Отчет менеджера продаж. Какие нужны отчеты в отделе продаж для мотивации менеджеров к росту выручки? Годовой отчет менеджера по продажам образец

Если отдел продаж выполняет план это не повод расслабляться. За фасадом все может быть совсем не так радужно, как кажется на первый взгляд.

Любой бизнес это продажи и чем их больше, а средний чек выше, тем лучше для компании. Самый простой способ узнать, чем живет отдел продаж и как справляется со своими KPI – посмотреть отчет. И быстрый, если его сделать в CRM. Показатели для оценки продуктивности могут быть самые разные, мы выделили 20 важных, по которым можно строить отчеты и управлять продажами.

Показатели обычно подразделяют на количественные — заявки, контакты с клиентами и потенциальными покупателями, продажи. И качественные — это про умение выявлять потребности клиента, работать с возражениями, хорошо знать продукт. Можно ли это проанализировать? Да, можно, когда работаешь в CRM. Например, если проверить полноту заполняемости данных о клиенте по итогам звонка.

Финансовые показатели

• Процент выполнения плана за период. Типичная ситуация: менеджеры в начале месяца продают ни шатко ни валко, а ближе к концу делают план. Но это не значит работать эффективно. Цели должны быть не только долгосрочные, но и промежуточные. Например, с понедельной разбивкой 10% - 25% - 35% - 30%.

• Число продаж (сумма). То есть, сколько было проведено сделок и на какую сумму.
• Дебиторская задолженность. План выполнили, а прибыль нет, потому что проплатили не все. По отчету, будет видно кто, сколько должен и когда будет оплата.
• Сумма предоставленных скидок. У Гены небольшой процент скидок по сделкам, а Вася уступает каждому второму клиенту, потому что чувствует себя неуверенно и боится не выполнить план. В итоге компания недополучает прибыль. Отчет поможет определить, в каком случае скидки оправданны, а когда нет.

Коммуникационные

• Звонки новым клиентам. Сколько менеджеры совершают звонков в течение дня, недели, месяца.

• Повторные. То есть число контактов за сделку, чтобы оценить активность менеджера.
• Среднее время звонка. Для каждого сотрудника и общее количество времени потраченного на звонки.
• Встречи, письма, смс, командировки. Чтобы оценить ресурсные затраты менеджера на сделку и сравнить с ее суммой, насколько были оправданы затраты.

Качество обработки базы

• Новые клиенты.
• Число обработанных заявок и качество. Смотрим на соотношение количества звонков и результаты, то есть на заполняемость профилей клиентов, контактных данных, создание задач.

• Клиенты в работе и неперспективные.
• Просроченные задачи. Например, когда менеджер не написал, не перезвонил, не отправил КП, договор, не выставил счет.

Данные по продажам

• Продажи. Число активных сделок в работе по отделу и по каждому менеджеру.
• Новые сделки.
• Распределение сделок по стадиям.

• Чтобы знать, сколько сделок на каждой стадии и как долго они там находятся. Допустим, много скопилось на этапе согласования, потому что Вася не может отправить клиентам договора, т. к. их задерживает юрист. Выяснить в чем причина, поторопить.
• Средняя длительность продажи (для длительных). Есть быстрые сделки пришел — купил (розничный магазин), а есть, которые могут длиться несколько дней или месяцев (установка пластиковых окон, покупка/продажа квартиры, изготовление мебели на заказ). Зная, сколько времени уходит на такой тип сделки, можно контролировать процесс и более точно прогнозировать продажи и прибыль.
• Неперспективные/убыточные по соотношению выгоды и затрат.
• Потенциальная выручка по текущим сделкам.

• Сумма замороженных сделок.
• Упущенная прибыль по проигранным сделкам.

Что можно увидеть по показателям

По результатам можно проанализировать динамику и скорректировать стратегию продаж. Взяли высоту — молодцы, нет — разбираемся в причинах и ошибках. Любые отклонения от нормы сигнал к реабилитационным действиям.

Допустим...

Менеджер Вася в целом выполняет план, но продажи неравномерные и в середине месяца стабильно наблюдается спад. Причина, у Васи много бумажной работы и мало новых клиентов. Перераспределили нагрузку, исправили ситуацию.

