Стратегическая сессия — неотъемлемая часть жизни любой компании, которая заботится о долговременном существовании. — не только процесс анализа и формулирования целей, согласования подходов. Но и, одновременно — повышения вовлеченности сотрудников и передачи им ответственности.
Мы постараемся в этой статье рассказать об основных особенностях стратегических сессий, процессе проведения и подводных камнях, с которыми можно столкнуться при их планировании.
Что такое стратегическая сессия?
Во-первых, определимся с понятиями. Стратегическая сессия не является чем-то глобально отличным от совещания (или конференции). Это формат, в котором участники слушают, думают, обсуждают, принимают решения. И в связи с этим ничего мистического и сверхсложного в организации этой деятельности нет.
Мы делаем условное разделение стратегических сессий на:
Стратегическая сессия (или сессия стратегического планирования): выработка целей компании
Действительно, стратегическая сессия — процесс анализа состояния компании и выработки решений стратегического (определяющего жизнь бизнеса или с большим горизонтом планирования) характера. Такое мероприятие не собирает большое количество участников. Как правило, это собственники/акционеры бизнеса, топ-менеджмент. Часто такому совещанию предшествует какое-то подобие форсайт-сессии.
Стратегическая сессия: создание Видения
Форсайт-сессия — мероприятие/обсуждение, направленное на прогнозирование ситуации на макро-уровне (страна, мир, отрасль) или в попытке предсказать развитие/появление, так называемых, трендов. Например, появление новых технологий, изменение социокультурного характера и т.д. По сути, визионерская сессия. Такое прогнозирование позволяет «посмотреть» возможности дальнейшего развития компании и на последующей стратегической сессии выбрать правильное направление развития, поставить корректные цели. Такое мероприятие (или процесс) собирает экспертов из многих областей, но может быть и достаточно сжатым по составу и времени.
Стратегическая сессия: повышение вовлеченности
Стратегическая сессия может стать инструментом повышения вовлеченности, передачи ответственности сотрудникам. И командообразования на уровне согласования и принятия целей и подходов к бизнесу, распределения задач между функциями. Также возможно рассматривать такие мероприятия, как один из этапов внедрения изменений в компании.
В этом случае стратегическую сессию необходимо проводить с привлечением максимального количества сотрудников (например, все руководители) по формату корпоративной конференции .
Как провести стратегическую сессию, чтобы не было мучительно больно…
За потраченное время… за потраченный бюджет… за испорченные отношения между коллегами… ЗА ОТСУТСВИЕ РЕЗУЛЬТАТА!
Основными проблемами, с которыми сталкиваются компании в проведении стратегической сессии, стандартны:
- разное понимание желаемых результатов — отсутствие четких целей или их несогласованность;
- отсутствие процедуры согласования, утверждения результатов;
- выход за временные рамки из-за отсутствия культуры или навыков проведения обсуждений;
- отсутствие у участников должного уровня информационной подготовленности;
- эмоциональное сопротивление участников, иерархические барьеры в высказывании своего мнения;
- отсутствие вытекающих результатов после проведения стратегической сессии — поговорили, а «воз и нынче там…».
И список можно продолжать бесконечно. Некоторые из перечисленных проблем решаются путем приглашения сторонних консультантов. Но не все. Придется попотеть самостоятельно.
Проведение стратегической сессии: особенности подготовки
Встречается мнение «давайте пригласим крутого фасилитатора с дипломом, чтобы он нам провел стратегическую сессию». Проведение стратегической сессии — это всего лишь краткосрочное событие. По факту, такой подход часто оборачивается выступлением самовлюбленной обезьяны и отсутствием результата. Стратегическую сессию необходимо обязательно планировать и готовить. Даже, если это стратегическая сессия небольшого подразделения компании. И часто можно обойтись без приглашения модного фасилитатора.
О роли фасилитатора на стратегической сессии
Задача фасилитатора (или модератора) обеспечивать комфортные условия для достижения целей мероприятия. Это может заключаться в работе с группой — выстраивания регламента, управлением обсуждением и активностью участников, предложением форматов выработки и согласования решений. По сути, фасилитатор — организатор процедуры. И групповой психолог. Потому что важная задача для фасилитатора — поддержание атмосферы, отслеживание групповой динамики.
Если в коллективе есть человек (желательно даже — не представитель подразделения), который, дистанцировавшись от обсуждения и иерархического положения в компании, сможет взять на себя роль ведущего такого совещания, стоит присмотреться к нему. Но…
…Но в некоторых случаях невозможно обойтись без стороннего специалиста(ов). Например, статус участников не позволяет пригласить внутреннего фасилитатора… или это корпоративная конференция, где большое количество групп должны одновременно двигаться по заранее разработанной программе… или ожидается высокий уровень сопротивления/конфликтности участников сессии… Ситуаций может быть много.
Как выбрать ведущего стратегической сессии?
В первую очередь это человек, который обладает опытом разработки и проведения подобных мероприятий. Для этого достаточно заглянуть в резюме и на первой встрече задать вопросы о тех задачах, которые приходилось решать.
Для оценки ответов очень поможет модель STAR, применяемая для . Чем более полно ваш кандидат описывает ситуацию, задачи, его действия и результаты (даже неудачи), тем больше доверия он может вызывать.
Второй важный момент — понимание контекста бизнеса, процессов, происходящих в компаниях. Необязательно консультант должен досконально знать ваш бизнес. Но желателен опыт работы с подобными компаниями. Очень будет полезен управленческий опыт (которого иногда недостает «книжным» тренерам).
Третий момент — насколько комфортно в коммуникациях с данным человеком. Особенно первым лицам компании, с которыми ему придется плотно работать в подготовке программы. Также важна та самая «консультантская» позиция — понимание своих возможностей и, в некоторых случаях, нежелание идти на поводу у клиента (но только ради его же блага). Насколько партнерская и уверенная позиция (это не самолюбование) в общении у этого специалиста. Ведь этому человеку работать с группой и сглаживать возможные напряженные моменты.
