Digitalne tehnologije ubrzano prodiru u sva područja društva, tjerajući nas da budemo fleksibilniji i brže se prilagođavamo promjenama. Digitalna transformacija nije zaobišla ni poslovanje: njegov opstanak u suvremenim uvjetima ovisi prije svega o spremnosti da se brzo i radikalno promijene metode upravljanja poduzećem, čiji su objekti postali dio jedinstvenog informacijskog prostora. Dodatni poticaj u vidu obvezne automatizacije dobilo je i upravljanje poslovnim procesima, povezivanje informacija i ljudskih resursa u jedinstveni model.
Svakom lideru uspješne organizacije danas je očito da se sve upravljačke inovacije i mjere za poboljšanje poslovne učinkovitosti temelje na kompetentnoj i vještoj transformaciji poslovnih procesa. A papirnati propisi, kao i automatizacija nesavršenih i nestrukturiranih procesa, stvar su prošlosti.
Upravljanje tvrtkom, bez obzira na veličinu i djelatnost, je poput vožnje automobila, gdje o svemu odlučuje brzina primljenih informacija i brza reakcija na njih. Baš kao u automobilu, gdje osim upravljača i mjenjača moraju postojati različiti uređaji koji u realnom vremenu odražavaju kako pokazatelje samog vozila tako i okoline, sustav upravljanja mora sadržavati alate za izravni utjecaj i sredstva za obradu informacija. Papirnati propisi mogu dati opću sliku o tome kako poduzeće funkcionira, ali nisu alat za upravljanje. Takvi procesi nisu interaktivni i ne daju točna mjerenja operacija koje se izvode.
Alat za modeliranje i upravljanje poslovnim procesima - BPM sustavi omogućuju brzo kreiranje, pokretanje, praćenje i mijenjanje procesa kroz usku integraciju dizajna, razvoja i runtime okruženja. BPM sustavi se u pravilu temelje na jednom od najnaprednijih svjetskih standarda modeliranja - notaciji BPMN 2.0.
Što je BPMN notacija
BPMN je najfleksibilnija i najjednostavnija metodologija za modeliranje, analizu i reorganizaciju poslovnih procesa. Fleksibilnost je omogućena skupom elemenata i pravila notacije, a vidljivost se postiže pomoću vizualnih dijagrama procesa i dijagrama toka. Glavni cilj BPMN-a je pružiti pristupačnu notaciju za opisivanje poslovnih procesa svim korisnicima: analitičarima koji kreiraju modele procesa, programerima koji implementiraju tehnologije za njihovo izvođenje, običnim poslovnim korisnicima i menadžerima koji upravljaju procesima i prate njihovo izvođenje.
BPMN je dizajniran da služi kao poveznica između faze dizajna poslovnog procesa i faze njegove implementacije. U tu svrhu, BPMN notacija koristi temeljni skup intuitivnih elemenata za omogućavanje definiranja složenih semantičkih konstrukata. Standard BPMN nastao je iz potrebe za jednostavnim mehanizmom za dizajniranje i čitanje jednostavnih i složenih modela poslovnih procesa. Modeliranje u BPMN notaciji provodi se pomoću dijagrama s malim brojem grafičkih elemenata. To korisnicima omogućuje brzo razumijevanje i razumijevanje logike procesa.
5 BPM sustava temeljenih na BPMN notaciji
bpm'online
bpm"online je platforma za upravljanje poslovnim procesima tvrtke Terrasoft. Sustav se temelji na najnaprednijem standardu za modeliranje poslovnih procesa BPMN. Sustav vam omogućuje ne samo modeliranje i dijagramiranje poslovnog procesa i njegovu promjenu pomoću prikladnog dizajnera, već i pokrenuti samo da je proces kreiran bez uključivanja programera.
Za modeliranje poslovnih procesa u BPMN notaciji, dva su alata dostupna u bpm’online:
Business Process Wizard - za izradu jednostavnih poslovnih procesa korištenjem standardnih elemenata koje korisnik može ručno pokrenuti.
Dizajner poslovnih procesa - za modeliranje složenih razgranatih procesa koji sadrže mnogo različitih elemenata, uključujući one koje automatski izvodi sustav.
Odabir alata za modeliranje u bpm’online ovisi o složenosti, namjeni i načinu pokretanja procesa.
BizAgi Suite
Besplatan (do 20 zaposlenika) alat za grafičko opisivanje procesa u BPMN notaciji. Sustav podržava suradnju, simulaciju, izvoz kreiranih modela u uređivače teksta i druge formate. Sustav se sastoji od dva modula: BizAgi Modeler, koji se koristi za opisivanje i modeliranje poslovnih procesa, i BizAgi Studio, koji omogućuje pretvaranje kreiranih modela u izvršne aplikacije. Sustav također omogućuje praćenje izvršenja procesa u stvarnom vremenu.
Poslovni studio
Sustav podržava nekoliko notacija modeliranja: IDEF, eEPC, BPMN i nekoliko drugih. Business Studio ima mogućnost simulacije, provođenja funkcionalne analize troškova i automatskog generiranja dokumenata. Nedostatak sustava je što se izvođenje i praćenje modela procesa provodi integracijom s drugim sustavima. Program vam također omogućuje postavljanje ciljeva tvrtke pomoću uravnoteženog sustava rezultata.
ELMA BPM
Za modeliranje poslovnih procesa u sustavu koristi se BPMN notacija. Sustav vam također omogućuje izvršavanje i praćenje simuliranih procesa u stvarnom vremenu. Osim izgradnje modela, sustav također omogućuje dodjeljivanje uloga u poslovnim procesima odgovornim zaposlenicima, organizaciju rada s protokom dokumenata i integraciju sustava s 1C.
Vizualna paradigma
Sustav podržava veliki broj notacija i blok dijagrama modela, uključujući BPMN. Modeli izrađeni u sustavu mogu se međusobno povezivati, što će na jednostavan način omogućiti izradu modela cjelokupnog poslovanja. Osim toga, moguće je provesti simulacijsko modeliranje i provjeriti dijagrame procesa.
Visual Paradigm pruža mogućnost upravljanja atributima elemenata i automatsko generiranje opisa procesa. Sustav je inicijalno bio namijenjen programerima, pa se svakom elementu mogu postaviti uvjeti ponašanja u sustavu, pravila poslovanja.
U ovom članku želim govoriti o osnovnim principima poslovnog modeliranja, o pristupima koji se koriste u ovom području i na temelju kojih se kreiraju jezici i notacije za modeliranje.
Već sam pisao o modeliranju korištenjem IDEF0 (Uvod u notaciju IDEF0 i primjer korištenja), o organizaciji rada skladišta i radu s klijentima od leada do transakcije (Implementacija CRM-a. Od registracije leada do zatvaranja transakcije. Slučaj i objašnjenja), o Bizagi sustavu ( Bizagi. Primjer). I svugdje sam koristio notaciju poslovnih procesa kada sam objašnjavao primjere i praktična rješenja.
S jedne strane, korištenje dijagrama radi jasnoće pri opisivanju poslovnih modela nikome ne postavlja pitanja. Stvarno je vrlo zgodno. S druge strane, mnogi poslovni ljudi, pa čak i moji kolege, zbunjeni su zašto su potrebne posebne oznake i pravila za razvoj poslovnih procesa, jer možete jednostavno nacrtati intuitivni dijagram u bilo kojem grafičkom uređivaču (visio) ili pomoću drugih prikladnih alata.
Želim govoriti o tome zašto je standardizacija toliko važna, kao iu kojim slučajevima se koristi ovaj ili onaj pristup.
Osnovni pristupi
Danas postoji mnogo različitih alata za razvoj poslovnih modela; koriste se različiti jezici za modeliranje, kako standardni tako i neki vlastiti. Ali svi se oni mogu kombinirati prema principu rada u tri glavna pristupa:- Funkcionalan;
- Postupak;
- Mentalno (pomoću mentalnih mapa).
Funkcionalno modeliranje poslovanje promatra kao funkciju (lat. functio - provizija, izvršenje) ili drugim riječima “crnu kutiju”. U funkcionalnom modelu funkcija nema vremenski slijed, već samo ulaznu i izlaznu točku. Funkcionalno modeliranje pomaže sagledati poslovni model iz perspektive učinka, tj. Kod modeliranja polazimo od onoga što imamo na ulazu i onoga što želimo dobiti na izlazu.
Na primjer, tvrtka razvija neku vrstu CRM sustava za svoje poslovanje. U slučaju korištenja funkcionalnog pristupa modeliranju, odabrano okruženje za rad samo po sebi govori odakle krenuti. Ulazna točka je “incoming client interest or lead”, izlazna točka je željeni rezultat: “kupnja i dobivanje lojalnog klijenta”, “dobivanje stalnog klijenta”, “dobivanje maksimalnih informacija o potencijalnom klijentu” itd.