Средний чек сделки Василия - 15 тыс., у Геннадия - 10 тыс. Если причина разрыва в разной стоимости реализуемого товара, все в порядке. Если из-за того, что Гена предлагает и делает скидку почти каждому клиенту, есть повод для разговора.

Отчеты менеджера по продажам нужны для регулярного анализа текущей результативности отдела продаж и устранения «узких мест» в процессе продажи.

Основная отчетность отдела продаж должна выстраиваться не в «вороночном виде», а в формате Pipeline.

Отчет в пайплайн может формироваться по разным показателям. Он нагляднее чем воронка продаж демонстрирует динамику показателей.

Pipeline - это современный инструмент системы отчетности для В2В продаж.

Простейший отчет менеджера по продажам в пайплайн показывает сумму сделок на каждом этапе:

Из отчета план/факт за неделю (см. выше) вы понимаете, что для того, чтобы выполнить план продаж в октябре (3 250 000 руб.), вам необходимо за оставшуюся до конца месяца 4-ю неделю закрыть сделок ещё на сумму 506 300 руб.

Из сводного отчета по суммам сделок по этапам цикла за неделю вы увидите, что у Потапова, который выполняет план только на 54%, на этапе 4 находится сделок на 446 600 руб. Значит у Потапова есть резерв для выполнения плана до конца месяца. Отчет менеджера по продажам по суммам сделок по этапам цикла в Pipeline помогает прогнозировать выполнение плана продаж и оценивать потенциал по закрытию.

Если вы выведите графическое представление этого отчета, то получите визуально наглядную демонстрацию недоработок менеджеров отдела продаж:

По графику мы видим, что существует большой разрыв между лидером и отстающим. Потапов – кандидат на «вылет». Для того, чтобы понять, как повысить эффективность этого менеджера, нам необходимо проанализировать его показатели конверсии и изучить причины отклонений. На основании анализа причин дать Потапову тренинг наставника по продажам по "узким" местам в техниках продаж, затем месяц на исправления показателей, и, если не справится, заменить его новичками-стажёрами.

Основная отчетность отдела продаж должна выстраиваться не в «вороночном виде», а в формате Pipeline

Визуальные отчеты менеджера по продажам в пайплайн помогают вам держать руку на пульсе он-лайн и своевременно принимать меры по исправлению перекосов.

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: КОНВЕРСИЯ И ДЛИНА СДЕЛКИ

Отчет менеджера по продажам по конверсии воронки продаж и длине сделок показывает какой процент денег или клиентов переходит на следующий этап процесса продажи, и как быстро это происходит.

Формируйте отчет по каждому менеджеру по продажам и по отделу:

Цифры отчета покажут вам эффективность менеджеров по продажам.

Используйте данные по конверсии (conversion rate ) по окончанию отчетного периода и рассчитайте необходимый вам на следующий месяц объем по лидам, звонкам, встречам, ИП (информационным письмам), КП (коммерческим предложениям) и договорам для того, чтобы выполнить план продаж следующего месяца.

В нашем примере в суммарном отчете по всему отделу продаж конверсия из лида в сделку составляет 17%. Мы можем использовать этот показатель и прогнозировать на следующий месяц необходимое нам количество квалифицированных лидов (Sales Qualifeid Leads), которое должны поставить нам наши Хантеры (менеджеры по продажам) для дальнейшего их утепления и проведения по циклу до закрытия в сделку.

Показатель длины сделки мы контролируем для того, чтобы:

• понимать длину цикла cделки для определенного канала продаж (по региону и/или сегменту клиента);***
• для прогнозирования Cash Flow.

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПО СДЕЛКАМ И КЛИЕНТАМ

Отчет менеджера по продажам по сделкам и клиентам нужно максимально детализировать.

Он содержит в себе максимум информации для анализа и получения полной картины по отделу. В отчете фиксируется вероятность завершения сделки, ее сумма, этап, на котором находится лид.

Преимущество этого отчета в том, что он дает вам возможность анализировать разные предложения одному клиенту. Эти продажи могут находится на разных этапах, быть разного размера и иметь разную конверсию. Этапам сделки присуждается определенный процент вероятности. Чем выше вероятность тем ближе к закрытию сделка:

Сегодня пайплайн-отчеты формируется в CRM-системах. Но его можно сделать и в Excel.