Если есть необходимость работы целой команды фасилитаторов, то неплохо заранее убедиться в их компетентности. Основной ведущий при этом должен иметь опыт работы «большим тренером» — уметь передавать разработанную программу/технологию, координировать работу нескольких специалистов.
Все выше сказанное можно выяснить в ходе первой встречи с консультантом, в момент обсуждения цели и задач вашей стратегической сессии.
Как провести стратегическую сессию? Начинаем с плана
Попробуем кратко обозначить ключевые моменты проработки плана стратегической сессии. Этот небольшой список можно использовать в качестве чек-листа (конечно, дополнение и адаптация под ваши условия приветствуется.)
План стратегической сессии
План стратегической сессии — это ответы на вопросы первых трех пунктов. После понимания количества тем/задач и приблизительной оценки их по времени, можно верстать первую версию программы. И отвечая на последующие вопросы, детализировать и наполнять ее.
При планировании времени каждого блока полезно закладывать на 10% больше, чем кажется на первый взгляд. Также надо помнить, что форматы, требующие согласования или вовлечения участников, отнимают больше времени. Например, серия каскадных рабочих групп должна завершиться представлением результатов их работ (серией презентаций), а потом сведением в единый документ. И это отнимает много времени, но без этого никак. Потому что, если эпизод представления результатов работы всех будет «проглочен», на следующем этапе у группы может возникнуть сопротивление или произойти снижение мотивации.
Обязательным элементом плана стратегической сессии должны стать активности, направленные на работу с эмоциональным состоянием участников. В начале, середине и завершении дня/мероприятия. И на это тоже требуется время — психическую энергию нельзя игнорировать.
Использование методов визуализации в стратегической сессии
Как известно, большинство проживающих на Земле людей — визуалы. Это когда-то позволило человечеству, как виду, выжить. Так вот, чтобы стратегическая сессия тоже имела шанс «выжить», не засохнуть в дебатах или, наоборот, в отсутствии динамики, вам необходимо думать о визуализации. Графики финансовых показателей — это хорошо. Но надо что-то большее.
Стандартный инструмент стратегической сессии — таблицы-пустографки, которые задают структуру группового обсуждения и формат его результата. Более продвинутый вариант — «бизнес-салфетка» — специальная форма, в которой присутствует также стимульная информация, а структура как бы ведет участников к запланированному результату.
Этапы подготовки стратегической сессии
Всё, что мы хотим предложить ниже, основано на нашем более чем 10-ти летнем опыте. Особенно пристального внимания требуют сроки на разработку программы и подготовку докладов. Часто некорректное планирование или желание сделать быстрее, приводили к неэффективному проведению стратегической сессии.
1. Формулирование цели и задач сессии. Определение желаемых результатов и их форматов.
Не менее, чем за 1,5 месяца до сессии.
2. Определение даты и места проведения. Предварительный подбор площадки. Знакомство с кандидатами на роль ведущего стратегической сессии.
Не менее 1,5 месяцев до сессии.
3. Окончательный выбор кандидатуры ведущего. Определение блоков программы и необходимых докладов. Формирование первого драфта программы. Бронирование помещения.
Не менее 1 месяца до стратегической сессии.
4. Проработка программы на уровне дискуссий и пленарных заседаний. Определение формата вывода результатов после дискуссий. Подготовка докладов и выступающих. Определение дополнительных блоков программы — фуршет, тимбилдинг и т.д.
За 2 недели до мероприятия.
5. Формирование списков рабочих групп. Подготовка внутренних или приглашенных фасилитаторов. Отработка ключевых активностей на фокус группах (если требуется). Печать материалов.
За 7-4 дня до сессии.
Оставшееся до сессии время потратить на спа-процедуры и моральную подготовку. Шутка! Но в запасе на какие-то изменения всегда должно остаться пара дней.
Когда и где проводить стратегическую сессию?
Когда? Точно не в момент кризиса компании, когда стоит вопрос выживания, или нежелания владельцев заглядывать в будущее. Также не рекомендуется разрабатывать стратегию в условиях крайней нестабильности внешней среды. Затруднения вызывают случаи стартапов — абсолютно новые продукты/услуги с несформированным рынком — трудно прогнозировать.
Во всех остальных случаях, вне зависимости от задач (выработки целей или повышения вовлеченности) стратегическую сессию возможно планировать и реализовывать.
Длительность стратегической сессии
Стоит рассчитывать на длительность не менее 1 дня. Это время позволяет всем участникам погрузиться в тему, выработать и согласовать оптимальные решения, составить дорожные карты, распределить ответственность.
Простите, но в некоторых случаях руководителям свойственно оперировать только краткосрочными задачами. Поэтому для компаний, которые впервые будут проводить стратегическую сессию стоит запланировать в программе модули для погружения в процесс, привыкания к тому, что нужно заглядывать в будущее и проводить системный анализ. Да, и инструменты анализа/прогнозирования (например, SWOT или PEST-анализ) невозможно реализовать за час.
Также выработка стратегических целей часто сопровождается обсуждением корпоративной культуры и . Потому что корпоративная культура и Стратегия компании, как Инь и Янь, взаимосвязаны и взаимозависимы. И на это тоже необходимо время.
Нам чаще приходилось реализовывать 2-3-х дневные сессии. Большее количество дней влияет на динамику в группе, вовлеченность участников. Поэтому при большом количестве намеченных блоков обсуждения лучше дробить их на отдельные стратегические сессии.
Где провести сессию стратегического планирования?
Выбор вариантов реализации ограничен только целесообразностью и бюджетом.
