, в документе ШР работодатель обязательно указывает следующую информацию:
- Наименование структурного подразделения.
- Занимаемая должность сотрудника.
- Число штатных единиц, соответствующих данной должности.
- Оклад (тарифная ставка).
Из вышеперечисленного следует, если в трудовом договоре прописывается только должность служащего, организация должна иметь штатное расписание.
ШР упорядочивает кадровую структуру организации и позволяет планировать предпринимателю затраты , связанные с оплатой деятельности служащих. Если возникает необходимость, такой документ является доказательством того, что отказ в трудоустройстве человека правомерен.
Штатное расписание может быть использовано для обоснования законного увольнения по причине сокращения численности или штатных единиц, предъявив его в суде. С помощью этой бумаги наниматель вправе подтвердить невозможность трудоустроить служащего на иную должность.
Внимание! В ТК России сказано о ШР в учреждении, но о наличии документа у ИП не упоминается. Однако должностные лица Трудовой инспекции могут расценивать отсутствие такой бумаги, как грубое несоблюдение ТК, и привлечь ИП к ответственности, предусмотренной ст. 5.27 КоАП РФ .
В каком случае оно обязательно?
Оформление штатного расписания для индивидуального предпринимателя рекомендуется в таких случаях:
- Наличие 3 и более принятых на работу служащих.
- Соответствие общепринятых функций стандартных должностей обязанностям трудоустроенных работников.
- Необходимость четкого структурирования и строгого распределения обязанностей в штате сотрудников.
Последствия отсутствия
Когда лицо заключает контракт о приеме на работу с индивидуальным предпринимателем, наниматель предусматривает в бумаге трудовую деятельность служащего – его работу на соответствующей должности с учетом ШР.
В статье 8 ТК РФ указывается, что работодатель обязан принять местный нормативный акт, к которому относится и штатное расписание . Значит, при отсутствии такого документа происходит нарушение законодательства. Наниматель может получить предупреждение или административный штраф в размере 1000-5000 рублей.
Кроме того, когда ИП пренебрегает оформлять и заполнять ШР, могут появиться определенные трудности для самого работодателя. К примеру, индивидуальный предприниматель, не имеющий указанный документ, не вправе сокращать штат. Это может привести к трудовому спору между служащим и нанимателем, а также повышенному вниманию Инспекции по труду. Без утвержденной бумаги работодатель не правомочен оформить сокращение штата по всем правилам.
Как быть, если нет бухгалтера и кадрового работника?
По приказу Федеральной службы государственной статистики РФ, все организации должны разработать и принять в кадровое производство штатное расписание . Этой функцией наделен сотрудник предприятия, который имеет такую обязанность согласно должной инструкции. Если по каким-либо причинам отсутствует кадровый работник или бухгалтер, директор вправе возложить составление на себя, выпустив соответствующий приказ.
Основные правила ведения документа для предпринимателя
- ШР составляют на целый год. Оно начинает действовать со дня утверждения приказом гендиректора и на его основе выстраивают кадровое производство в организации.
- Прием на работу новых сотрудников осуществляется с учетом имеющихся единиц в штате. Причем должность и структурное подразделение в трудовом договоре, приказ о трудоустройстве вносятся строго так, как их зафиксировали в ШР.
- Составление и заполнение документа происходит в форме Т-3. Несмотря на то что она носит рекомендованный характер, многие предприниматели используют именно ее. Однако при желании работодатель вправе оформить свой бланк, содержащий собственную структуру. Для этого потребуется лишь утверждение генерального директора.
- При необходимости совершить корректировку в штатном расписании наниматель вправе оформить новое расписание. Если изменения незначительны или вообще отсутствуют, при наступлении следующего календарного года документ не переутверждают.
Как заполнить каждый пункт?
Важно! Как уже было сказано ранее, индивидуальный предприниматель вправе использовать не только унифицированную форму Т-3, но и применить собственную форму.
ШР обязательно следует датировать два раза: числом оформления и утверждения. Необходимо указать промежуток времени, в течение которого документ будет действительным. К примеру, с 10 января 2018 года по 28 декабря 2018 года.
Порядок оформления ШР:
- Указывается наименование организации, соответствующее регистрационным бумагам (к примеру, ИП Семакова).
