напольными).