В первую очередь обратимся к целям сессии. Если выработка и согласование решений, постановка целей происходит в узком кругу и в сжатые сроки, то самое место — кабинет генерального директора или удобная переговорная. И подобные сессии в нашем опыте были достаточно эффективны. Преимуществом такого решения можно считать оперативность (в том числе — с получением необходимой информации) и низкие затраты.
Если стоит дополнительная задача (командообразование, повышение лояльности, придание значимости мероприятию, необходимость организации совместного отдыха — выбирайте любое), будет присутствовать большое количество участников или необходимо отвлечение от привычной деятельности, то планировать проведение сессии лучше на выезде. Арендуемый зал, пансионат.
Необычные места для проведения стратегических сессий
В нашей практике встречались корпоративные выезды за границу (Черногория, Грузия, даже Тайланд — в рамках выезда мы проводили еще и квест на местности). Для любителей экзотики можно организовать — стратегическая сессия, совмещенная с туризмом.
Что после стратегической сессии?
Проведение стратегической сессии — ответственный проект, который обязательно должен стать прообразом или метафорой работы всей компании. От того как она пройдет, а самое важное, что станет с ее результатами, зависит будущее компании.
В нашей практике было несколько случаев, когда удачно проведенная сессия (выработаны талантливые решения, участник были вовлечены и распределили задачи) не «продолжалась» за рамками мероприятия. Банально, на уровне исполнения решений. Или же разработанные решения вызывали отторжение сотрудников.
Поэтому основными задачами после проведения стратегической сессии становятся окончательная детализация и исполнение всех решений, а также широкая трансляция и вовлечение всего персонала компании в процесс реализации. А это уже управление изменениями.
Так что тема для следующей статьи есть.
Провести стратегическую сессию просто
Свяжитесь с нами, если у вас стоит задача разработки и проведения стратегической сессии
Стратегическая сессия – это сложная многоуровневая встреча, которая длится от 4 часов до нескольких дней. В ней могут участвовать руководители направлений производства и продаж, собственники и ключевые сотрудники одной или нескольких связанных одним бизнесом организаций. В ходе встречи принимаются и поэтапно разрабатываются самые животрепещущие и значимые решения, влияющие на развитие компании на период от 12 до 60 месяцев. Во время мероприятия происходит формирование стратегического видения, выбор направлений развития и форм реализации поставленных целей. Компания LiCO проводит сессии для топ-менеджмента компании и направления продаж, в ходе которых обсуждаются и принимаются важные коллективные решения, влияющие на успешность организации в целом.
Специфика организации стратегической сессии
Организация любой сессии для топ-менеджмента компании и направления продаж требует решения ряда важных подзадач.
- Подключение экспертов к работе над принятием решений.
- Организация многоэтапного мозгового штурма.
- Поиск решений с учетом уже существующего видения, миссии, философии, ценностей и долгосрочных целей компании.
- Выбор способа отсева и фильтрация малореальных предложений.
- Обсуждение удачных, интересных, креативных идей и их проработка для финального решения.
- Экспертный анализ рынков, ситуаций, стратегий, миссий, видения, внешних и внутренних факторов компании.
- Визуализация и систематизация полученных знаний в презентациях и отчетах, дэшбордах.
- Организация командной работы топ-менеджеров и направления продаж.
- Детализация разных блоков стратегии.
Сессия и ее проведение
Кроме модерирования диалогов и монологов участников, консультант выполняет ряд других важных функций:
- Определяет повестку дня, подводит итоги каждой части сессии
- Согласует разные точки зрения и мнения, помогает участникам прийти к единому решению
- Фиксирует на бумаге мнения, промежуточные и основные итоги каждой части
- Выступает экспертом по вопросам разработки стратегии и управления, помогает структурировать и обобщить результаты обсуждений
Подготавливает резюме, которое, по сути, является может быть использовано для формирования документа "Стратегия на N лет", или подобного.
Фрагмент технического задания по проведению стратегической сессии в машиностроительном холдинге:
«…Прошу рассмотреть нашу заявку на мероприятие…
- Требуется провести организованный в общем для группы зале в течение двух дней сбор управленцев высшего звена холдинга так, чтобы участвующие в данном мероприятии руководители представительств из регионов (27 человек) осознали, что в настоящее время их представительства функционируют бессистемно, стратегически неграмотно, неудовлетворительно и это их ответственность, а не главы управляющей компании...
- После сессии участники должны выйти оттуда с конкретными стратегиями и планами. Должны знать, как им самим воплотить эти разработанные решения по развитию своих представительств и что каждому потребуется делать в своем регионе.
- Руководители региональных представительств должны сами поверить в возможность воплотить в жизнь выбранную ими стратегию…».
Стратегическая сессия для менеджмента и направления продаж под руководством опытных модераторов – это быстрое принятие и проработка верных решений, возможность для увеличения прибыли компании, поиск новых способов развития.
Стоимость участия 1 сотрудника на открытом тренинге: от 35000 руб.
Групповой работы, направленная на совместную разработку стратегически-значимых решений организации, с участием ключевых руководителей компании.
Цели стратегических сессий:
- Разработка стратегии компании или значимого проекта.
Поиск и проработка решения для выхода из трудной ситуации (случившейся или ожидаемой).
Обеспечение единого видения относительно ситуации, принимаемых решений, планов (случаи, когда стратегическая сессия прежде всего преследует цель командообразования).
Приращение знаний о каком-либо вопросе или изменение отношения к какой-либо теме (это случаи, когда стратсессия связана с учебными или пропагандистскими целями).
Ниже представлены примеры целей некоторых уже проведенных конкретных стратегических сессий.