- Необходимо записать название документа, дату составления и его подписания.
- В графе № 1 следует обозначить наименование подразделений, предусматривающих ту или иную должность. К примеру, отдел продаж.
- В графе № 2 внести код, соответствующий каждому подразделению. Например, 03.
- В графе № 3 указать должность, предусмотренную у ИП. К примеру, продавец-кассир.
- В графе № 4 вписывается количество штатных единиц по каждой должности. ИП может указать полную ставку или нецелым числом, например, 0,75 или 0,5.
- В 5 графе обозначается тарифная ставка или оклад. Их необходимо писать в рублях. Например, оклад 20 000 рублей.
- В полях 6-8 прописываются сведения о надбавках к окладу. Их разрешается указывать в рублях или процентах и коэффициентах.
- В 9 графе руководство утоняет общую сумму оплаты работника по должности за 1 месяц.
- Следующая графа является примечанием, в котором содержится информация о наличии вакантных должностей.
Ниже ставятся подписи с расшифровкой ИП и сотрудника, составившего документ.
Как утвердить готовый документ?
Правом утверждения ШР обладает индивидуальный предприниматель. Для этого ему необходимо оформить соответствующий приказ. В нем не будет содержания констатирующей части. Вместо этого документ начинается со слова «приказываю»: дополнительные пояснения не нужно вписывать, чтобы ввести в действие штатное расписание.
Обратите внимание! Работодателю разрешается ставить печать в ШР, однако и ее отсутствие на бумаге не считается ошибкой.
Как внести изменения?
Когда подразделения открываются и упраздняются, вводятся новые должности или увеличивается оклад, индивидуальный предприниматель может вносить соответствующие изменения в документе ШР . Все они обязательно фиксируются 2 путями:
В последнем случае требуется указать причину корректировки:
- Произошедшие изменения в ТК РФ.
- Расширение или сокращение производства.
- Реорганизация фирмы.
- Оптимизация кадровой структуры.
После совершения поправок новые записи вносятся в документацию отдела кадров : трудовые книжки, личные карточки служащих. Зачастую приходится составлять дополнительное соглашение к ТД, к примеру, в случае изменения оклада.
Заключение
Штатное расписание – необходимый документ для индивидуального предпринимателя. С его помощью наниматель может планировать расходы на оплату труда работников, упорядочить кадровую службу и отстаивать свои права при возникновении спорной ситуации с сотрудником из-за сокращения штата. Существуют определенные правила оформления бумаги, которые обязательно нужно учитывать при составлении ШР.
ИП на упрощенке может привлекать к работе других физлиц на основании заключаемых с ними трудовых договоров. В этом случае он ведет в полном объеме кадровый документооборот по своим работникам. О том, что такое штатное расписание и как его заполнить, рассмотрим в нашей статье.
Что такое штатное расписание
Штатное расписание ИП - это утвержденный предпринимателем документ, в котором он фиксирует структуру, штатный состав и численность своих работников с указанием их заработной платы в зависимости от занимаемой должности.
Если штатного расписания нет
Заключая со своим работником трудовой договор, ИП предусматривает в нем и трудовую функцию работника, т. е. его работу по должности в соответствии со штатным расписанием (ст. 57 ТК РФ). При этом обязанность работодателя принять локальный нормативный акт, к которому можно отнести и штатное расписание, предусмотрена ст. 8 ТК РФ. А, значит, отсутствие штатного расписания может рассматриваться как нарушение трудового законодательства, которое влечет предупреждение или наложение административного штрафа на индивидуального предпринимателя в размере от 1000 до 5000 рублей.
Какая информация приводится в штатном расписании
Оформляя штатное расписание, ИП необходимо предусмотреть, как минимум, следующую информацию:
- наименование структурного подразделения;
- должность работника;
- количество штатных единиц по этой должности;
- тарифная ставка (оклад).
Самого индивидуального предпринимателя приводить в штатном расписании не нужно, ведь он не является в данном случае работником с точки зрения трудового законодательства (ст. 15 , ст. 16 , ст. 20 ТК РФ).