До появления CRM-систем мы вели подобный отчет на в ежедневном отчете менеджера по продажам - "Журнал работ". До сих пор во многих компаниях менеджеры по продажам пытаются сохранить информацию по своим действиям и цифра по сделкам в таблицах Excel.

Используйте для построения ежедневного отчета менеджера по продажам удобную форму в Excel:

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: СВОДНАЯ СТАТИСТИКА

Сводный отчет менеджера по продажам за период это диагноз по эффективности работы менеджера и его наставника - РОПа (Руководителя отдела продаж).

Отчет может содержать данные по опережающим и догоняющим показателям за период: количество КП сделанных за период, их сумму, количество сделок в работе, закрытие сделки - их сумму и количество.

Конверсия по сделкам и предложениям - это результирующие показатели. По ним вы судите о результативности отдела продаж.

В нашем случае из 100 выставленных Коммерческих предложений только 25 становятся закрытыми сделками. При этом конверсия в деньгах всего 14%.

Анализ этих цифр по отчетам каждого менеджера по продажам и их помесячное сравнение позволит вам понять сколько вы теряете сделок и какова динамика ваших продаж.

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПО ЭТАПАМ И СУММАМ СДЕЛОК

Сводный отчет по месяцам по суммам сделок на каждом этапе цикла продажи (Квалификация клиента - Информационное письмо/Презентация - Коммерческое предложение - Сделка - Деньги ) по каждому менеджеру по продажам и по отделу даст представление о динамике результативности ваших сотрудников в техниках продаж:

График построенный на основании этого отчета наглядно покажет наличие сезонности в спросе, а также любые отклонения и дисбалансы, которые могут возникнуть в отделе по разным причинам (уход сотрудника, смена продуктовой линейки, проблемы с маркетингом и проч.):

На приведенном графике есть пик в апреле. Необходимо анализировать его причину. Почему, если ваш отдел продаж смог показать такой результат в апреле, в мае и июне вам не удалось удержать этот рост?

Если подобный анализ по прошлому году подтверждает вам наличие такого же пика в апреле, заранее подготовьте маркетинговые мероприятия для мая и июня, чтобы отчеты менеджеров за эти месяца не показывали спад продаж.

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЕ ОТЧЕТЫ

Для контроля работы своих продавцов вы можете внедрять разные отчеты. Как только вы освоите 6 основных видов отчетов менеджера по продажам, вы сможете настраивать для анализа более детальные персонализированные отчеты, чтобы изучать данные по менеджерам более глубоко.

Вот несколько примеров различных срезов для настройки пользовательских отчетов по менеджерам по продажам:

• Средний размер сделки;***
• Время закрытия;***
• Стоимость привлечения клиентов;***
• Отчет о победах, потерянных сделках и причинах потерь;***
• Среднее количество активностей по менеджеру.

Отчет по продажам позволяет контролировать работу менеджера и принимать решения, влияющие на прибыль магазина. Рассмотрим, как наладить работу отдела продаж и получить те данные, которые необходимы для анализа.

Вы узнаете:

• Какие существуют отчеты по продажам.
• Какие данные необходимо включать в отчет по продажам.
• Как анализировать отчет по продажам и делать выводы.

Для чего нужен отчет по продажам

В теории можно контролировать весь процесс продаж без предоставления отчетности от продавца, однако это обойдется компании слишком накладно. Отчет менеджера по продажам о проделанной работе, образец которого мы рассмотрим ниже, позволяет проконтролировать ситуацию и сделать вывод об эффективности сотрудника.

В отчете по продажам отражаются текущий результат сотрудника и показатели, которые влияют на результат. В большинстве случаев отчеты формируются из фактических результатов. Если работник не достигает установленных планов, руководитель начинает проверять и контролировать его действия.

Как спрогнозировать продажи до конца года

Компании, которые составляют точные прогнозы продаж, на 10 % чаще увеличивают свой годовой доход и на 7,3 % чаще выполняют план продаж. Однако большинство продавцов с трудом могут составить прогноз, который будет близок к реальности.

В статье электронного журнала «Коммерческий директор» - памятка из 5 лучших способов верно спрогнозировать продажи до конца года.