Dakle, u funkcionalnom modelu ulazna točka i željeni rezultat su inicijalno poznati, a slijed radnji je predmet razvoja. U isto vrijeme, korištenje funkcionalnih modela kao "crnih kutija" omogućuje vam da detalje svake faze prema potrebi. I sav rad na modeliranju usmjeren je na pronalaženje optimalnog rješenja za postizanje cilja.
Također možete koristiti funkcionalne modele za demonstraciju svojih ideja i rješenja. Ovo je također vrlo zgodno, jer tijekom demonstracije možete prijeći s općeg na detalj, odvajajući i rastavljajući funkcije prema potrebi. Ali dekomponirati ćete točno funkcije, a dijeljenjem jedne funkcije na više nećete dobiti opis procesa.
Neki ljudi brkaju opis procesa i funkcionalni model. Na primjer, u sustavu Business Studio funkcija se naziva procesom, iako to nije sasvim točno. Ipak, opis funkcija i procesni pristup su nešto različite stvari. I osobno vjerujem da je funkcionalno modeliranje optimalno implementirano u IDEFO notaciji. I sam ga koristim za ovu vrstu posla, a također ga preporučujem svima.
Možete saznati više o pravilima za rad s IDEFO-om čitajući moj članak: Početak rada s IDEF0 notacijom i primjer korištenja.
Modeliranje procesa (modeliranje poslovnih procesa)
Govorit ću o modeliranju procesa sa stajališta BPMN notacije, kao jednog od najčešćih standarda modeliranja procesa. Rekavši to, potpuno se slažem da postoji mnogo jezika za modeliranje i različitih sustava. I svatko može koristiti ono što mu više odgovara. Ali ipak, BPMN je već uspostavljen standard za modeliranje procesa, pa ga uzimam kao osnovu u opisu. Sa stajališta poslovnog modela, proces je niz događaja i radnji koji imaju početak i kraj.
Ovo je glavna razlika između modeliranja procesa i funkcionalnog modeliranja. Funkcionalno modeliranje promatra poslovni model u smislu inputa i outputa (dostupni resursi i željeni ishod). A temeljen na procesu temelji se na nizu radnji unutar određenih granica, u slučaju BPMN-a to će biti početak i kraj događaja.
Svi procesi se mogu podijeliti (detalizirati) u podprocese do detalja na razini zadatka, tj. akcije, čiji daljnji detalji nisu mogući. Proces je određeni slijed radnji koje se moraju izvesti da bi se dobio određeni rezultat. Treba napomenuti da u poslovnom modelu kao procesu rezultat ne mora biti očit, za razliku od funkcionalnog modela.
Temeljna razlika između modeliranja procesa i funkcionalnog modeliranja je u tome što se kod modeliranja procesa glavna pažnja ne obraća na ono što želimo dobiti, već na ono što treba učiniti da se dobije rezultat, tj. ne rezultati ove ili one aktivnosti, već slijed samih radnji.
Na primjer, u BPWIN-u ili Business Studiju, u procesu detaljizacije svake funkcije dolazi do prijelaza s funkcionalnog pristupa na procesni pristup. Oni. općenito, model razmatramo sa stajališta mogućnosti i željenog rezultata, a kada prijeđemo na rješenja za svaku funkciju, ovdje se već prakticira jasan procesni pristup, tj. korak po korak algoritam radnji za postizanje rezultata.
Zamislite da u funkcionalnom modelu postoji "crna kutija" - funkcija "Prihvati nalog". A dekompoziciju više ne promatramo kao funkciju, već kao proces, a slijed radnji pri prihvaćanju narudžbe već je procesni pristup.
Postoji još jedna vrlo bitna razlika. Funkcionalni model ne može se koristiti pri implementaciji bilo kojeg sustava, samo za projektiranje. A procesni pristup omogućuje vam stvaranje izvršnih modela, tj. opisi niza radnji koje kasnije možemo prevesti u neku vrstu okruženja za stvaranje poslovnog sustava suradnje temeljenog na procesnom pristupu.
Pri stvaranju mentalnih modela stručnjak pristupa modeliranju ne kao procesu ili skupu funkcija, već kao određenom skupu međusobno povezanih koncepata. Radi jasnoće, dat ću primjer - mentalnu mapu pojma "Postupak nabave" (vidi sliku).
Ova verzija pristupa prvenstveno se koristi za sebe. Crtanje dijagrama u slobodnom obliku pomaže strukturirati vaše znanje, da tako kažem, "razvrstati" informacije primljene u slobodnom obliku. Također, takve mentalne mape pomažu u pronalaženju rješenja koje će se kasnije, prema potrebi, implementirati u okviru strogih pravila procesnog ili funkcionalnog pristupa.
Također možete koristiti mentalne mape kako biste klijentima demonstrirali postojeću situaciju i opcije za rješavanje problema. Mentalne mape mogu vam pomoći da vizualizirate koje se metode mogu koristiti i vizualizirate različite ideje.
Prednosti korištenja takvih mentalnih mapa su očite:
- Ne morate znati nikakve posebne jezike;
- Ne postoje strogi okviri i ograničenja pri izradi sheme;
- Mentalna mapa je u većini slučajeva intuitivna;
- Izrada takvih dijagrama je jednostavna.
Kao rezultat toga, razumijevanje modela i ideja sadržanih u njemu zahtijeva prisutnost i komentare njegovog razvijača (analitičara).
Naravno, postoje vrlo jednostavne karte koje se mogu čitati intuitivno bez dodatnih komentara. Ali u nedostatku standarda, uvijek postoji mogućnost da je iu ovom slučaju autor imao nešto drugo na umu ili je negdje nedovoljno detaljno razradio svoju shemu. Oni. postoji mogućnost različitog čitanja. Ali posao nije filozofija. Unatoč svoj spekulativnosti i raznolikosti pristupa opisivanju poslovnih procesa, ovdje su vrlo važne nedvosmislene odluke.
Metodologija i jezici poslovnog modeliranja
Vrlo često, čak iu stručnoj literaturi, dolazi do zabune kada se brkaju pojmovi metodologije poslovne analize i opisi jezika za poslovno modeliranje.Metodologija je sustav načela i standarda za opisivanje poslovnih modela i njihovu naknadnu analizu. Dok jezik poslovnog modeliranja nije ništa više od alata za razvoj poslovnih modela.
To upućuje na usporedbu s programiranjem općenito i korištenjem određenog programskog jezika. Programiranje uključuje konstrukciju algoritma, odabir prikladnog programskog jezika i implementaciju programskog algoritma unutar određenog jezika. I, na primjer, programiranje u jeziku C++ već je očito ograničeno na određeni okvir, budući da se samo jasno ograničen raspon problema može riješiti pomoću sredstava određenog jezika, au isto vrijeme, čak i ako problem može riješiti pomoću C++ alata, uopće nije potrebno koji će točno taj jezik biti optimalan u pojedinom slučaju. Općenito, mislim da većina ljudi razumije razliku između koncepta "programiranja" i "programiranja unutar određenog jezika" čak i bez takvih objašnjenja.
Razlika između jezika za razvoj poslovnih modela i jezika za dizajn sustava
Postoji cijela obitelj jezika za dizajn sustava koji su površno slični jezicima za poslovno modeliranje, na primjer, Ares Studios, cijela obitelj UML jezika i drugi koji se koriste za dizajn IT sustava.Glavna razlika između ovih jezika i jezika za razvoj poslovnih procesa leži u njihovoj namjeni. Ako jezici za dizajn IT sustava razmatraju poslovne procese sa stajališta mogućnosti njihove automatizacije i implementacije u IT sustave, onda jezici za poslovno modeliranje razmatraju slijed radnji s poslovnog gledišta, uključujući rad oba IT sustavi i zaposlenici, te kretanje roba itd.
Sukladno tome, jezici dizajna sustava nemaju elemente koji će pomoći u potpunom opisivanju radnji odjela, zaposlenika, interakcije među njima, rada s dobavljačima, komunikacije s klijentima i tako dalje. Alati ove grupe jezika pomoći će vam da automatizirate poslovne procese koji se mogu automatizirati. A sve ostalo će ostati iza kulisa, na primjer, kao neke "funkcije" bez dekodiranja.
U isto vrijeme, jezici razvoja poslovnih procesa pokrivaju što je više moguće rad poslovanja kao takvog, ali nije uvijek moguće opisati određene nijanse automatizacije i algoritmizacije sustava u njima s dovoljnim stupnjem detalja.