Как принимается штатное расписание
Штатное расписание у ИП вводится в действие соответствующим приказом при его первоначальном утверждении, а также при изменении данных, отраженных в ранее принятом штатном расписании.
| Индивидуальный предприниматель Скворцов Михаил Петрович 31.05.2016 г. ПРИКАЗ № 1Ш/16 ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Внести изменения в штатное расписание № 7 от 26.12.2014 г., изложив его в новой редакции (прилагается); 2. Ввести указанное штатное расписание в действие с 01.06.2016 г. 3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.Приложение: штатное расписание № 8 от 31.05.2016 г. на 1 листе. Индивидуальный предприниматель Скворцов М.П |
|---|
Штатное расписание унифицированной формы Т-3 применяется для указания структуры, персонального состава организации. Рассмотрим эту форму подробнее, а также приведем штатное расписание с образцом заполнения.
Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3
С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.
Подробнее об этом см. в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .
Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатного расписания. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.
Напомним, штатное расписание - бланк унифицированной формы Т-3 - и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).
Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?
Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).
Штатное расписание содержит:
- перечень структурных подразделений;
- наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
- сведения о количестве штатных единиц;
- информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.
Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.
О сроках хранения кадровых документов читайте .
Как правильно составить штатное расписание
Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.
О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности - это какие приказы?» .
При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.
Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения
Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.
Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания.
В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:
- на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
- Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
- единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
- профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).
Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте .
Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.
Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.
При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.
На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.
Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.
Как заполнить штатное расписание: образец и пример
Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 22 ТК РФ указано, что оплата должна быть равной за равный труд. Из этого следует, что «вилка» окладов в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует по одноименным должностям в штатном расписании указывать одинаковые размеры окладов, а возможность выплаты одному из работников заработной платы (не оклада) в большем размере регулировать за счет надбавок и доплат в зависимости от сложности работы, количества и качества труда.
В графах 6, 7, 8 «Надбавки, руб.» указываются надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенную ответственность, знание иностранных языков, стаж работы и др.), так и установленные на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Штатное расписание унифицированной формы предполагает, что эти графы заполняются в рублях. Если для указания всех надбавок, действующих в организации в штатном расписании, недостаточно граф, то их количество можно увеличить, издав приказ о дополнении формы штатного расписания. Аналогично рекомендуется поступить, если надбавки устанавливаются в процентах.
Графа 9 «Всего за месяц» заполняется только в том случае, когда оклад и надбавки указаны в рублях. В указаниях по составлению штатного расписания говорится о том, что «при невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении... графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)». Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В такой ситуации можно в этой графе поставить прочерки, а в графе 10 «Примечание» указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которыми установлены надбавки. Ссылка в графе 10 на документ, позволяющий устанавливать надбавку за стаж, позволит не менять расписание при изменении размера надбавки. Также в графе 10 указывается любая информация, имеющая отношение к штатному расписанию.
Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание
Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет. Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.
Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).
В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:
1) издание приказа о соответствующем изменении;
2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.
При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.
Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).
Итоги
Штатное расписание - обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.
О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье
Государственные нормативные акты определяют основной перечень документов, наличие которых обязательно у каждого работодателя, не зависимо от организационно-правовой формы. В перечень этих документов входит и штатное расписание. Хотя прямого указания в законодательстве на это и не содержится, но штатное расписание упоминается в нескольких статьях Трудового Кодекса РФ, что косвенно подтверждает необходимость его наличия.
Что такое штатное расписание
Штатное расписание является одним из основополагающих документов всех организаций. Оно содержит сведения о структуре предприятия, должностях и количестве штатные единиц.
В тех организациях, где система оплаты труда ограничивается только окладами это основной документ для начисления заработной платы.
На основании чего заполняется
Если организация только начала свою деятельность и штатное расписание составляется впервые, то предварительно целесообразно будет продумать перечень необходимых должностей и составить документ регламентирующий оплату труда.
Ответственный за составление
Штатное расписание составляет любой работник, которому это поручено. Как правило, это работник отдела кадров либо бухгалтер.
Ознакомление с данным документом
Поскольку штатное расписание не является локально-нормативным актом организации (абз. 7 письма Роструда от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1), то работодатель не обязан знакомить сотрудников со штатным расписанием.