1. "Сделать так, чтобы руководители региональных представительств (150 человек) признали, что качество работы с клиентами у них неудовлетворительное, и что ответственность за это лежит на них самих, а не на управляющей компании. После стратсессии участники должны выйти с конкретными идеями и планами, как повышать качество сервиса у себя в представительствах, должны искренне хотеть эти планы реализовать".
2. "Найти возможности сокращения бюджета на 10% на предстоящий год и сформировать оптимизированный план развития компании".
3. "Разработать стратегию и план запуска нового направления бизнеса N, обеспечить единое видение нового бизнеса среди всех членов команды".
4. "Выявить все дублирующие друг друга (прямо и косвенно) проекты, запущенные в компании, обеспечить интеграцию проектов между собой и с целями компании, сформировать единую программу проектов".
Результатами стратсессий обычно являются:
Проработанные решения и планы.
Трансляция важной информации или идей (участники «прониклись» идеями).
Единое видение и командный дух.
Новые идеи и альтернативные стратегии.
Стратегической сессией, как правило, управляет модератор, используя, соответственно, методы модерации и фасилитации. От профессионализма этого человека зависит то, насколько успешна будет работа всей группы. Так как в стратегических сессиях обычно принимают участие руководители и эксперты, время которых стоит довольно дорого, целесообразно привлекать для роли модератора-фасилитатора профессионала. В противном случае, стратсессия может превратиться в "Съезд народных депутатов", многоголосье, "переливание из пустого в порожнее", не ведущее к единому видению и решению задачи.
Модерация отличается от фасилитации тем, что в ней имеется конкретный четкий алгоритм работы группы. А фасилитация - это скорее набор различных методов групповой работы, скомпонованных по усмотрению ведущего, какого-либо жесткого универсального сценария нет.
Почему важен именно профессиональный модератор, фасилитатор (ведь можно назначить кого-то из своих руководителей или экспертов для координации работы группы)? Приведу основные аргументы:
Профессиональный модератор, фасилитатор может изначально разработать максимально оптимальный сценарий работы исходя из поставленной цели.
Он может подобрать оптимальные инструменты и формы работы для каждого этапа стратсессии, так, чтобы работать было интересно, и при этом, каждая минута коллективной работы помогала продвигаться к цели.
Умеет управлять динамикой группы, работать с сопротивлением отдельных участников, вовлекать тех, кто не вовлекается, нейтрализовывать деструктино-активных участников и т. д..
Обеспечивает эффективную визуализацию задач, фиксацию решений группы (не просто записать на флипчарт умные идеи, а обеспечить структурированные записи, которые можно и удобно использовать в дальнейшем. Сама по себе визуализация является целым искусством!).
Выступает независимым арбитром, обеспечивает непредвзятость и увеличивает шансы найти, услышать и проработать здравые идеи, даже если они идут в противоречие с идеями руководителей участников стратсессии (часто бывает, что значимые идеи не появляются по простой причине, слишком сильного влияния руководителя на умы участников стратсессии - это в том случае, если стратсессией управляет кто-то из своих, а не внешний эксперт-модератор).
Вот пример фразы руководителя компании, для которой я проводила стратегическую сессию: "Почему мы сами не можем, работая вместе (на совещаниях, например), достигнуть таких же результатов?! Люди те же, времени столько же, изначальные проблемы и задачи аналогичные, а результат совместной работы совсем другой".
Чтобы оценить значимость привлечения профессионала, предлагаю посмотреть на примеры целей, приведенные в этой статье выше. Если Вы чувствуете уверенность, что могли бы обеспечить результат по этим целям, например в течение 1 рабочего дня, возможно, экспертный ведущий Вам, правда, не нужен. Но, как правило, чтобы уложиться в ограниченное время и обеспечить результат с требуемым качеством, без соответствующего эксперта не обойтись.
Важные факторы, влияющие на успех стратегической сессии:
· Тщательная подготовка (80% времени по отношению ко времени проведения - каждая деталь должна быть продумана).
· Вовлечение участников (с использованием соответствующих технологий).
· Внимание к деталям (способность слышать слабые сигналы о чем-то важном от участников).
· Творческий настрой (выход, насколько это возможно, из рамочных представлений о ситуации, проблеме, цели).
· Грамотная логистика (кто, где, когда, сколько времени, с помощью чего делает).
· Формирование общего и индивидуального намерения к конкретным действиям по итогам стратсессии (не "просто договорились о чем-то" - сессия должна заканчиваться проработанным, прочувствованным глубоко каждым участником, а не формальным, планом действий, содержащим критерии результатов, в т. ч. промежуточных).
Примерные этапы проведения стратегической сессии :
1. Подготовка (создание рабочей атмосферы).
2. Целеполагание.
3. Анализ текущей ситуации.
4. Прогноз.
5. Определение альтернатив.
6. Оценка и выбор альтернативной стратегии.
7. Проработка принятого решения в деталях.
8. Определение критериев эффективности реализации выбранной стратегии
9. Каскадирование целей и задач, формирование плана действий.
10. Завершение.
Наиболее распространенные сложности при проведении стратегических сессий:
· Ограничение времени.
· Низкая мотивация участников.
· Отсутствие исходной информации для принятия решений или ее низкое качество.
· Конфликты, противоречия интересов.
· Отсутствие условий для эффективной непрерывной работы участников (отвлечения, шумное помещение, не снятые барьеры стереотипного мышления в начале и проч.).
Все эти сложности профессиональный модератор преодолеет мастерски. Ваши ключевые задачи, как клиента-заказчика, сводятся к тому, чтобы поставить цель для стратегической сессии и собрать людей в назначенное время.
Выбрать модератора или фасилитатора не сложно - смотрите на опыт и инструментарий, которым пользуется эксперт. Профессионалов на рынке не так много, но достаточно, для того, чтобы найти "своего человека".