Prednosti razvoja poslovnog modela
Pa ipak, zašto koristiti jezike poslovnog modeliranja koji nameću stroga ograničenja i zahtijevaju pridržavanje strogo definiranih pravila prilikom modeliranja? Uostalom, uvijek možete "nacrtati dijagram" u grafičkom uređivaču ili čak na papiru, koristeći mentalni pristup, a učenje jezika za modeliranje uopće nije potrebno.Zapravo, standardi i pravila su veliki plus:
- Jezici za modeliranje pomažu prenijeti informacije što je moguće učinkovitije. Standardizacija povećava lakoću razumijevanja.
- Brzina razvoja modela značajno se povećava. Jezici sadrže sve potrebne alate i grafičke blokove u gotovom obliku. Ne morate "crtati" ili smišljati vlastitu terminologiju. Alati su već spremni, a rad u njegovom okviru značajno je ubrzan. Naravno, morate naučiti jezik. Ali naučiti ga jednom puno je brže nego svaki put smišljati i objašnjavati vlastiti skup notacija.
- Broj mogućih grešaka je smanjen. Sami elementi sustava već će "predložiti" popis mogućih i potrebnih radnji. A u slučaju izrade izvršnih modela ili onih neizvršnih, ali unutar strogih okvira pravila, uvijek možete provjeriti rad poslovnog modela u izvršnom okruženju i izvršiti otklanjanje pogrešaka, kao u programiranju.
Primjena poslovnih modela u praksi
Osobno smatram da se poslovnim modeliranjem trebaju rješavati svi problemi vezani uz identifikaciju problema i uskih grla, optimizaciju i modernizaciju poslovanja itd. Kao poslovni savjetnik, gotovo uvijek stvaram modele poslovanja tvrtke ili njezinih odjela u radu sa svojim klijentima. To daje jasno razumijevanje svih faza rada i omogućuje vam da izbjegnete "prazne točke" u ovom pitanju.Osim toga, vizualni dijagrami poslovnog modela pomažu mi u interakciji s klijentima. Moji projekti su često složeni, te jednostavan tekst ili izgovorena riječ nisu dovoljni za razumijevanje, dok korištenje vizualnih poslovnih modela smanjuje klijentovo vrijeme potrebno za čitanje i razumijevanje mojih prijedloga, te praktički eliminira probleme međusobnog razumijevanja po ovom pitanju. I ako sam prije nekoliko godina još uvijek naišao na zbunjenost od strane klijenata, sada se opcija opisa "riječima" bez vizualnih i praktičnih dijagrama izuzetno rijetko prakticira.
A u slučaju automatizacije bilo koje faze rada ili stvaranja automatiziranog sustava upravljanja poslovanjem temeljenog na projektno orijentiranom pristupu, visokokvalitetni poslovni model, izveden u jednom ili drugom jeziku za modeliranje, postat će gotov vodič za tehničke stručnjake .
Praktičnost, svestranost, lakoća percepcije - to su razlozi zašto ljudi u poslovnoj sferi sve više prelaze s verbalnih opisa na poslovno modeliranje. A korištenje gotovih jezika omogućuje vam brz rad s modelima, izbjegavanje pogrešaka i unošenje bilo kakvih promjena bez ikakvih problema.
Također trenutno pripremam knjigu i online tečaj za objavu u kojem ću detaljno opisati vlastitu viziju procesnog pristupa poslovanju, kao i vlastito praktično iskustvo u području funkcionalnog i procesnog modeliranja. Svatko se može pretplatiti na obavijesti o izlasku nove knjige na i druge vijesti
Uvod
1. Modeliranje poslovnih procesa
2. Klasifikacija poslovnih procesa
3. Standardi modeliranja poslovnih procesa
Zaključak
Popis korištenih izvora
UVOD
Koncept "modeliranja poslovnih procesa" ušao je u svakodnevni život većine analitičara istodobno s pojavom na tržištu složenih softverskih proizvoda namijenjenih sveobuhvatnoj automatizaciji upravljanja poduzećem.
Takvi sustavi uvijek podrazumijevaju dubinsko predprojektno ispitivanje aktivnosti tvrtke. Rezultat ovog pregleda je stručno mišljenje, u kojem se po pojedinim točkama daju preporuke za otklanjanje uskih grla u upravljanju djelatnošću.
Na temelju ovog zaključka, neposredno prije projekta implementacije sustava automatizacije, provodi se tzv. reorganizacija poslovnih procesa, ponekad prilično ozbiljna i bolna za tvrtku. To je prirodno; uvijek je teško natjerati tim koji je godinama formiran da "razmišlja na novi način". Takva opsežna istraživanja poduzeća uvijek su složena i značajno se razlikuju od slučaja do slučaja.
Za rješavanje takvih problema modeliranja složenih sustava postoje dobro provjerene metodologije i standardi. Ovi standardi uključuju IDEF obitelj metodologija. Uz njihovu pomoć možete učinkovito prikazati i analizirati obrasce aktivnosti širokog spektra složenih sustava u različitim kontekstima. Istodobno, širinu i dubinu ispitivanja procesa u sustavu određuje sam programer, što omogućuje da se kreirani model ne preoptereti nepotrebnim podacima.
Modeliranje poslovnih procesa omogućuje vam da analizirate ne samo kako poduzeće kao cjelina djeluje, kako komunicira s vanjskim organizacijama, kupcima i dobavljačima, već i kako su aktivnosti organizirane na svakom pojedinom radnom mjestu.
Postoji nekoliko pristupa definiranju pojma “modeliranje poslovnih procesa”:
- ovo je opis poslovnih procesa poduzeća koji omogućuje menadžeru da zna kako rade obični zaposlenici, a običnim zaposlenicima da znaju kako rade njihovi kolege i koji je krajnji rezultat svih njihovih aktivnosti;
modeliranje poslovnih procesa- ovo je učinkovito sredstvo za pronalaženje mogućnosti za poboljšanje aktivnosti poduzeća;
modeliranje Poslovni procesi- ovo je alat koji vam omogućuje da predvidite i minimizirate rizike koji se javljaju u različitim fazama reorganizacije aktivnosti poduzeća;
modeliranje poslovnih procesa je metoda koja vam omogućuje da date procjenu troškova za svaki pojedinačni proces i sve poslovne procese u poduzeću zajedno.
Moderna poduzeća prisiljena su stalno poboljšavati svoje aktivnosti. To zahtijeva razvoj novih tehnologija i metoda poslovanja, poboljšanje kvalitete krajnjih rezultata poslovanja i, naravno, uvođenje novih, učinkovitijih metoda upravljanja i organiziranja aktivnosti poduzeća.
Poslovni proces je logičan, slijedan, međusobno povezan skup aktivnosti koji troši proizvođačeve resurse, stvara vrijednost i daje rezultate potrošaču. Među glavnim razlozima koji potiču organizaciju na optimizaciju poslovnih procesa su potreba za smanjenjem troškova ili trajanja proizvodnog ciklusa, zahtjevi koje nameću potrošači i država, uvođenje programa upravljanja kvalitetom, spajanje tvrtki, unutarorganizacijske proturječnosti itd. .
Modeliranje poslovnih procesa je učinkovito sredstvo za pronalaženje načina za optimizaciju aktivnosti tvrtke, sredstvo za predviđanje i minimiziranje rizika koji se javljaju u različitim fazama reorganizacije poduzeća. Ova metoda omogućuje procjenu troškova za svaki pojedinačni proces i sve poslovne procese organizacije u cjelini.
Odluke o modeliranju poslovnih procesa obično se donose iz razloga prikazanih na slici 1.
Slika 1 - Razlozi donošenja odluke o modeliranju poslovnih procesa
Modeliranje poslovnih procesa utječe na mnoge aspekte aktivnosti poduzeća:
promjena organizacijske strukture;
optimizacija funkcija odjela i zaposlenika;
preraspodjela prava i odgovornosti menadžera;
promjene internih propisa i tehnologije poslovanja.
Svrha simulacije je sistematizacija znanja o poduzeću i njegovim poslovnim procesima u vizualnom grafičkom obliku koji je pogodniji za analitičku obradu primljenih informacija. Model bi trebao odražavati strukturu poslovnih procesa organizacije, detalje njihove provedbe i slijed tijeka dokumenata.
Modeliranje poslovnih procesa organizacije uključuje dvije faze: strukturnu i detaljnu.
Strukturalni modeliranje poslovnih procesa organizacije može se izvesti u IDEF0 notaciji pomoću alata BPwin ili u UML-u pomoću alata Rational Rose. Detaljno modeliranje se izvodi u UML-u.
U fazi strukturalnog modeliranja, model bi trebao odražavati:
postojeća organizacijska struktura;
dokumenti i drugi entiteti koji se koriste u izvođenju modeliranih poslovnih procesa i potrebni su za modeliranje tijeka dokumenata, s opisom njihovog osnovnog značenja;
struktura poslovnih procesa, koja odražava njihovu hijerarhiju od općenitijih skupina do privatnih poslovnih procesa;
dijagrami interakcije za konačne poslovne procese, koji odražavaju slijed stvaranja i kretanja dokumenata (podaci, materijali, resursi, itd.) između aktera.