Основные требования
Штатное расписание есть в перечне унифицированных форм, там оно проходит под литерой Т-3. Большинство организации пользуется этой формой, поскольку она содержит все необходимые графы и колонки.
Но применение этой формы не обязательно, она носит лишь рекомендательный характер, хотя по этому поводу было много споров. Окончательно точка в этом вопросе была поставлена Письмом Роструда от 23 января 2013 г. N ПГ/409-6-1. Там прямо говорится, о том, что организации вправе разрабатывать свои формы этого документа и пользоваться ими, главное учесть требования законодательства.
В частности в ст. 15, 57 ТК РФ говорится о том, что трудовая функция работника определяется в соответствии с должностью, профессией указанной в штатном расписании. То есть наименование должностей обязательно следует включать в этот документ.
Как правильно заполнить штатное расписание для ООО и ИП
Реквизиты
- полное наименование организации, должно указываться в полном соответствии с учредительными документами;
- ОКПО, это 8-значный код организации. Эти данные содержатся в информационном письме органов статистики, которое должно быть на каждом предприятии;
- номер штатного расписания. Здесь нет четких требований. Можно применять сквозную нумерацию, можно каждый год начинать с цифры 1 и указанием года через дробь, можно любой другой способ нумерации.
- дата составления. Проставляется фактическая дата составления, она может отличаться от срока введения штатного расписания в действие (например составленное в декабре текущего года штатное расписание вступает в действие с 1 января следующего года);
- указывается период действия штатного расписания, чаще всего 1 год, и с какой даты оно вступает в силу;
- в правом верхнем углу ставится гриф «Утверждено» и указываются реквизиты приказа об утверждении и введение в действие штатного расписания. Поверх грифа «Утверждено», как правило ставится печать организации, хотя это и не закреплено законодательно.
Бланк штатного расписания 2019 года
Форму бланка можно скачать в любой правовой системе, такой как Консультант или Гарант. Как правило, предлагается к скачиванию формат Word либо Excel, принципиальной разницы здесь нет, но в табличной форме удобнее вести, поскольку в соответствующие ячейки можно внести формулы и документ сам подсчитает количество штатных единиц и фонд оплаты труда.
Порядок заполнения формы Т-3
Графа 1 «Наименование структурного подразделения»
К структурным подразделениям относятся филиалы, представительства, цеха, отделы и т.д.
Начинают обычно с подразделений высшего руководящего звена, затем бухгалтерские и финансовые службы, производство, хозяйственные службы.
Например: правление, отдел финансов и инвестиций, экономический отдел, отдел реализации и т.д.
Графа 2 «Код подразделения»
Здесь кодирование присваивается по тому же принципу, который используется в первой графе и указывает на подчиненность структурных подразделений. Например, отдел финансов и имущества – код 02, подчиненные ему бухгалтерия и экономический отдел будут иметь код 02.1 и 02.2 соответственно. Это графа заполняется редко, в основном на очень крупных предприятиях. И ее можно вообще исключить из документа.
Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации»
Должности вписываются в именительном падеже и единственном числе, полностью, без сокращений.
Работодатель вправе сам определять название должностей, кроме тех, которые связаны с тяжелыми и вредными условиями труда и получением государственных льгот (досрочная пенсия). Эти должности должны вноситься в соответствии с квалификационно-тарифным справочником, либо профессиональным стандартам, которые в настоящее время только еще разрабатываются.
Графа 4 «Количество штатных единиц»
Здесь указывается количество штатных единиц для каждой должности, оно может быть как целым, так и дробным, например 05 или 0,25 ставки, это означает, что количество рабочего времени для такой должности сокращается в два или в четыре раза.
Примечание: при указании должностей и штатных единиц работодатель вправе указывать любое количество, не зависимо от фактически работающих. То есть он может внести в штатное расписание 3 единицы бухгалтера, но принять на работу 2, а 3 единица может оставаться вакантной сколько угодно долго.
Исключением является штатная единица, которая отведена под квоту для инвалидов. О ее вакантности нужно обязательно сообщать в органы занятости.
Графа 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.»
Здесь все зависит от принятых в организации систем оплаты труда. Сюда может проставляться оклад, тарифная ставка, либо различные проценты и коэффициенты.