Несколько советов, как выбрать ведущего стратегической сессии :
· Крайне желательно, чтобы эксперт был знаком с классическими инструментами модерации и фасилитации, прошел соответствующее обучение (имеет сертификат), желательно, у западных мастеров или по западным методикам. Если Вы сами проходили обучение, например, у немцев, то понимаете, почему это важно - они продумывают и выверяют каждый "чих" в ходе сессии, у них есть чему поучиться (по сравнению с нашим отечественным "креативным" подходом "копать примерно здесь"). Приемы визуализации, технологии формулирования опорных вопросов, алгоритмы сценариев - все эти, незаметные для участников, тонкости напрямую влияют на результат стратегической сессии.
· Попросите потенциального ведущего описать сценарии уже проведенных сессий и показать фото листов флипчартов или иных материалов (не обязательно, чтобы тема стратсессии была сходной с Вашей). Оцените логичность этапов, качество визуализации, соответствие алгоритма проведенной сессии и результатов поставленной цели. Если у Вас есть из кого выбирать, просмотрев три-четыре варианта стратсессий разных ведущих, Вы сможете сделать выбор - обычно наглядно невооруженным глазом видна разница подходов и глубина проработки. Если есть возможность получить отзыв от компаний, для которых проводилась та или иная сессия, сделайте это.
· Хорошо, если ведущий стратсессии имеет достаточно полное представление об устройстве компании, основных управленческих вводных, владеет базовым понятийным аппаратом. Бывает очень забавно, когда, например, в телеком-компании ведущий сессии при слове "миграция абонентов" представляет, как физические люди перемещаются с одной территории на другую и в ходе обсуждения задает вопросы исходя из этого своего понимания (хотя имелся в виду перенос данных абонентов из одной системы в другую). Есть много споров по этому поводу, распространены мнения, что фасилитатору не обязательно разбираться в специфике темы сессии и особенностях бизнеса. И теоретически я с этим согласна - если есть хороший инструмент, правда можно не разбираться. Но практически, недостаточный уровень компетентности ведущего может привести к тому, что сессия не будет восприниматься участниками как серьезное значимое мероприятие (будут хихикать меж собой или, что хуже, формально относиться к работе).
· Если стратегическая сессия крупная и требует вовлечения большого количества ведущих, убедитесь, что у Вашего претендента есть опыт разработки и передачи сценариев другим ведущим (чтобы не получилось "кто в лес, кто по дрова", когда у одной рабочей группы формат результата не бъется с форматом результата другой группы).
· Важна сама персона ведущего стратсессии. С одной стороны, этот человек должен восприниматься топ-менеджерами как партнер, свой человек, а с другой стороны, это "незаметный лидер", управляющий происходящим на сессии. У участников должно создаваться полное впечатление, что вся работа делается ими самими, нет ни одной подброшенной, навязанной идеи или решения со стороны ведущего. Это гарантирует в будущем реализацию принятых решений участниками сессии с большей долей вероятности. В этом смысле, харизматичность и яркость тренера, востребованная на тренинговых программах, может в данном случае оказаться минусом. Теоретически, ведущий может быть ярким человеком, но в условиях стратсессии он должен уметь держать внимание на задаче, а не на себе. Это критически важный момент.
Чтобы на этапе выбора модератора-фасилитатора продиагностировать его потенциальную способность быть "серым кардиналом", а не "звездой2, обратите внимание, как взаимодействует с вами эксперт на переговорах. Сообщите о любой проблеме, волнующей Вас, и посмотрите реакцию потенциального ведущего. Занимается ли он, в ходе беседы, самопозиционированием (не проявил ли себя как нарцисс? - явление часто встречающееся среди тех, кто выбирает профессию "рулить группами людей")? Или волшебным образом, незаметно для Вас, этот человек помог продвинуться в понимании и решении проблемы.
· Не важно, кого вы привлекаете - крупную компанию-подрядчика или фриланса, который соберет для вас команду ведущих самостоятельно. Смотрите на конкретного человека-исполнителя, а не на брэнд и регалии компании.
1. Убедиться, что исполнитель понимает контекст, почему возникла потребность в стратсессии, какие актуальные задачи стоят перед компанией, как задача, проблема стратсессии решалась раньше. Описать профиль участников, их отношение к теме стратсессии, специфику личностную и профессиональную.
2. Согласовать цели и задачи стратсессии.
3. Согласовать логистику стратсессии (регламент работы, кофе-брейки, обеды перемещения, обеспечение материалами - кто, когда, куда, с помощью чего, что делает). Часто на логистические задачи привлекается третья компания, хорошо, если эти два исполнителя будут понимать задачи друг друга, их работа будет согласована между собой.
4. Согласовать требования к помещениям или дать исполнителю детальное описание имеющихся помещений, убедиться, что они подходят. Как бы ни казалось это банальным, иногда помещение может разрушить все планы модератора.
Например, мы планировали дилерскую конференцию с элементами модерации для крупной автомобильной компании. Нам дали информацию о помещениях, на фото были просторные залы, в каждом из которых могли свободно разместиться по 2 группы для работы. Но на месте оказалось, что залы маленькие (раза в 3 меньше, чем мы ожидали), столы двух групп стоят впритык друг к другу. Пришлось оперативно менять формат работы, объединять группы в одну большую на каждой площадке, менять сценарий, давать новые инструкции всем тренерам.
5. Обеспечить встречу провайдера с внутренним заказчиком (скорее всего это первое лицо) для согласования целей и сценария стратсессии и обеспечения поддержки. Плюс, как правило, полезны встречи с ключевыми руководителями перед стратегической сессией - обсудить цели стратсессии, их видение.
6. Согласовать формат отчетности от провайдера (структура отчета, фото и проч.)