Detaljan modeliranje poslovnih procesa izvodi se u istom modelu i treba odražavati tražene detalje te treba pružiti nedvosmislenu sliku aktivnosti organizacije.
Detaljan model poslovnog procesa trebao bi uključivati:
skup presedana koji odražavaju moguće opcije za obavljanje poslovnih procesa "kakvi jesu";
dijagrami aktivnosti koji detaljno opisuju slijed poslovnih procesa;
dijagrami interakcije koji odražavaju obrasce toka dokumenata.
Poslovna transakcija- skup radnji, postupaka koji čine sadržaj jednog akta poslovne djelatnosti.
Poslovna operacija obično započinje proizvodnjom ili nabavom serije robe prema unaprijed utvrđenom planu djelovanja, a završava prodajom robe i zaradom. Poslovne transakcije se također nazivaju transakcije.
Poslovna funkcija je problem koji tvrtka rješava radi vlastitog opstanka i postizanja svojih ciljeva. Funkcija odgovara na pitanje Što uraditi. Naravno, postoje mnoge funkcije koje se mogu razlikovati unutar poduzeća. Dakle, svaki poslovni sustav mora imati funkcije kao što su financijsko upravljanje, proizvodnja i prodaja.
Poslovni model - to je ono što tvrtka radi i kako zarađuje (Tom Malone)
Poslovna strategija postoji teorija, poslovni model - hipoteza (Nicholas Carr)
Poslovni model je prikaz skupa povezanih elemenata modela koji definiraju internu i eksternu okolinu poduzeća unutar jednog sustava.
2. KLASIFIKACIJA POSLOVNIH PROCESA
Razlikuje se sljedeća klasifikacija:
Ovisno o mjestu poslovnih procesa u organizacijskoj strukturi poduzeća, razlikuju se sljedeći poslovni procesi:
horizontalni procesi – procesi koji odražavaju horizontalnu interakciju;
pojedinačni horizontalni procesi – procesi koje obavljaju pojedini zaposlenici (organizacijske jedinice);
međufunkcionalni horizontalni procesi - procesi koje obavlja više zaposlenika (organizacijskih jedinica);
vertikalni procesi – procesi koji odražavaju interakciju radnika (organizacijskih jedinica) vertikalno;
integrirani procesi – procesi koji odražavaju interakciju sudionika procesa vertikalno i horizontalno.
Ovisno o stupnju složenosti razlikuju se:
monoprocesses – jednosložni procesi;
ugniježđeni procesi su monoprocesi koji su dio složenijeg procesa (makroproces);
povezani procesi su pojedinačni procesi koji su izolirani i sekvencijalno implementirani prema određenom algoritmu.
Ovisno o njihovoj namjeni:
osnovni poslovni procesi – horizontalni poslovni procesi koji osiguravaju provedbu stvarnih operativnih zadataka vezanih uz stvaranje proizvoda i njegovu prodaju klijentu; - to su procesi čije je poslovanje izravno povezano s proizvodom poduzeća i time utječu na stvaranje dodane vrijednosti;
prateći poslovni procesi - horizontalni poslovni procesi koji osiguravaju izvođenje osnovnih procesa nisu izravno povezani s proizvedenim dobrima i uslugama, ali je bez njih nemoguće obavljati poslove za stvaranje dodane vrijednosti;
poslovni procesi upravljanja – vertikalni poslovni procesi koji osiguravaju upravljanje aktivnostima poduzeća, glavnim i pratećim poslovnim procesima. To su procesi oblikovanja strategije, poslovnog planiranja i kontrole.
Ovisno o mjestu u hijerarhiji organizacijskih ciljeva:
poslovni procesi najviše razine – procesi usmjereni na provedbu strateških ciljeva poduzeća koji su najvažniji za poduzeće;
poslovni procesi srednje razine – poslovni procesi usmjereni na postizanje taktičkih ciljeva;
poslovni procesi niže razine - poslovni procesi usmjereni na postizanje operativnih ciljeva.
Ovisno o stupnju detalja:
makro procesi – prošireni poslovni procesi sa stupnjem detalja potrebnim za opisivanje poslovnih procesa najviše razine;
potprocesi – poslovni procesi sa stupnjem detalja potrebnim za opisivanje poslovnih procesa srednje razine;
mikroprocesi – poslovni procesi koji imaju najveću razinu detalja, koriste se za opisivanje poslovnih procesa niže razine.
U okviru glavnih komponenti kartice uravnoteženih rezultata:
financijski poslovni procesi;
poslovni procesi klijenata;
poslovno – proizvodni procesi;
poslovnih procesa razvoja, obuke i rasta.
Standard funkcionalnog modeliranja IDEF0
Standard IDEF0 smatra se klasičnom metodom procesnog pristupa upravljanju. Glavno načelo procesnog pristupa je strukturiranje aktivnosti organizacije u skladu s njezinim poslovnim procesima, a ne organizacijskom strukturom. Vrijedni su poslovni procesi koji stvaraju rezultat značajan za potrošača, a upravo će se njihovom unaprjeđenju u budućnosti trebati pozabaviti.
StandardIDEF0 je skup pravila i postupaka namijenjenih izgradnji funkcionalnog modela objekta u određenom predmetnom području.
ModelIDEF0 je niz dijagrama s pratećom dokumentacijom koji raščlanjuju složeni objekt na sastavne dijelove koji su prikazani kao blokovi. Pojedinosti o svakom od glavnih blokova prikazane su kao okviri u drugim dijagramima. Svaki detaljni dijagram je dekompozicija bloka iz prethodnog dijagrama razine. U svakom koraku dekompozicije, dijagram na prethodnoj razini naziva se roditeljski dijagram za detaljniji dijagram. Ukupan broj razina u modelu (uključujući kontekstualne) ne smije premašiti 5-6. Praksa pokazuje da je to sasvim dovoljno za izgradnju cjelovitog funkcionalnog modela modernog poduzeća u bilo kojoj industriji.
Standard informacijskog modeliranja IDEF1
Standard IDEF1 razvijen je kao alat za analizu i proučavanje odnosa između tokova informacija unutar poslovnih aktivnosti poduzeća. Primjena metodologije IDEF1 kao alata za izradu vizualnog modela informacijske strukture poduzeća prema principu „kako treba biti“. Primjer izrade modela prikazan je na slici 2.
Slika 2 – Primjer izgradnje IDEF1 modela
Glavne komponente informacijskog modela su:
dijagrami – strukturne slike informacijskog modela, koje predstavljaju, u skladu sa skupom pravila, sastav i logičke veze korištenih podataka;
rječnik – značenje svakog elementa modela opisano je fragmentom teksta.
Osnovni koncept u metodologiji IDEF1 je koncept entiteta. Esencija definiran kao stvarni ili apstraktni objekt čiji je skup razlikovnih svojstava, zvanih atributi, poznat. Svaki entitet ima ime i atribute.
Broj podsustava služi za njegovu identifikaciju. U polje za naziv upisuje se naziv podsustava u obliku rečenice sa subjektom i pripadajućim definicijama i dopunama.
Proces je transformacija ulaznih tokova podataka u izlazne u skladu s određenim algoritmom. Fizički, proces se može implementirati na različite načine: to može biti odjel organizacije (odjel) koji obrađuje ulazne dokumente i izdaje izvješća, program, hardverski implementiran logički uređaj itd.
Proces u dijagramu protoka podataka prikazan je na slici 4.
Broj procesa služi za njegovu identifikaciju. U polje za naziv upišite naziv procesa u obliku rečenice s aktivnim, jednoznačnim glagolom u neodređenom obliku (izračunati, izračunati, provjeriti, utvrditi, stvoriti, primiti), a zatim imenice u akuzativu, za primjer: “Unesite podatke o poreznim obveznicima”, “Izdajte podatke o tekućim troškovima”, “Provjerite potvrdu o primitku novca”.
Informacije u polju fizičke implementacije pokazuju koja organizacijska jedinica, program ili hardverski uređaj izvršava proces.
Podatkovni pogon je apstraktni uređaj za pohranjivanje informacija koji se u bilo kojem trenutku može staviti u pogon i dohvatiti nakon nekog vremena, a načini postavljanja i dohvaćanja mogu biti bilo koji.
Uređaj za pohranu podataka može se realizirati fizički u obliku mikrofiša, kutije u kartoteci, stola u RAM-u, datoteke na magnetskom mediju itd.
Uređaj za pohranjivanje podataka označen je slovom "D" i proizvoljnim brojem. Naziv pogona odabran je tako da bude najinformativniji za dizajnera.
Općenito, uređaj za pohranjivanje podataka prototip je buduće baze podataka, a opis podataka koji se u njemu pohranjuju mora odgovarati podatkovnom modelu.