Если нет возможности проставить конкретные цифры, то можно просто указать форму оплаты труда «сдельная», «аккордная». Но тогда в следующих графах должна быть ссылка на Положение об оплате труда или другой документ, где расписано начисления заработной платы.
Графы 6,7,8 «Надбавки, руб.»
Заполняются согласно Положению об оплате труда и других локально-нормативных документов. Сюда обычно проставляется:
- надбавка за работу в ночное время;
- уборка санузлов;
- северные надбавки;
- прочие доплаты и надбавки.
В этих строках можно просто указать документ в котором все это прописано, особенно если надбавок много. Единственное, что не указывается в этих графах — это надбавки которые начисляются на всю оплату труда. Например, премия, которая платится в размере определенного процента от всех ранее начисленных сумм (оклад или тарифная ставка плюс надбавки).
Графа 9 «Всего в месяц»
Эту графу можно заполнить только если в графах 5-10 суммы прописаны в рублях и за одинаковый промежуток времени (руб./день, руб./час), в противном случае ставится либо прочерк, либо сумма только оклада, умноженного на количество штатных единиц.
Графа 10 «Примечание»
Здесь может указываться локально-нормативный акт, регламентирующий оплату труда, минимальный размер оплаты если он установлен (например оплата сдельная, а в примечании указывается: «не менее 10000 руб.»)
Как уже было сказано выше, работодатель может исключить ненужные ему графы.
Образец заполнения штатного расписания форма Т-3
О чем следует помнить
При заполнении графы 5 штатного расписания нужно помнить, что так называемую «вилку» оплаты труда нельзя проставлять в штатном расписании. Поскольку законодательно установлено, что за равный труд – равная оплата (ст. 22 ТК РФ).
То есть если в одном подразделении 2 штатной единицы бухгалтера, то оклад или тарифная ставка должна быть одинаковой. Но можно устанавливать индивидуальные доплаты и надбавки.
Кто подписывает
Форма Т-3 предусматривает две подписи под штатным расписанием: работника отдела кадров и главного бухгалтера. Если какая то категория отсутствует, то можно обойтись одной подписью, либо соответствующим приказом по организации назначить других лиц.
Сроки и место хранения
Оригинал штатного расписания хранится в отделе кадров либо в бухгалтерии, это определяется документооборотом конкретной организации. В любом случае если оригинал находится в отделе кадров, то в бухгалтерии должна быть копия и наоборот.
Согласно пп. «а» ст. 71 разд. 1.2 «Организационные основы управления» Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558) штатное расписание хранится в организации постоянно.
Внесение изменений
Законодательство не устанавливает срок действия штатного расписания, поэтому оно может быть единственным на протяжении всего срока действия предприятия, а все изменения и дополнения будут оформляться отдельными приказами об изменении штатного расписания.
Работодатель сам принимает решение об изменении данных в штатном расписании, в данном случае он не ограничен во времени и количестве изменений. Исключения составляют случаи предусмотренные законом, например, проведение мероприятий . В этом случае срок внесения изменения установлен Трудовым Кодексом.
Итоги
Штатное расписание является одним из основных документов предприятия любой формы собственности, содержащим важные документы. Поскольку в документообороте не предусмотрено аналогов данному документу, то ведение штатного расписания является не только обязательным, но и необходимым для оптимальной организации работы предприятия.
Видео — как составить штатное расписание предприятия в программе 1С:
ИП на УСН составляет штатное расписание, е сли у него есть наемные работники. Пример заполнения, образец и советы по оформлению штатки есть в статье.
Штатное расписание ИП применяют для оформления организационной структуры, состава и численности работников (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).
Штатное расписание для ИП: обязательно или нет
В Трудовом кодексе РФ не сказано, что штатка должна быть у всех работодателей. Однако нет и документов, отменяющих практику составления. При этом есть веские аргументы в пользу оформления данного документа:
- позволяет определиться с количеством сотрудников, денежными суммами на их содержание и организационной структурой;
- может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг, затрат).