7. Согласовать возможное участие ведущего в дальнейшей работе после проведения стратегической сессии (иногда нужны промежуточные пост-сессии, как в тренинге, и хорошо, если их проводит тот же человек или компания).
8. Обсудить алгоритм сценария стратегической сессии, помочь провайдеру заранее спрогнозировать, какие ответы он скорее всего будет получать на опорные вопросы в текущей формулировке.
9. Обеспечить исполнителю моральную и информационную поддержку. Вы работаете на одну цель. Если выбрали исполнителя, больше не надо его проверять "на слабо", обеспечьте все возможности для его эффективной подготовки.
Для того, чтобы разобраться с тем, какое сопровождение необходимо после стратегической сессии, давайте разберемся, зачем это сопровождение нужно.
Ключевые цели следующие :
·
Обеспечить сопровождение реализации решений, принятых на сессии - иногда возникают новые сложности, требующие общего осмысления и проработки в схожем, но упрощенном формате, как на большой стратсессии. Иногда это индивидуальная работа "аля-коучинг".
· Обеспечить промежуточный контроль принятых решений. Тогда фасилитатор привлекается для проведения процесса презентации и обсуждения промежуточных результатов. Это не рядовое собрание, а веховое событие, символизирующее окончание ключевого этапа.
· Обеспечить пиар и пропаганду пост-сессионных активностей и решений.
Итого, по результатам многолетних наблюдений, могу сказать, что даже удачно проведенная стратсессия сама по себе менее эффективна в долгосрочной перспективе, чем более слабая сессия, но, включенная в какую-то целостную систему мероприятий, связанных с развитием компании. Грубо говоря, стратегическая сессия - это не "мимолетное видение", а элемент достижения конкретных целей и задач компании. Она должна происходить не "вдруг" и не "потому, что пришло время ежегодного собрания", а в связи с тем, что назрели значимые вопросы, требующие совместного обсуждения.
М. Иванова, бизнес-тренер, консультант в области управления проектами, модератор стратегических сессий.
Целевая аудитория:
- Собственники, генеральные директора;
- Директора по развитию, топ – менеджеры;
- HR – директора, руководители отделов обучения, тренеры-консультанты.
Цель: освоение технологии проведения стратегических сессий
Программа тренинга
Часть I. Видео-лекция «Подготовка стратегической сессии»
Часть II. Тренинг «Стратегическая сессия. Этапы и инструменты
проведения».
Часть III. Онлайн-семинар «Стратегическая сессия. Секреты внедрения
решений в практику работы»
Часть I. Онлайн-семинар «Подготовка стратегической сессии»
Продолжительность 1,5 часа
1. Введение в стратегические сессии
- Что такое стратегическая сессия?
- Какие задачи бизнеса можно решить с помощью данного инструмента?
- Чем стратегическая сессия отличается от совещания
- Классификация стратегических сессий по цели и горизонту планирования.
- Роль руководителя в процессе подготовки, проведения, внедрения результатов
- Бизнес — интенсив, стратегическая сессия, форсайт-сессия. Как выбрать нужный формат?
2. Инструменты организации и проектирования сессии
- «7P» подготовки к стратегической сессии
- Принципы формирования команды участников
- Подготовка участников к сессии
- Сбор предварительной информации
3. Выбор и подготовка ведущего стратегической сессии
- Как выбрать ведущего, исходя из целей и задач сессии?
- Роли ведущего. Модератор? Консультант? Эксперт?
- Руководитель в качестве ведущего. Плюсы и минусы.
- Ведущий стратегической сессии. 3 кита ремесла:
позиция ведущего
— методология
— инструментарий
— сборка результатов и администрирование
- Задачи ведущего в процессе проведения сессии
Часть 2. Тренинг «Стратегическая сессия, как инструмент развития бизнеса.Этапы и инструменты проведения».
На тренинге участники получат представление о форматах стратегических и проектных сессий, познакомятся с этапами сессии. На практике освоят отдельные инструменты каждого из этапов.
Продолжительность 16 часов
1. Роль и позиция ведущего сессии
- Позиции модератора,фасилитатора, интегратора, координатора, скрам- мастера. Сходство и отличия
- Формированиесобственной позиции
- Базовые компетенции ведущего
2. Форматы стратегических и проектных сессий
- Проекты организационной трансформации
- Диагностические сессии
- Сессии по видению и целеполаганию
- Проектные и экспертные сессии
3.Открытие сессии и формирование повестки
- Введение правил и формирование расписания
- Техники начала и окончания сессии
- Метод уточнения повестки «8 вопросов»
- Метод знакомства участников «Желтые страницы»
4.Прояснение настоящего. Анализ вызовов
- Техники Pest, PESTEL
- Кейсы применения методик
- Методы форсайта
- Футуролистическая галлерея
5. Проектирование будущего
Технология «Позитивное исследование» («Конференция позитивных перемен»)
6.Проектирование стратегических задач и проектов
- Brain-writing
- Мировое кафе
7. Поиск консенсуса и планирование действий
- Мастерская консенсуса
- Построение дорожной карты в методологии 6 шагов
Часть 3 Онлайн-семинар «Стратегическая сессия. Секреты внедрения решений в практику работы»
Стоимость участия : 15 000 руб.
Обучение проводит Молчанова Дарья
- Консультант по организационному развитию, управлению персоналом
- Ведущий стратегических сессий:
- — диагностика состояния компании;
- — формирование видения, миссии, ценностей компании
- — целеполагание и стратегическое планирование;
- — формирование системы вознаграждений.
- Фасилитатор эффективных совещаний, проведение сессий по выработке решений в команде по методологии Адизеса, PINPOINT, ТОP
- Модератор проектной работы в программах обучения государственных служащих в программах обучения ВШГУ РАНХиГС
- Проведение тренингов для менеджмента компаний:
- — управление изменениями;
- — стратегическое планирование и целеполагание;
- — эффективное взаимодействие в команде;
- Опыт управления и консультирования более 15 лет.