Tijek podataka definira informaciju koja se prenosi nekom vezom od izvora do odredišta. Tijek podataka u dijagramu predstavljen je linijom koja završava strelicom koja pokazuje smjer toka. Svaki tok podataka ima naziv koji odražava njegov sadržaj.
Glavni cilj konstruiranja DFD hijerarhije je učiniti opis sustava jasnim i razumljivim na svakoj razini detalja te ga raščlaniti na dijelove s točno definiranim odnosima među njima.
ZAKLJUČAK
Posljednjih godina u Rusiji stalno raste interes za IDEF obitelj metodologija. Pritom je interes za standarde poput IDEF3–5 teorijski, a za IDEF0 prilično praktično opravdan.
Međutim, većina menadžera još uvijek smatra praktičnu primjenu modeliranja u IDEF standardima više kao danak modi nego kao učinkovit način optimizacije postojećeg sustava upravljanja poslovanjem. Najvjerojatnije je to zbog izraženog nedostatka informacija o praktičnoj primjeni ovih metodologija i neizbježne softverske pristranosti velike većine publikacija.
Nije tajna da su gotovo svi projekti istraživanja i analize financijskih i ekonomskih aktivnosti poduzeća u Rusiji na ovaj ili onaj način povezani s izgradnjom automatiziranih sustava upravljanja. Zahvaljujući tome, standardi IDEF-a, u shvaćanju većine, postali su uvjetno neodvojivi od implementacije informacijske tehnologije, iako se uz njihovu pomoć ponekad čak i mali lokalni problemi mogu učinkovito riješiti, doslovno olovkom i papirom.
Zaključno, želio bih naglasiti da je glavna prednost ideje analize poslovnih procesa poduzeća stvaranjem njegovog modela njezina svestranost. Prvo, modeliranje poslovnih procesa odgovor je na gotovo sva pitanja vezana uz unapređenje poslovanja poduzeća i povećanje njegove konkurentnosti. Drugo, menadžer ili uprava poduzeća koji su implementirali ovu metodologiju imat će informacije koje će im omogućiti da samostalno unapređuju svoje poduzeće i predviđaju njegovu budućnost.
1. Voinov I.V. Modeliranje gospodarskih sustava i procesa. Iskustvo u izgradnji ARIS modela [Tekst]: monografija / I.V. Voinov - M.: SUSU, 2002. - 392 str.
2. Volkov O.N. Standardi i metodologije za modeliranje poslovnih procesa [Tekst]: udžbenik. priručnik za sveučilišta / O.N. Volkov. – M.: ASV, 2000. – 145 str.
3. Grigoriev D.I. Modeliranje poslovnih procesa poduzeća [Tekst]: udžbenik. dodatak / D.I. Grigoriev. – M.: IRC, 2006. – 214 str.
4. Kalyanov G.N. Modeliranje, analiza, reorganizacija i automatizacija poslovnih procesa [Tekst]: udžbenik. dodatak / G.N. Kaljanov. – M.: Financije i statistika, 2006. – 319 str.
5. Pinaev D.K. Modeliranje poslovnih procesa: dostupno o kompleksu [Tekst]: referenca. dodatak / D.K. Pinaev. – M.: RGAS, 2003. – 247 str.
Podučavanje
Trebate li pomoć u proučavanju teme?
Naši stručnjaci savjetovat će vam ili pružiti usluge podučavanja o temama koje vas zanimaju.
Pošaljite svoju prijavu naznačite temu upravo sada kako biste saznali o mogućnosti dobivanja konzultacija.
Modeliranje poslovnih procesa postalo je moderan trend posljednjih godina, zahvativši mnoga velika (pa čak i ne baš velika) poduzeća. U mnogim poduzećima kao gljive rastu odjeli organizacijskog razvoja, odjeli upravljanja procesima i drugi odjeli čija je glavna zadaća razviti preporuke za poboljšanje poslovanja poduzeća na temelju primjene procesnog pristupa. Tržište usluga nudi i ponude u području procesnog savjetovanja, uključujući ponude s određenom industrijskom specijalizacijom (primjerice, u području postavljanja procesa razvoja aplikacija ili provođenja drugih IT projekata ili u području poboljšanja sustava upravljanja poduzećem).
Ova serija članaka posvećena je korištenju procesnog pristupa, modeliranju poslovnih procesa i njihovoj praktičnoj primjeni. Teme planirane za pokrivanje u ovoj seriji uključuju raspravu o najčešće korištenim vrstama modela, metodama njihova pohranjivanja, njihovim prednostima i nedostacima. Osim toga, raspravljat ćemo o alatima za integraciju s informacijskim sustavima i alatima za upravljanje poslovnim procesima (uključujući rješenja koja koriste jezike za opis poslovnih procesa); simulacija procesa, kontrola i analiza izvođenja procesa u stvarnom životu, izrada rješenja temeljena na alatima za modeliranje poslovnih procesa.
Želio bih vam skrenuti pozornost na činjenicu da, prvo, ova serija predstavlja osobno stajalište autora o modeliranju poslovnih procesa, koje nije povezano sa službenim mišljenjima dobavljača alata i usluga o kojima se raspravlja; drugo, ovaj ciklus ne pretendira na sustavnost u svojoj prezentaciji - on samo odražava aspekte procesnog pristupa koji su se autoru činili najzanimljivijim i najvrijednijim pažnje.
Ukratko o procesnom pristupu
Suština procesnog pristupa je jednostavna. Aktivnosti zaposlenika tvrtke dijele se u dvije kategorije: ponavljajuće (povremeno ili kao rezultat pojave određenih događaja), koje nazivamo procesima, i one koje se ne ponavljaju, nazivamo projektima, događajima ili programima. S ove točke gledišta, proces je povezan skup ponovljivih radnji koje pretvaraju ulazni materijal i/ili informacije u konačni proizvod (ili uslugu) u skladu s unaprijed utvrđenim pravilima. Procesi u pravilu čine značajan dio aktivnosti organizacija. S obzirom da proces ima krajnji rezultat, promatranje aktivnosti tvrtke kao skupa procesa omogućuje brže reagiranje na promjene vanjskih uvjeta, izbjegavanje dupliciranja aktivnosti i troškova koji ne dovode do željenog rezultata te pravilno motiviranje zaposlenika da postići to.
Modeliranje poslovnih procesa najčešće podrazumijeva njihov formalizirani grafički opis. Iako modeliranje primjene procesnog pristupa i unaprjeđenje aktivnosti poduzeća na njegovoj osnovi nije obvezno, u posljednje vrijeme mnoge tvrtke tome posvećuju ozbiljnu pozornost. Zatim ćemo razgovarati o tome koji se problemi mogu riješiti uz njegovu pomoć.
Praktična primjena modeliranja poslovnih procesa
Modeliranje poslovnih procesa u praksi se koristi za rješavanje širokog spektra problema. Jedan od najtipičnijih načina korištenja takvih modela je poboljšanje samih procesa koji se modeliraju. U praksi se procesi opisuju “onakvi kakvi jesu” (odnosno točno onako kako se odvijaju u stvarnosti), a zatim se na različite načine identificiraju uska grla u tim procesima i na temelju te analize kreira nekoliko modela “kako treba biti” .
Identificiranje uskih grla u procesima može se učiniti na različite načine. Jedan od njih je simulacijsko modeliranje. Početni podaci za takvo modeliranje su informacije o vjerojatnosti nastanka događaja koji utječu na izvršenje procesa, prosječno vrijeme izvršenja funkcija u procesu i zakonitosti raspodjele vremena izvršenja, kao i druge karakteristike, npr. resurse uključene u proces.
Drugi način identificiranja uskih grla temelji se na analizi stvarnih procesa i, sukladno tome, stvarnog vremena potrebnog za obavljanje funkcija ili čekanje na dostupnost resursa. Stvarne vrijednosti mogu se ili dobiti iz informacijskih sustava (ako je proces automatiziran do dovoljno visokog stupnja) ili odrediti konvencionalnim vremenskim i drugim promatranjima.
Drugi način korištenja opisa poslovnih procesa je korištenje skupa modela procesa za generiranje korporativnog regulatornog okvira, na primjer, procesnih propisa, propisa odjela, opisa poslova. Takve se tehnologije posebno često koriste kada se tvrtka priprema za certifikaciju sukladnosti s jednim od standarda kvalitete. Danas gotovo svi alati za modeliranje poslovnih procesa omogućuju dobivanje podataka o objektima na modelima i njihovim odnosima te njihovo predstavljanje u obliku dokumenata, iako tehnologije na kojima se temelje takva rješenja mogu biti različite.