Какие показатели нужно контролировать и анализировать

Существуют стандартные коэффициенты, по которым можно сделать вывод об эффективности работы сотрудников: количество сделанных продаж, выручка, число продаж, сделанных с максимальной наценкой, процент проданных дополнительных товаров (аксессуаров). Наряду с этим есть и коэффициенты, позволяющие вникнуть в причины удовлетворительной или неудовлетворительной работы продавцов.

Отчет менеджера по продажам по основным показателям включает в себя всю необходимую информацию. Количество продаж – это количество клиентов, которые принесли деньги компании. Число продаж, сделанных с максимальной наценкой, – это число клиентов, которые принесли компании максимальную прибыль. Проданные аксессуары – это так называемые сопутствующие товары и услуги, которые иногда приносят даже больше денег, чем основные продажи.

Есть показатели, на которые внимание обращается не так часто, при этом именно они наилучшим образом характеризуют продавца:

• Число контактов и попыток. В течение дня продавцы работают с разным количеством клиентов. Если один продавец контактировал с десятью клиентами, а второй – с одним, можно делать выводы о скорости работы и мотивации сотрудников. Некоторые продавцы сознательно стараются избежать прямого контакта с клиентом, другие работают с клиентом, но окончательную продажу не оформляют.
• Время, проведенное «в полях» в режиме живого общения с клиентом. Некоторые продавцы постоянно работают с клиентами, вторые предпочитают работать в офисе. Может показаться, что первые работают гораздо эффективнее. На практике бывают случаи, когда продавец проводит «в полях» все время, однако ожидаемого количества продаж нет. Этот показатель позволяет понять, в достаточной ли степени продавец мотивирован на успех.
• Процент контактов. Данный показатель можно вычислить по формуле: ПК = Кол-во контактов, которые стали клиентами / Общее число попыток установить контакт. По этому показателю можно сделать вывод о том, умеет ли работник отдела продаж устанавливать контакты с потенциальным клиентом. Если процент контактов слишком низкий, это говорит о том, что надо поменять либо работника, либо установленные скрипты по налаживанию первого контакта.
• Число взятых телефонов. Данный показатель позволяет понять, сколько потенциальных клиентов из числа оповещенных заинтересовались предлагаемыми товарами и готовы стать клиентами. Показателем может быть не только количество телефонов, но и договоренность на выезд специалиста, на отправку коммерческого предложения и т.д. Этот показатель необходимо тщательно отслеживать и анализировать, потому что если продавец делает множество презентаций без какого-либо отклика, это может свидетельствовать о недостаточном качестве продукта или неверно разработанной презентации.

Совет . Бывают ситуации, когда менеджер по продажам собирает множество контактов, но почти никогда не доводит до конца сделки. Это можно обратить на пользу компании: достаточно поставить этого человека именно на поиск новых клиентов, а завершать сделки будут другие специалисты.

• Причины отказов. Некоторые менеджеры по продажам не фиксируют и не анализируют отказы клиентов. Однако этот показатель является достаточно важным: если клиент ушел, значит ему чего-то не хватило.
• Деятельность конкурентов. Сильные и слабые стороны, которые невозможно оценить, наблюдая ситуацию «сверху». Узнав особенности работы конкурентов с точки зрения собственных продавцов, можно заметно увеличить уровень продаж.

Типы отчетов по продажам

Единой формы отчета менеджера по продажам о проделанной работе не существует. Каждый руководитель сам принимает решение, что он хочет видеть, в каком виде и каких результатов планирует добиться от конкретного исполнителя.

Грамотный и своевременный анализ отчетов по продажам позволяет сделать вывод о качестве работы менеджеров по продажам, выявить возможные проблемы, спрогнозировать доходы, перераспределить бюджетные средства и ресурсы.