- Образование и сертификаты
- Московский государственный педагогический университет им. Ленина
- Специальность педагогика и психология
- Институт Адизеса (США)
- Сертификационный курс «Управление изменениями в организации»
- Сертификационный курс корпоративных интеграторов
- Практическая сертификация корпоративных интеграторов
- Институт коучинга СПБ. Курс «Коучинг в управлении и консультировании»
- МBS (Москва). Курс повышения квалификации
- «HR директор. Управление персоналом в современной организации»
Любая компания рождается и выводится на рынок с целью получения прибыли путем удовлетворения каких-то потребностей клиента. Однако рано или поздно в жизни любой фирмы наступают времена, когда нужно сверить вектор развития, сформировать новое направление, либо замотивировать коллектив на покорение серьезных рубежей. Одним из эффективных инструментов для генерации креативных идей, для увеличения объема продаж в разы, является стратегическая сессия. Регулярное проведение таких мероприятий в компании помогает избежать ей застойных явлений, сохранить и увеличить долю рынка, объем продаж и прибыль. Разработка стратегии компании - работа долгая, серьезная, требующая профессионального подхода.
Что такое стратегическая сессия, цели и задачи
Стратегия компании - это ее цели и задачи на определенный долгосрочный период времени, руководствуясь при этом какими-то принципами и решениями. Для менеджеров компании ее стратегия - свод конкретных правил эффективного управления, для собственников - поиск разумного пути развития, для инвесторов - обоснование входа в тот или иной бизнес. Стратегическая сессия как раз и помогает в выработке всех этих составляющих долгосрочного управления компанией.
Стратегическая сессия проводится среди топ-менеджеров компании, акционеров и инвесторов, при этом инициируется собственником бизнеса, либо наемным директором, главным руководителем. Стратегическая сессия - работа групповая, активная, это не семинар, не тренинг, поскольку направлена не столько на обучение участников мероприятия, сколько на их вовлеченность в процесс, на поиск решений, способных увеличить продажи, сформировать команду, разработать план по внедрению конкретной бизнес-задачи. Хотя после сессии чаще всего не требуется проводить тренинг навыков или командообразования, поскольку совместная работа сплачивает, обучает и дает опыт практической работы.
Главными целями стратегических сессий являются:
Выработка, принятие единых стратегических решений и позиций всеми членами команды;
Разработка и принятие документов, определяющих работу компании на определенный период (квартал, месяц, год, долгосрочную перспективу).
Задачи по разработке стратегии компании:
Выработка корпоративного подхода к решению сложных задач на определенном этапе жизненного цикла компании;
Оптимизация бизнеса с учетом требований времени, рынка и клиентских потребностей;
Выработка, генерация конкретных идей для выхода компании на новые рынки сбыта;
Развитие корпоративной культуры управления, сплочение команды.
Как правило, подготовкой и проведением сессии занимается группа внутренних консультантов, либо приглашаются со стороны специалисты из тренинговых, коучинговых и консалтинговых центров.
Преимущества проведения стратегических сессий:
Они проводятся силами только заинтересованных сотрудников;
В ходе мероприятий «видят свет» самые необычные идеи, которые в дальнейшем проходят самую тщательную оценку;
При проведении достигается консенсус и взаимопонимание по основным стратегическим вопросам ведения и вИдения бизнеса, повышается консолидированность основных игроков компании;
При участии сторонних консультантов возможна объективная оценка ситуация внутренней политики организации;
Формируется команда единомышленников, при этом все участники получают как теоретические профессиональные знания, так и практические навыки;
Собственники и инвесторы могут оценить творческий потенциал сотрудников.
Как провести стратегическую сессию в компании
План проведения стратегической сессии состоит из нескольких заранее подготовленных этапов.
Этап № 1. Экспресс-диагностика и сбор ожиданий участников. На этом этапе ответственные за проведение стратегической сессии лица (квалифицированные консультанты) готовят анкеты, свод правил участия в сессии и задание . Обычно в анкете собираются вопросы, способные прояснить текущую ситуацию компании, ее роль в жизни участников. Кроме этого, в анкету могут быть включены вопросы по личной эффективности сотрудников, для определения мотивов, предложения по улучшению работы.
Целью подготовки и проведения данного этапа стратегической сессии является получение информации о соотношении ожиданий инвесторов, акционеров и возможными проблемными зонами при решении подобных задач.
На диагностическом этапе определяется список всех участников сессии, которым раздаются правила участия и схема, регламент ее проведения. Целесообразно в этих документах перед началом мероприятия определиться с основными понятиями, дать определения: что такое стратегическая сессия, какова миссия компании, ее доля рынка в сегменте, в чем идеология фирмы, какими инструментами стратегического управления и планирования предприятие оперирует. Кроме этого, каждый участник до начала сессии должен понимать какие конкретно задачи ставит компания перед ним, что от него ожидают, что он непосредственно должен делать в ходе проведения стратегической сессии.
Этап № 2. Проведение сессии. Обычно сессия проводится в течение одного рабочего дня, с перерывами на кофе-паузы и полноценный обед. Однако не возбраняется проведение серии стратегических сессий, если вопросы, поднимаемые на них, требуют столь длительного временного промежутка. В этом случае мероприятия назначаются, как правило, на последний рабочий день недели и проводятся с периодичностью один-два раза в месяц.
В ходе проведения сессии группой консультантов инициируется обсуждение следующих вопросов:
Место компании на рынке, в конкурентной среде (матрица сравнения с конкурентами);
Определение сильных и слабых сторон предприятия и продукта (матрицы угроз и возможностей);
Выявление конкурентных преимуществ компании;
Обсуждение конкретных мероприятий для улучшений работы, формирование единого бюджета с этой целью;
Разработка миссии и идеологии компании, принятия плана работы на ближайшую и длительную (до 5 лет) перспективу.