Često se modeli poslovnih procesa koriste za poboljšanje sustava upravljanja poduzećem i razvoj sustava motivacije osoblja – u tu se svrhu obično modeliraju ciljevi poduzeća od kojih se svaki raščlanjuje na detaljnije sve dok ta raščlanjenost ne postane toliko detaljna da pojedinačni ciljevi mogu odnose se na djelatnost specifične zaposlenika. Zatim se u te svrhe formiraju kvantitativni pokazatelji koji karakteriziraju stupanj njihovog postignuća, a na temelju tih pokazatelja stvara se sustav motivacije osoblja.
Modeliranje poslovnih procesa naširoko se koristi u projektiranju informacijskih sustava ili drugih informatičkih rješenja – danas je opisivanje procesa pri upravljanju zahtjevima i izradi specifikacija postalo praktički pravilo dobre forme, au modernoj tehničkoj specifikaciji sasvim je moguće vidjeti ne samo popis zahtjeva, ali i modele procesa. I, što god stručnjaci iz područja menadžmenta i procesnog savjetovanja govorili na ovu temu, ne treba zaboraviti da je u mnogim slučajevima upravo zadaća pravilne automatizacije i informacijske podrške aktivnostima tvrtke glavna pri poslovnom odlučivanju. modeliranje procesa.
Navedeni zadaci ne iscrpljuju opseg modeliranja poslovnih procesa, ovdje su samo neki primjeri korištenja ove vrste modeliranja.
Procesni pristup i CASE tehnologije
Modeli, objekti i odnosi
Pri modeliranju poslovnih procesa u pravilu se manipulira pojmovima modela, objekta i veze. Model je skup grafičkih simbola, njihovih svojstava, atributa i veza između njih, koji na odgovarajući način opisuje neka svojstva modeliranog predmetnog područja. Moguće vrste modela i pravila za njihovu konstrukciju (uključujući grafičke simbole dostupne za korištenje i pravila za postojanje veza između njih) određuju se odabranom metodologijom modeliranja, a sustav notacije usvojen u korištenom modelu određen je odabranom notacijom.
Postoji dosta metodologija modeliranja koje se danas koriste za opisivanje poslovnih procesa. Najpopularnije od njih uključuju DFD (Data Flow Diagrams) metodologiju koja opisuje dijagrame toka podataka koji se koriste u analizi zahtjeva i funkcionalnom dizajnu informacijskih sustava; STD (State Transition Diagram), koji razmatra dijagrame stanja prijelaza za dizajn sustava u stvarnom vremenu; ERD (Entity-Relationship Diagrams), koji razmatra dijagrame "entity-relationship" koji se koriste u logičkom dizajnu informacijskih sustava; FDD (Functional Decomposition Diagrams), koji opisuje dijagrame funkcionalne dekompozicije; SADT (Structured Analysis and Design Technique), koja je tehnologija strukturne analize i projektiranja vrlo popularna u 90-ima. U posljednje vrijeme postala je popularna i ARIS metodologija, koja se odnosi na skup različitih tipova modela (uključujući i one podržane nekim drugim metodologijama) koji se koriste za opisivanje svih podsustava poduzeća. Ništa manje popularna nije IDEF obitelj metodologija koje se koriste za projektiranje poslovnih procesa i podataka (programeri baza podataka u pravilu dobro poznaju metodologiju IDEF1X koja opisuje logičke i fizičke modele podataka, a metodologija IDEF0 vrlo je popularna među analitičarima koji opisuju Poslovni procesi) . Metodologija UML (Unified Modeling Language) vrlo je popularna među programerima aplikacija, koristi se u dizajnu informacijskih sustava i aplikacija za opisivanje zahtjeva za informacijski sustav, korisničkih scenarija, promjena stanja sustava i podataka tijekom rada te klasa budućnosti primjena.
Alati za modeliranje
Iako crtanje modela na papiru nije zabranjeno, moderno modeliranje poslovnih procesa najčešće se provodi pomoću CASE alata - Computer Aided System Engineering - projektiranje sustava pomoću računala. Na suvremenom softverskom tržištu postoje stotine CASE alata. U takvoj situaciji ima smisla raspravljati o njihovoj klasifikaciji i problemima koji se uz njihovu pomoć mogu riješiti (u odnosu na procesni pristup).
Od informacijskih tehnologija CASE alati obično uključuju alate koji omogućuju automatizaciju određenih procesa u životnom ciklusu IT rješenja. No, uz njihovu pomoć često se rješavaju problemi koji nisu izravno vezani uz IT rješenja.
Značajke suvremenih CASE alata su vizualni grafički alati za izradu modela, korištenje sredstava za njihovo pohranjivanje u obliku datoteka ili kao podataka u poseban repozitorij, a često i sredstva integracije s drugim alatima (npr. s alatima za razvoj aplikacija). , uredske aplikacije, ostala CASE sredstva, instrumenti koji se koriste u implementaciji informacijskih sustava). CASE alati često sadrže alate za generiranje izvješća na temelju modela i alate za reinženjering za generiranje modela na temelju postojećih podataka (na primjer, sadržanih u relacijskoj bazi podataka). CASE alati često uključuju sučelja za programiranje aplikacija, pa čak i prilagođena okruženja za razvoj rješenja.
CASE alati mogu se klasificirati prema vrsti:
- alati za analizu i modeliranje dizajnirani za stvaranje opisa procesa i drugih predmetnih područja kao takvih;
- alati za analizu i dizajn koji se koriste za upravljanje zahtjevima i dokumentiranje IT projekata;
- alati za modeliranje aplikacija (danas je najčešća kategorija takvih alata obitelj UML alata za modeliranje);
- alati za dizajn podataka koji omogućuju modeliranje podataka i generiranje shema baze podataka za najčešće DBMS-ove.
Za opis poslovnih procesa koriste se sve navedene kategorije alata, osim možda zadnjeg: modeliranje podataka je posebno područje s vrlo specifičnim zadacima i određenim očekivanim rezultatom i koriste ga ne toliko poslovni analitičari koliko aplikativni programeri.
Riža. 1. Borland zajedno
Najpopularniji alati za opisivanje poslovnih procesa u našoj zemlji su UML alati za modeliranje Rational Rose (IBM) i Together (Borland) - sl. 1, obitelj AllFusion Business Process Modeler (BPwin) za opisivanje poslovnih procesa metodologijom IDEF0 (Computer Associates) i organiziranje kolektivnog rada na jedinstvenom repozitoriju modela (slika 2), ARIS (IDS Scheer) - alat za kolektivni rad na skupu međusobno povezanih modela različitih tipova (Sl. 3), namijenjenih opisivanju poslovnih procesa, podataka i informacijskih sustava te aktivnosti tvrtke, Visio (Microsoft) je alat za kreiranje različitih vrsta modela poslovnih procesa i podataka, koji vam omogućuje izraditi dijagrame i modele koristeći različite metodologije (Sl. . 4).
Riža. 2. CA AllFusion Business Process Modeler (BPwin)
Riža. 3. ARIS Poslovni arhitekt
Riža. 4.Microsoft Visio
Više puta smo pisali o mnogim od gore navedenih alata u našem časopisu, a zainteresirani mogu pronaći relevantne članke na našoj web stranici: .
Koji alat odabrati za modeliranje poslovnih procesa? To je prvenstveno određeno ciljevima i opsegom modeliranja, funkcionalnošću alata, njihovom integracijom s drugim alatima i aplikacijama, au puno manjoj mjeri znanjem i iskustvom korištenja pojedinog alata kod autora modela. Naravno, u ovom slučaju morate zamisliti koje su mogućnosti alata za modeliranje potrebne za rješavanje problema s kojim se korisnik suočava. Međutim, detaljnije ćemo govoriti o mogućnostima takvih alata u sljedećim člancima.
Tvrtka sve više posuđuje strane tehnike i tehnologije. I to ne zato što je moderan, već zato što je zgodan i učinkovit. Jedna takva tehnika rastavlja sav rutinski rad na njegove elementarne komponente i zatim detaljno opisuje svaki rezultirajući poslovni proces. To oduzima dosta vremena, ali dobiveni dijagram omogućuje pronalaženje slabih točaka, prenapuhanih funkcionalnih odgovornosti i nejasno definiranih zadataka. Nakon ulaganja, menadžment može prenijeti dio svoje odgovornosti niz hijerarhiju, oslobađajući vrijeme za strateško planiranje.
Život po planu
Druga stvar je da zaposlenici poduzeća često ne shvaćaju značaj ove procedure i ne pozdravljaju želju uprave da definira glavne poslovne procese. Ipak, sve je više potrebno razumjeti modeliranje i opis elementarnih operacija svakog odjela, pa čak i zaposlenika. Još je gore ako tvrtka ima zaposlenike koji proučavaju poslovne procese tvrtke. Stalno nešto pitaju, odvlače pažnju i na sve moguće načine ometaju obavljanje izravnih funkcionalnih dužnosti cijelog osoblja. Što uraditi?