Федеральный закон от 3 июля 2016 г. № 348-ФЗ позволил упростить кадровый документооборот ИП и отказаться от локальных актов, нормы которых есть в типовых трудовых договорах. Значит, от правил трудового распорядка, положения об оплате труда и о премировании, графиков сменности и т. п. Однако индивидуальному предпринимателю оформлять придется. Правда, только в том случае, если он привлекает для работы наемный персонал. ИП без работников штатное расписание не нужно.
Есть вопрос
Когда ИП вправе отказаться от локальных актов?
Чтобы отказаться от локальных кадровых документов, ИП придется подписать со всеми сотрудниками трудовые договоры по типовой форме (Федеральный закон от 3 июля 2016 г. № 348-ФЗ, постановление Правительства РФ от 27 августа 2016 г. № 858).
Перейти на типовые договоры и отменить локальные акты вправе предприниматели, у которых:
- в 2016 году не было работников;
- в 2016 году среднесписочная численность не превышала 15 человек, а доход — 120 млн руб.
Кроме того, такое право есть у предпринимателей, которые применяют патентную систему или зарегистрировались в 2017 году (ст. 4 Федерального закона от 24 июля 2007 г. № 209-ФЗ).
Как составить штатное расписание для ИП
Разберемся, как штатное расписание для ИП на 2017 год оформить по всем правилам.
Штатное расписание для ИП на упрощенке бывает унифицированным или свободной формы, разработанной предпринимателем. Унифицированная форма № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В собственном бланке должны быть обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Унифицированную форму надо заполнять полностью. Например, графы «Разряд» и «Надбавка», если в отношении той или иной должности предусмотрен разряд, а также выплата премий или надбавок. В графе 3 отразите разряд по должности (при наличии). В графе 5 - зарплату в соответствии с системой оплаты труда. В графах 6-8 «Надбавки» укажите стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты), установленные действующим законодательством (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и т. п.), а также введенные по усмотрению ИП (например, связанные с режимом или условиями труда). При этом показатели в графах 5-8 могут быть выражены не только в денежном эквиваленте - в рублях, но и в других единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и т. п.).
Штатка - документ обезличенный. В нем указывают не конкретных сотрудников, а количество должностей и оклады по ним. Сотрудников же назначают на должности приказами ИП уже после утверждения расписания.
Почасовая оплата труда . Когда сотрудникам установлена почасовая оплата труда, зарплата определяется в соответствии с квалификацией и количеством отработанных часов. Если ИП применяет унифицированную форму, в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» укажите размер оплаты труда за час работы в рублях, а в графе 10 «Примечания» - «Почасовая оплата труда» и дайте ссылку на локальный документ, который регулирует .
Совместители. По общему правилу в штатном расписании следует указать все единицы должности (в т. ч. неполные) независимо от того, кем они будут заняты впоследствии: совместителями или основными сотрудниками с неполным рабочим днем. Например, если в графе «Количество штатных единиц» указано значение 0,5, это не означает, что ставка замещается совместителем. Половину ставки может получать и основной сотрудник, например, в случае совмещения профессий (должностей) (ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ).
Смотрите, каким должно получиться штатное расписания для ИП на УСН (пример оформления, образец).
Пример:
Штат индивидуального предпринимателя составляет 10 человек. Месячный фонд зарплаты - 200 000 руб. В штат, в частности, входят:
- главный бухгалтер (оклад 25 000 руб.);
- менеджер по продажам (оклад 20 000 руб.);
- водитель (оклад 15 000 руб.) и т. д.
- ответственный за ведение кадрового учета - главный бухгалтер А.С. Глебова.
Образец штатного расписания для ИП — ниже.
Штатное расписание ИП (образец заполнения)
Как ИП на упрощенке утверждает и меняет штатное расписание
Когда расписание составлено, его должен подписать главный бухгалтер и руководитель кадровой службы (или сотрудник, ответственный за кадровый учет). После этого штатное расписание должен утвердить предприниматель.
Изменения в документ можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость (п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1). Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т. п., в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатного расписания. Например, сокращение численности или штата сотрудников (ст. 180 ТК РФ), организационные или технологические изменения (ст. 74 ТК РФ) и т. д.
Штатное расписание ИП — локальный нормативный акт, который не регулирует трудовую деятельность сотрудников. Поэтому знакомить сотрудников со штаткой не обязательно.