На стратегических сессиях могут быть приняты конкретные разработки по узкопрофессиональным вопросам - в области маркетинга, производства, информационной базы, финансам, кадрам, продажам, логистике и так далее. Главным достижением этого мероприятия должна стать детализация схем основного производственного процесса, формирование всех бизнес-процессов в компании.
После обсуждения всех поставленных вопросов начинается этап составления матрицы разделения ответственности в рамках фирмы: кто, за что и в какой мере должен отвечать за претворения в жизнь всех совместно выработанных решений. По сути это расширенный, детализированный бизнес-план на долгосрочную перспективу, который необходимо довести до логического завершения с целью повышения прибыльности предприятия.
Этап № 3. Подведение итогов и подготовка документов. Сразу после проведения стратегической сессии нужно оформить рекомендации, выводы, оформив их в отдельные рабочие документы. На этот этап может уйти от недели до месяца в зависимости от величины сессии и сложности поднятых на ней вопросов.
Выводы и анализ
После того, как сессия проведена, необходимо структурировать всю собранную информацию. Итоговыми документами обычно являются отчеты о диагностике, о ходе проведения стратегической сессии и план мероприятий для улучшения работы компании.
Результатами проведения стратегической сессии должны быть:
Выработка ряда конкретных мероприятий для определения стратегии компании на какой-то период;
Более глубокое понимание вопроса стратегии фирмы всеми участниками сессии;
Получение неожиданных, креативных, альтернативных идей для последующего внедрения их в практику продаж;
Формирование крепкой, сплоченной команды, способной решить сложные менеджерские задачи;
Единое понимание задач, планов и решений всеми участниками сессии.
Советы по эффективному проведению стратегической сессии
1. Перед началом сессии за два-три дня вышлите каждому участнику задание с конкретным описанием поднимаемых вопросов . При этом посоветуйте не обсуждать эти вопросы с коллегами, пусть каждый самостоятельно подумает над тем с помощью каких мероприятий можно улучшить деятельность компании, укрепить ее позиции на рынке. Каким он видит свое место в обновленной компании. Какой компания будет через год, через пять лет.
2. Сформируйте «правильный состав» участников , пригласите на сессию хозяев бизнеса, руководителей всех рангов, неформальных лидеров, способных влиять на мнение коллектива.
3. Разделите всех участников на три группы: собственники, инвесторы и акционеры; производственники, исполнители; топ-менеджеры, реализующие продукт, контактирующие с клиентами (коммерческий директор, начальник отдела продаж, супервайзер).
4. Лучше всего, когда в работе сессии принимают участие от семи до пятнадцати человек . Такая численность позволяет работать быстро, слаженно, не тратя времени на заслушивание каждого участника, на неконтролируемые дискуссии.
5. Не используйте маркерную доску при проведении обсуждений, лучше всего выносить вопросы на листы ватмана, которые можно в дальнейшем использовать для анализа. Не нужны ни флип-чарт, ни проектор, только бумага и маркеры.
6. Не поднимайте в рамках одного мероприятия много разных вопросов, возьмите за правило: на одной сессии - один вопрос.
7 . Времени на подготовку сессии должно уйти от одного дня до недели, не больше, сама сессия - от одного до трех рабочих дней. Подготовка итоговых документов обычно занимает три-пять рабочих дней.
8. Внедрение плана работы по улучшению деятельности компании не должно превратиться в пустую формальность. Для этого назначьте ответственных исполнителей и крайние сроки реализации.
Какие вопросы можно решить на стратегической сессии?
Ниже приведен перечень вопросов, которые на практике решались в разные годы среди различных предприятий заказчиков.
1. Построение саморазвивающегося отдела продаж.
2. Разработка программы лояльности для целевой аудитории клиентов компании.
3 . Разработка нового диверсификационного направления бизнеса.
4. Разработка стратегии развития дочернего предприятия, партнерской программы (дисконт-центр, розничная сеть и т.д.).
5. Построение маркетинговой стратегии, направленной на повышения дистрибуции фирмы.
6. Аудит маркетинговой стратегии, стратегии прямых продаж и проведение сессий по итогам аудита.
7. Разработка миссии, идеологии и/или стратегии компании.
8. Разработка бизнес-плана перед запуском нового проекта.
9. Оптимизация существующих бизнес-процессов.
10. Разработка системы управленческого учета и бюджетирования.
11. Разработка системы материального стимулирования и немонетарной мотивации сотрудников.
12. Внедрение новых информационных технологий.
13. Разработка и внедрение перспективного позиционирования компании на рынке.
14. Разработка карт стратегических задач и сбалансированной системы показателей (к предстоящему заседанию совета директоров).
15. Определение возможных направлений синергии действий при слиянии крупных компаний.
Ни один собственник бизнеса не знает нюансов всех бизнес-процессов в компании. Проведение таких стратегических сессий поможет ему лучше понять, как расставлены силы в предприятии, как можно улучшить работу фирмы, повысить прибыльность. Такие мероприятия выявляют внутренние конфликты, мешающие реализации стратегических планов, помогают включить коллектив в процесс преобразования. Никто из участников сессии не сможет в дальнейшем сказать, что то или иное решение было спущено сверху, без его участия.
Стратегическая сессия - современный гибкий инструмент, позволяющий оптимизировать все бизнес-процессы в компании, быстро реагировать на изменение рыночной ситуации, заранее прогнозировать возможные угрозы, принимать взвешенные, выверенные, грамотные решения по адаптации предприятия в изменяющейся бизнес-среде.
Жанна Пятирикова специально для бизнес-портала BZZN.ru