Počnimo izdaleka. Svako jutro većina nas se suočava sa zadatkom da stigne na posao. Da biste ga uspješno riješili, morate se probuditi na vrijeme, spremiti se i sjesti u neku vrstu prijevoza (nije bitno da li je to osobni automobil ili vagon podzemne željeznice). Nadalje, svaka se komponenta može podijeliti na još manje postupke: da biste se probudili na vrijeme, možete postaviti budilicu ili možete zamoliti nekoga da vas probudi itd. Bez obzira na metodu rješenja, rezultat (buđenje na vrijeme) će se postići. Ali ustajanje, spremanje i odlazak na posao razlikuju se po načinu rješenja i krajnjem rezultatu. Zapravo, došli smo do prve definicije.
Zašto je sve ovo potrebno?
Dakle, poslovni proces je određeni niz jednostavnih radnji koje pretvaraju resurse u koristan konačni proizvod. U našem primjeru iz stvarnog života, postoje tri različita procesa, od kojih svaki zahtijeva svoje početne informacije i nakon određenih manipulacija daje željeni rezultat. Prijeđimo na poduzeće. Bez obzira na područje djelovanja u svakoj tvrtki, rad je određen profesionalnim odnosima zaposlenika: prijenos informacija, utvrđivanje potrebe za proizvodom, analiza proizvodnje i resursa itd. I ovdje je važno napomenuti da su svi gore navedeno je važno samo ako su ispunjena tri uvjeta:
Podaci se prenose zaposleniku kojeg zanimaju;
Dolazi u pravom trenutku;
Oblik u kojem su informacije predstavljene prilično je jednostavan i razumljiv.
Sumiramo li sve navedeno, možemo reći da je poslovni proces tijek informacija koji odgovara na tri pitanja: što, gdje i kada. Da bi se rad odvijao glatko i kontinuirano, potrebno je odrediti njegove sastavnice. U tom slučaju neće biti dupliranja zadataka, odsutnosti izvođača ili zastoja.
Kada je poslovni proces jasno definiran, svaki zaposlenik prestaje biti nezamjenjiv. Sjetite se koliko ste puta morali čekati nekog od kolega da se vrati s bolovanja (ili s godišnjeg odmora); Kad ste odsutni s posla, telefon vam doslovno ne prestaje zvoniti, a svi pokušavaju dokučiti što i kako radite. A ako ste odgovorili na zahtjev uprave i sastavili prilično detaljan opis poslovnih procesa, tada možete mirno bolovati, opustiti se, a ponekad samo ručati ...
Prelazeći na formalni jezik definicija, tvrdit ćemo da pri opisivanju poslovnih procesa poduzeće postavlja sljedeće ciljeve:
- razumjeti cjelokupnu djelatnost i odrediti dinamiku njezina razvoja;
- identificirati trenutne probleme i prilike za njihovo prevladavanje;
- stvoriti sustav ciljeva i zadataka koji je razumljiv svim sudionicima (programerima, korisnicima, kupcima itd.);
- formulirati zahtjeve za potreban softver.
Naravno, opis poslovnih procesa sam po sebi nije od interesa. Ali za reinženjering ovo je primarni zadatak. Samo razumijevanjem strukture, odnosa i putova tokova informacija možemo govoriti o promišljanju semantičkog opterećenja kako samog poduzeća tako i njegovih pojedinačnih odjela. No, reorganizaciju treba provesti i radi postizanja nekog cilja: poboljšati kvalitetu usluge korisnicima; smanjenje troškova; pružanje veće slobode u donošenju odluka izvođačima (smanjenje vremena izvršenja posla) itd.
Jednostavna klasifikacija
Najčešće se potreba za opisom informacijskih poslovnih procesa javlja u poduzećima s funkcionalno orijentiranom strukturom. Činjenica je da različiti odjeli mogu međusobno proturječiti. A to će dovesti ne samo do smanjenja profitabilnosti tvrtke, već i do pada njezine konkurentnosti.
Suvremeni pristup upravljanju sve je više procesne prirode. Sav rad smatra se određenim skupom procesa (od kojih se svaki sastoji od jedne ili više jednostavnih operacija). Kako bi se formalizirao i standardizirao ovaj pristup, usvojene su sljedeće kategorije procesa (razvrstavanje se događa u odnosu na dodanu vrijednost proizvoda):
- glavni su oni preko kojih poduzeće ostvaruje prihod: proizvodnja, marketing, opskrba;
- menadžeri - oni koji postavljaju ciljeve i ciljeve za odjele i određene izvođače;
- potporne - one koje opskrbljuju proizvodnju resursima, ali ne dodaju vrijednost konačnom proizvodu: obuka i odabir osoblja, financijska potpora, pravna zaštita itd.
Uz već spomenutu neovisnost o ljudskom faktoru i pojednostavljenu prilagodbu novih zaposlenika, opis poslovnih procesa omogućuje učinkovitije upravljanje poslovnim troškovima tvrtke.
Svojstva
Sada postaje jasno da je za upravljanje poduzećem potrebno ne samo identificirati međusobno povezane tokove informacija, već i jasno opisati sve vrste aktivnosti. Budući da već znamo da je poslovni proces dio cjelokupnog posla, prolazeći od jednog zaposlenika do drugog (unutar njihove funkcionalne cjeline ili ne, nije bitno), prijeđimo na činjenicu da se sve na svijetu može objediniti. A profesionalna djelatnost - još više.
Bez obzira na područje djelovanja, svaki se poslovni proces može opisati istim karakteristikama.
Granica je početak i kraj jednostavne operacije.
Vlasnik je zaposlenik tvrtke koji ne samo da posjeduje potrebne resurse za rad, već i planira, analizira i upravlja procesom; i što je najvažnije, on je odgovoran za dobiveni rezultat.
Input je informacijska poruka primljena u bilo kojem obliku prihvaćenom od strane poduzeća, definirajući potrebu za informacijama i označavajući početak procesa.
Izlaz je informacija ili materijalizirani dio proizvoda koji konzumira klijent izvan izvođača.
Izvođač - osoblje tvrtke uključeno u jedan proces.
Resursi su materijalni ili informacijski dio aktivnosti koji se ne mijenja tijekom rada (već samo pridonosi transformaciji ulaznih informacija u konačni proizvod).
Kontrola kvalitete - industrijski ili interni (prihvaćeni od strane uprave tvrtke) pokazatelji koji pomažu u određivanju učinkovitosti rada.
Obavezan izbor elementarnih procesa
Naravno, nije svakoj tvrtki potreban opis poslovnih procesa. Međutim, postoji niz slučajeva u kojima se ovaj zamoran zadatak ne može izbjeći. Navedimo glavne:
- Aktivnosti poduzeća su automatizirane. U ovom slučaju dijagram poslovnog procesa prevodi potrebe kupca na jezik razumljiv programeru.
- Unapređenje aktivnosti poduzeća. Nisu samo oprema i tehnološke nadogradnje ono što pomaže poboljšanju konačnog proizvoda; optimizacija poslovnih procesa omogućuje prepoznavanje svih snaga i slabosti rada i donošenje odgovarajućih upravljačkih odluka.
- Certifikacija organizacije prema međunarodnim standardima (ISO). Stvara se jedinstveni sustav upravljanja kvalitetom za sve zaposlenike.
Kako predstaviti opis kupcu
Modeliranje poslovnih procesa zahtijeva opis svakog elementa. Kako to učiniti bezbolno za organizaciju? U svjetskoj praksi prihvaćene su tri glavne metode: tekstualna, grafička i tablična.
Tekst uključuje opis cjelokupnog tijeka rada u jednostavnom i razumljivom nizu. Oblik i sadržaj mogu biti besplatni (ako međunarodni ili industrijski standardi još nisu razvijeni) ili regulirani dokumentima. Na primjer: odjel prodaje prenosi izvještajnu dokumentaciju za razdoblje odjelu planiranja; zaposlenici odjela za planiranje provode analitički rad kako bi utvrdili dinamiku prodaje i potrebu za prilagodbom proizvodnje; dobiveni rezultat iz odjela planiranja prenosi se u odjel marketinga gdje se analiziraju razlozi rasta (pada) prodaje i sl.
Grafički dijagram poslovnog procesa omogućuje vizualizaciju rezultata analitičkog rada. Nema potrebe podsjećati da je vizualna percepcija informacija najučinkovitija. Stoga nam sve vrste grafikona i dijagrama daju priliku da brzo shvatimo što se događa i pronađemo pravo rješenje.
U slučajevima kada je glavni zadatak reformskih aktivnosti optimizacija poslovnih procesa, vrijedi koristiti tablični oblik njihovog opisa. Uz njegovu pomoć lakše je razumjeti slijed radnji i smjerove protoka informacija. Tipična tablica ne sadrži samo opis funkcije jedinice osoblja, već i stupce o dolaznim i odlaznim dokumentima, izvođaču (možete navesti ili cijeli odjel ili određenog zaposlenika) itd.