Чаще всего используются следующие типы отчетов по продажам:

• Ежедневный отчет менеджера по продажам, образец которого вы можете скачать в начале этой статьи. Если в магазине проводятся прямые продажи – стандартный отчет за день. Если есть база с клиентами, в отчет включается число действий с базой – количество совершенных звонков, отправленных писем, проведенных встреч.
• Отчет за неделю. С помощью еженедельного отчета можно понять, какое количество лидов было продвинуто по воронке продаж, а сколько потеряно в процессе. Анализ среднесрочных отчетов по продажам указывает число звонков, которые привели к назначению реальных встреч, и число отправленных коммерческих предложений , по которым был получен отклик.
• Отчет за месяц. Уже можно делать выводы о долгосрочных тенденциях. В ежемесячный отчет по продажам входят все главные показатели – число привлеченных клиентов, средний чек, выручка, прибыль. Из этого отчета можно понять как структуру воронки продаж и величину конверсии, так и то, насколько продуктивно работают продавцы.

При необходимости составляются также квартальные отчеты по продажам, годовые и т.д. Они позволяют понять тенденцию развития компании, перераспределить финансы, доработать сбытовую политику.

Отчет менеджера по продажам: pipeline

Термин «пайплайн» пришел в российский анализ продаж из западной практики. Отчет, сделанный по этому принципу, подробно освещает состояние сделок, которые находятся в портфеле конкретного сотрудника. Работая с pipeline, руководитель может постоянно взаимодействовать с каждым сотрудником и вырабатывать совместные решения, которые приведут к повышению эффективности. Пример отчета менеджера по продажам о проделанной работе, образец которого можно увидеть на любом профильном сайте, включает в себя все данные, необходимые для принятия взвешенного решения .

Чтобы пайплайн заработал, необходимо выполнить 2 условия:

1. Работа и отчеты продавцов происходят с помощью системы CRM.
2. Руководитель использует фильтра в системе CRM, тщательно ранжирует сделки и на выходе получает следующую форму:

Главные показатели в этой таблице – этап сделки и вероятность. Эти показатели взаимосвязаны. Шкала вероятности в первую очередь настраивается на основании того, на каком этапе находится сделка. Степень вероятности зависит от конкретной ситуации – кто является продавцом, кто является покупателем, на каком уровне происходит беседа в случае продаж b2b.

При работе с пайплайн необходимо руководствоваться четырьмя основными принципами:

1. Состояние портфеля каждого менеджера по продажам необходимо отслеживать на регулярной основе. Если это возможно – ежедневно. В первую очередь это касается новых сотрудников, которые только вживаются в коллектив, и работников, которые находятся в «депрессии» или на стадии профессионального выгорания . Для изменения состояния пайплайн продавца необходимо контролировать по реперным точкам в течение дня.
2. Пайплайн не должен засоряться или быть пустым. По отчетам менеджеров по продажам контролируется процесс завершения сделок в оговоренный срок, после чего профессиональная воронка работника заполняется информацией о новых сделках. В идеальном случае наполнение воронки новыми данными должно происходить в автоматическом режиме по мере того, как отрабатываются старые задания.
3. Работа с пайплайн включает в себя постоянный контроль среднего чека. Если сумма чека не достигает определенного уровня, установленного в регламенте, с персоналом назначаются дополнительные встречи, проводятся тренинги по наиболее проблемным этапам продажи, делаются оргвыводы.
4. Стоит помнить, что выручка всегда зависит как от работы менеджеров по продажам, так и от маркетинговой составляющей. На каждом этапе сделки должен присутствовать какой-либо элемент, подталкивающий покупателя заключить договор. К примеру, с коммерческим предложением можно отправить обучающее видео или электронную книгу с полезной информацией. Чтобы деньги по договору пришли в максимально короткий срок, можно предоставить клиенту ограниченную во времени возможность получения дополнительных бонусов (например, скидка или подарок при оплате сегодня).

Первый отчет, который необходимо заполнять – «план оплат на неделю». Так как неделя представляет собой действительно критический срок в ежемесячном прогнозе по закрытию сделок, необходимо сразу научиться контролировать работу именно в этом разрезе.

1. Сформируйте в такую форму

2. Обеспечьте регулярность процесса, при котором менеджеры еженедельно заполняют данный отчет в CRM. Лучше всего, если они будут делать это в конце недельного цикла, когда уже есть определенные наработки и «обещания» со стороны клиентов.

3. Выгружайте изображенную выше форму из системы и обсуждайте ее на еженедельном совещании, например, утром в понедельник. Так вы «прилюдно» подтвердите планы каждого менеджера, чем многократно повысить шансы на их выполнение.