Kako ispravno opisati poslovni proces
Nije dovoljno provesti analizu poslovnih procesa. Najvažnija stvar u ovom pitanju je ispravnost, ali u isto vrijeme jednostavnost opisa. Za početak, trebali biste jasno formulirati naziv procesa jedinice. To će pomoći u razumijevanju njegovih glavnih karakteristika, logike izvršenja i mjesta u cjelokupnom lancu proizvodnih aktivnosti.
Zatim biste trebali navesti koje su ulazne informacije potrebne za normalno izvršenje zadatka, a također navesti podršku resursa. Zapisani niz jednostavnih operacija koje čine proces pomoći će vam da izbjegnete propuštanje ili zaboravljanje bilo čega.
Ne može bez navođenja vlasnika procesa i sustava za praćenje napretka njegove provedbe. Da biste to učinili, u opisu je potrebno zabilježiti standardne rokove za rad i navesti dokumente koji se prenose na sljedeću vezu. Pojednostavljeno, opis bi trebao izgledati ovako: “...nakon provedene analize prodaje za izvještajno razdoblje, zaposlenik odjela za planiranje ispunjava utvrđeni obrazac (tablicu) koji se dostavlja odjelu marketinga...”
Pojednostavljena shema za opis proizvodnih procesa
Pri pisanju opisa zaposlenici se najčešće susreću s činjenicom da ne znaju verbalno prenijeti sadržaj svog posla. Kako biste bili sigurni da je sustav poslovnih procesa jasan i strukturiran, možete izraditi dopis. Ona odražava ona pitanja na koja treba dati jasan i što detaljniji odgovor. Dakle, koja su ovo pitanja?
- Što? Opisuje što se točno radi u ovoj operaciji.
- Za što? Prolazi svrhu operacije.
- Kada? Određuje tko pokreće izvršenje.
- WHO? Imenuje određene izvođače.
- Kako? Navodi potrebne resurse.
Razvoj poslovnih procesa pretpostavlja da se mogu koristiti sve metode opisa. Tako ćete dobiti najdetaljniju shemu za dovršetak posla. Grafička verzija će otkriti odnose između funkcionalnih odjela, dok će tablična i tekstualna verzija prenijeti sadržaj svake operacije. Nažalost, automatizacija poslovnih procesa je nemoguća bez ovog dugotrajnog predradnje.
Kako prikupiti podatke
U praksi postoji mnogo načina za dobivanje potrebnih informacija. Prvo morate analizirati regulatorne dokumente koji vode zaposlenike tvrtke. Zatim treba obaviti osobne razgovore sa svakim neposrednim izvođačem kako bi se opisao sadržaj njegovog rada. Nadalje, za razjašnjavanje i razjašnjavanje kontroverznih pitanja, konzultant-analitičari trebaju koristiti promatranje napretka poslovnih procesa.
Pristupite li cjelovito rješavanju postavljenog zadatka, automatizacija poslovnih procesa neće vam se činiti tako zamornim i beskorisnim poslom.
Radna skupina
Pa ipak, ako je glavni zadatak poduzeća automatizacija poslovnih procesa, a menadžment ne namjerava privući vanjske konzultantske tvrtke, nužno se postavlja pitanje: "Gdje početi?" Prvi korak je stvaranje radne skupine zaposlenika tvrtke. Poželjno je da članovi radne skupine imaju izvrsne vještine slušanja. Uostalom, kao što je već navedeno, najveći dio posla sastoji se od provođenja osobnih razgovora s nositeljima poslovnih procesa.
Zatim je potrebno stvoriti realnu sliku funkcioniranja sustava. Budući da je poduzeće prije modernizacije poslovalo i ostvarivalo dobit, o potpunom restrukturiranju vjerojatno ne treba govoriti. Stoga sustav i smjerove protoka informacija treba fiksirati u vrijeme optimizacije.
Od čega se sastoji opis?
Kako bi se izbjegle zabune i nedosljednosti u opisu poslovnih procesa, stručnjaci preporučuju korištenje mapa procesa. To su standardizirani dokumenti koji omogućuju objedinjavanje svih radnji, neovisno o sferi utjecaja izvođača i složenosti operacije koja se opisuje.
Svaki opis može se podijeliti na sljedeće komponente:
- unificirani oblik procesa (najčešće tablica);
- karta poslovnih procesa (može se prikazati u bilo kojem obliku - tekstualni opis, grafički objekt ili tablica);
- rute (dolazni i odlazni tokovi informacija, resursa i financija);
- matrice različitih poslovnih procesa (tablica interakcije između različitih procesa, koja vam omogućuje da istaknete glavne i sporedne tokove i operacije);
- dijagram toka (algoritam za izvođenje poslovnog procesa);
- detaljan opis teksta;
- dokumentacija (izrada dokumenata koji potvrđuju završetak procesa);
- identificiranje pokazatelja poslovnih procesa (traženje karakteristika i pokazatelja pomoću kojih se može pratiti ne samo napredak, već i kvaliteta);
- propisi (drugim riječima, opis poslova).
Indikatori
Kao što je mnogo puta navedeno, svaki se proces mora nečim mjeriti. To je prije svega potrebno za procjenu učinkovitosti svih aktivnosti poduzeća. Stručnjaci najčešće preporučuju testiranje poslovnih procesa na temelju četiri pokazatelja: vremena, troškova, kvalitete i količine.
Ali dinamično i raznoliko. Stoga često nije dovoljno ocjenjivati samo brzinu rada; potrebno je voditi računa o radnim uvjetima, a Osim toga, gotovo sve industrije ne mogu postojati bez dobavljača, financija, logistike i partnera. To su također mjerljivi pokazatelji.
I, naravno, ne smijemo zaboraviti na informacije i ljudski faktor. Što je viši stupanj obuke stručnjaka, to će mu manje vremena trebati da se upozna s uputama i dolaznim informacijama.
Većina metodologija modeliranja danas se temelji na principima strukturne analize i dizajna (SADT – Structured Analysis and Design Technique), kao io nekima možemo govoriti o postojanju nekoliko osnovnih modela analize poslovnih procesa:
Modeliranje poslovnih procesa – zapravo modeliranje – otkriva funkcionalnu stranu postojanja poduzeća.
Modeliranje tijeka rada - opisuje tijekove rada i slično je dijagramu tijeka.
Modeliranje protoka podataka - za razliku od prethodnog, opisuje tokove podataka (informacija); dizajniran za stvaranje niza operacija.
Shewhart-Demingov ciklus
Velike poslovne procese (1C vam omogućuje da ih odaberete s općeg popisa) preporučuje se opisati u zasebnom dokumentu pod nazivom "Pravila o radu". Sve što je manje značajne prirode ili se sastoji od manjeg broja jednostavnih operacija obično se opisuje u opisu poslova.
Pri izradi propisa potrebno je uzeti u obzir uvjete ciklusa kontinuiranog poboljšanja aktivnosti poduzeća (Shewhart-Demingov model). Njegove odredbe navode da su optimizacija i poboljšanje procesi bez kraja. To jest, u upravljanju poduzećem postoji određeni zatvoreni ciklus koji se sastoji od sljedećih upravljačkih odluka: planiranje, izvršenje, kontrola, prilagodba.
Pri izradi propisa treba voditi računa o načelima koja osiguravaju usklađenost s modelom Shewhart-Deming:
- Izračun planiranih pokazatelja za buduće razdoblje.
- Analiza dinamike odstupanja i dokumentiranje vjerojatnih uzroka.
- Određivanje korektivnih operacija i analiza njihove učinkovitosti.
Razvoj modela treba provoditi u skladu s poslovnim pravilima. Općeprihvaćena pravila su regulatorni i zakonodavni okvir države na čijem teritoriju poduzeće posluje. Druga osnova modela je korporativna politika poduzeća.
Pri implementaciji sustava upravljanja kvalitetom potrebno je voditi računa o razvoju i unificiranju poslovnih procesa. Kao što je navedeno na početku članka, osoblje tvrtke ne razumije uvijek značaj modernizacije koja je u tijeku. Osvijestiti svakog zaposlenika o važnosti stvaranja učinkovitog modela poslovnih procesa zadatak je višeg menadžmenta.
Uostalom, radi se o uspostavljenom i pažljivo osmišljenom sustavu koji će ne samo pojednostaviti dobivanje certifikata o usklađenosti poduzeća s međunarodnim standardima kvalitete ISO 9001:2008, već i značajno povećati učinkovitost svakog zaposlenika.
Oba ova čimbenika vode tvrtku ka povećanju konkurentnosti na tržištu, što zauzvrat povoljno utječe i na investitore i na klijente.