Самый главный пункт в приведенной таблице «Когда оплатит» является ключевым в форме. Его заполнение стимулирует продавцов быть ответственными и делать все для того, чтобы успеть в срок.

Важно понимать, одна «плохая» неделя работы – и вот уже бизнес сталкивается с недополученной прибылью, кассовыми разрывами и проблемами с кредиторами. «План оплат на неделю», в том числе, косвенно влияет на предотвращение подобных ситуаций.

Отчет менеджера продаж: факт оплат на сегодня

Отчет «факт оплат за прошедший день» по большей части выполняет информационную функцию. Благодаря ему руководитель отслеживает ситуацию на ежедневной основе.

Обратите внимание, что в столбце «Статус оплаты» можно указывать следующее:

• оплачено;
• частично оплачено;
• счет на оплате.

Главная особенность данного отчета менеджера состоит в том, что он заполняется несколько раз в день. Руководитель назначает реперные точки для внутридневного контроля исполнения плана. Отслеживать оплаты на основе заполнения «факта оплат на сегодня» вы можете 2-3 раза в день. Например, в 12:00, 16:00 и 18:00. Такой почасовой мониторинг не только дает понимание ситуации, но и стимулирует продавцов.

Отчет менеджера продаж: план оплат на завтра

Отчет менеджера «план оплат на завтра» представляет собой детализацию прогноза на неделю, но только с возможностью ежедневного контроля.

Эта форма заполняется один раз в конце рабочего дня, который предшествует плановому. В конце истекшего дня он исследуется с руководителем и соотносится с «планом оплат на неделю».

Такой анализ позволяет достичь необходимой оперативности в действиях начальника отдела, который на его основании может вовремя скорректировать стратегию продавца.

Отчет менеджера продаж: сводная таблица показателей по отделу

Существует еще одна базовая форма отчета — сводный отчет по типу «доска», на которой динамическим образом изменяются и отображаются показатели выполнения плана по каждому сотруднику отдела. Ее основное назначение – информационно-демонстрационное.

В таком виде она может быть представлена на большом мониторе, либо расчерчена вручную на обычной доске. «Доска» должна автоматически заполняться в CRM, в которой отражены все необходимые показатели по каждому продавцу.

Обратите особое внимание на второй столбец слева «% выполнения плана на текущий день». Он требует дополнительных разъяснений. Это не фактический процент, отражающий насколько выполнен месячный план. На самом деле данный показатель свидетельствует о «скорости» его выполнения. То есть насколько бы был выполнен план каждым из сотрудников, если он продолжит прилагать те же усилия, что и на текущий момент.

Рассчитывается «% выполнения плана на текущий день» по формуле:

Факт на текущий момент: (План на месяц: общее количество рабочих дней в месяце х количество отработанных дней за месяц) х 100

Таким образом, если результат по данному отчету менеджера продаж меньше 100%, то это означает, что он не успевает выполнить план при имеющемся количестве совершаемых усилий и используемых им стратегий.

«Доска» в основном направлена на то, чтобы оказывать психологическое воздействие на продавцов с целью подтолкнуть их к более активным, но в то же время разумным шагам по исправлению ситуации.

Отчет менеджера продаж: пайплайн

Пайплайн – термин, пришедший к нам из западной практики продаж. Он характеризует и детализирует состояние всех сделок, которые находятся на разных стадиях в «портфеле» сотрудника. Работа с пайплайн — это постоянный процесс взаимодействия руководителя с каждым из сотрудников по поводу решений, которые в итоге приведут к оплате.

Для эффективного взаимодействия такого рода необходимы 2 условия:

1. Все работа и отчеты менеджеров по продажам осуществляются через CRM
2. Руководитель ранжирует сделки в CRM с помощью фильтров и выгружает следующую форму.

Ключевые показатели для закрытия сделки в этой таблице – «этап сделки» и «вероятность». Причем они коррелируют друг с другом.

Изначально шкала вероятности настраивается в зависимости от этапа, на котором в данный момент находится сделка. Степени этой вероятности подбираются на основании сформировавшейся индивидуальной практики бизнеса. Они также зависят от отрасли и уровня лица, с которым взаимодействует продавец: менеджер среднего звена, начальник отдела или директор. Приведем реальный пример такой шкалы.

• Отправлено коммерческое предложение - вероятность оплаты до 50%
• Отправили договор - 50−70%
• Договор подписан - 70−90%
• Выставлен счет - 90−100%

Пайплайн и результаты в отчетах каждого менеджера – вещи вполне управляемые. Нужно всего лишь руководствоваться 4 принципами.

1. Общее состояние портфеля каждого продавца отслеживается на регулярной, иногда ежедневной основе. Особенно важно это делать с новичками и сотрудниками, пребывающими в профессиональной «депрессии». Для того, чтобы изменить состояние пайплайн того или иного продавца, контролируйте его по упомянутым реперным точкам внутри дня.

2. Нельзя допускать, чтобы пайплайн «засорялся» или наоборот был слишком «пустым». Контролируйте по отчетам менеджеров процесс закрытия сделок в срок. И вовремя пополняйте персональную воронку сотрудника задачами по новым сделкам. В идеале «наполнение» должно происходить автоматически по мере отработки старых заданий с учетом показателя средней длины сделки. Таким образом, можно достичь необходимого баланса.

3. Работа с пайплайн должна быть настроена с возможностью контроля среднего чека. Если этот показатель не достигает нужного уровня, который установлен в регламентах по бизнес процессам, то необходимо назначать дополнительные встречи с персоналом и проводить тренинги по проблемным этапам.

4. Не следует забывать, что объем выручки зависит не только от усилий продавцов, но и маркетинговой поддержки. Каждый этап сделки должен включать в себя элемент, который будет буквально подталкивать покупателя к оплате. Так, вместе с коммерческим предложением может быть отправлен подарок в виде обучающей электронной книги с полезной информацией. Чтобы оплата произошла быстрее, можно предоставить ограниченную во времени возможность дополнительных бонусов по договору.

.

Кроме того, в течение дня по реперным точкам необходимо проводить летучки. Здесь можно использовать выборочный подход, чтобы разбирать текущую ситуацию конкретного менеджера.

В систему отчетности можно подключить мессенджеры. Через этот канал связи можно получать быструю связь, контролировать рабочую дисциплину.

Мы рассмотрели 5 составляющих эффективной работы с отчетами менеджеров. Она включает в себя настройку целой системы, которая будет вовремя сигнализировать о состоянии каждой сделки в отдельности.

После завершения каждой сделки продавец должен написать отчет о продажах . Это нужно не только самому продавцу, но и компании в целом. Для удобства делайте наброски отчетов после каждого визита к клиенту.

В каждой компании, которая занимается продажами, существует система отчетов по продажам. Эти отчеты проходят путь от продавцов через менеджеров по продажам и доходят до высшего руководства компании.

Отчет о продажах – документ о встречах продавца с клиентами. Различают несколько видов отчетов о продажах.

Отчет о встречах с каждым клиентом , в который внесены следующие данные:

• имя и должность клиента;
• продолжительность встречи;
• количество проданного товара;
• действия компании по обеспечению заказа (сроки доставки).

Ежедневный отчет обычно заполняют в течение рабочего дня и вечером отправляют руководителю. Он содержит информацию о том, что было сделано в течение дня:

• количество посещений за день;
• какие товары были проданы;
• количество проданного товара.

Эти данные необходимы менеджеру по продажам для того, чтобы оценить достигнутые за день результаты.

Картотека клиентов тоже является одним из видов отчетов, который должен вести каждый продавец. Картотека клиентов содержит имена и адреса постоянных и потенциальных клиентов, имена контактных лиц организаций, описание характера бизнеса, отметки о полученных и возможных заказах, а также подробности состоявшихся визитов.

Картотека должна постоянно пополняться актуальной информацией о каждом клиенте. В случае ухода продавца из компании, картотека клиентов передается его преемнику.

Еженедельный отчет содержит описание событий, произошедших за неделю и включает в себя:

• все полученные заказы;
• информацию о новых клиентах;
• информацию об использовании служебного автомобиля (расстояние и расход топлива).

Ежемесячный отчет о работе суммирует данные недельных отчетов. Это ориентир для менеджера для дальнейшего . Он включает в себя:

• обобщенные данные еженедельных отчетов;
• прогноз вероятного объема продаж на следующий месяц;
• объяснения по поводу отклонений от плана продаж.

Отчет о расходовании денежных средств (фиксированной суммы, которую компания выделяет каждому продавцу).

Менеджер по продажам должен постоянно работать с отчетами своей команды. Из них можно почерпнуть много полезной информации. Руководители, ответственные за продажи, используют отчеты продавцов для контроля над деятельностью каждого продавца. Менеджер по продажам может использовать отчеты для дальнейших указаний и правильной постановки или адаптации целей своей команды.

Информация, которую предоставляют продавцы в своих отчетах, помогает менеджеру планировать продажи. Отчет также представляет собой часть , он предоставляет сведения о том, как рынок принимает ваш товар.

Кроме того, из отчетов можно узнать об отклонениях от прогнозируемых продаж и узнать мнение продавцов, почему реальные продажи отличаются от прогнозируемых.

Подготовка отчета о продажах

Продавцы в процессе работы заполняют значительное количество форм, делают много записей и составляют отчеты о продажах. Некоторые из них ежедневные, другие – еженедельные. Так же, как правило, составляется сводный отчет о проделанной работе за месяц.

Составление отчетов по продажам необходимо для того чтобы каждое звено структуры компании работало эффективно. На всех уровнях сбыта компании требуется разный объем отчетов, по восходящей – от рядовых торговых агентов к менеджерам по сбыту и от него к высшему руководству компании.

Объем работы по составлению отчетов возрастает при движении вверх по служебной лестнице компании. Несмотря на то, что отчеты составляют относительно небольшую часть всей работы, особенно на нижних уровнях, они, тем не менее, очень важны.

Главная задача торговых агентов и продавцов – продавать. Поэтому не стоит перегружать их работой по составлению отчетов.

Отчет по продажам должен быть понятным, сжатым, убедительным и содержать факты, которые можно использовать везде, где необходимо. Мнение работника, высказанное в отчете, может быть ценно, но необходимо понимать, что оно может быть субъективным.

Отчет по продажам не должен быть длинным. Как правило, на его подготовку и составление должно уходить не более 15 минут. В идеале отчет нужно составлять как можно быстрее после встречи с клиентом. Если это невозможно, нужно кратко зафиксировать существенные подробности. Многие компании обеспечивают своих агентов специальными блокнотами для записей, которыми они должны пользоваться в ежедневной работе.

Поддерживать отношения с клиентом и выполнять свои обязательства после заключения сделки удается немногим продавцам. Многие из них не всегда помнят, например, о том, что обещали клиенту выполнить его просьбу к определенной дате. Чтобы такого не происходило, уделите особое внимание ведению записей .

Самый простой способ не забывать об обязательствах перед клиентом – пользоваться специальной памяткой (картотекой текущей информации). Эта картотека похожа на гармошку с прорезями, помеченными числами от 1 до 31 и названиями месяцев от января до декабря. Если клиент просит позвонить ему первого числа следующего месяца, просто запишите дату, имя, номер телефона и опустите записку в соответствующую прорезь вашей памятки.

Иногда можно делать пометки в календаре, но если речь идет о документе (письме, карточке потенциального клиента), то лучше положить его туда, откуда его будет легко достать, например, в памятку.

Советы по работе с памяткой

Если вы будете брать памятку с собой на встречи с клиентами, лучше сделать ее закрывающейся, чтобы важные документы не выпали и не потерялись.

Проверяйте свою памятку каждый день. Напишите в своем рабочем календаре напоминание «проверить памятку» на ближайшие три недели.

Подчеркните в документе важные моменты, прежде чем положить его в памятку.

Поставьте дату в верхнем углу соответствующего документа. В конце месяца разложите бумаги следующего месяца.

Держите памятку на рабочем столе или носите с собой.

Чтобы визитные карточки и другие документы небольших размеров не потерялись, прикалывайте их к документам большого формата.

Напишите слово «памятка» на своем рабочем календаре рядом с записями о предстоящих встречах, документы для которых хранятся в памятке.

Если вы будете иметь под рукой записи, вы сможете легко и быстро составить любой необходимый отчет по продажам.

← Вернуться