Во всех организациях иногда случаются ситуации, когда необходимо временно заменить одного из сотрудников. Для проведения этой процедуры по установленным правилам есть определенный разработанный алгоритм действий, начало которому дает приказ о замещении отсутствующего работника.
ФАЙЛЫ
Причины для замещения
Поводом для замены кого-либо из персонала могут послужить самые разные обстоятельства. Наиболее распространенные:
- уход одного из сотрудников на больничный;
- уход в декретный или плановый обычный отпуск;
- отъезд в командировку и т.п.
Следует отметить, что не всегда в таких случаях назначается временный заместитель.
Обычно это требуется, когда отсутствие длится более трех рабочих дней или тогда, когда обязанности работника настолько значимы, что без них нормальная текущая деятельность фирмы невозможна.
Кого можно назначить
Для того, чтобы запустить процесс по замещению временно отсутствующего сотрудника, необходимо сначала подобрать правильную кандидатуру на замену.
Это должен быть человек, обладающий достаточной квалификацией, уровнем образования и опытом.
Он может трудиться на какой-либо должности внутри компании (в этом случае нужно будет заручиться еще и его письменным согласием) или принят «со стороны» на условиях совмещения.
В некоторых ситуациях, для замещения длительно отсутствующего ценного «кадра», на работу принимается новый специалист – тогда с ним должен заключаться отдельный срочный трудовой договор с указанием конкретного ограниченного периода действия.
Порядок замещения
После того, как временный заместитель будет найдет, руководство издает приказ, в котором указывает необходимость замещения, а также условия, на которых оно будет происходить.
Затем с работником заключается дополнительное соглашение к действующему трудовому договору (если это кто-либо из специалистов компании) или же трудовой договор, и после этого человек может приступать к своим новым функциям.
Кто формирует приказ
Директора компаний почти никогда лично не занимаются созданием распорядительной документации. Чаще всего это делают руководители структурных подразделений, юрисконсульты или секретари – в зависимости от того, какое именно распоряжение нужно подготовить.
Приказ о замещении временно отсутствующего работника обычно пишется по инициативе кадрового отдела и оформляется либо в самом отделе, либо секретарем.
Что взять за основу для приказа
Все разрабатываемые приказы должны на чем-то базироваться. В частности, у каждого подобного распоряжения должно быть документальное основание и обоснование.
В качестве основания может быть указана либо статья закона, имеющего непосредственное отношение к сути приказа, либо внутренний документ компании (например, какой-то акт, Положение учетной политики, служебная или докладная записка). С обоснованием все проще – это реальная причина, в связи с которой издается распоряжение.
Кто должен подписать приказ о замещении временно отсутствующего работника
Приказ относится к тем документам, которые всегда исходят от высшего руководства предприятия.
Поэтому данный документ должен быть подписан либо директором организации лично, либо сотрудником, который временно исполняет его обязанности. Также под приказом должны расписаться все лица, в отношении которых он издан и те, кто ответственен за его исполнение.
Таким образом все вышеупомянутые работники засвидетельствуют то, что ознакомлены с распоряжением и готовы его выполнить.
Оформление приказа
Данный приказ можно писать в свободной форме – унифицированный его образен законодательно не установлен (за исключением государственных учреждений – там для всех распорядительных актов существуют свои стандарты).
Однако некоторые руководители предприятий разрабатывают собственный шаблон приказа – если таковой в компании имеется, при составлении распоряжений необходимо ориентироваться именно на него.
Формат документа
Как и оформление приказа, его формат произволен – это значит, что его можно делать в печатном виде или в рукописном, для определения законного статуса документа это никакого значения не имеет. Только один нюанс нужно учесть – электронный бланк надо обязательно распечатать – для того, чтобы директор и все заинтересованные работники могли под ним расписаться.
Что касается печати – она не обязательна (если только руководство не требует ее наличия).
Регистрация приказа
Все распорядительные бланки, подготовленные и подписанные, следует регистрировать в специальном учетном документе – журнале, который обычно находится у секретаря или другого работника, отвечающего за фиксацию начальственных распоряжений. В журнал достаточно внести название приказа, дату его составления и номер.
Как хранить
Изданный приказ нужно в обязательном порядке сохранять определенный период времени – он определяется либо действующим законодательством, либо внутренними нормативными актами.
После того, как срок хранения пройдет, бланк можно передать в архив или утилизировать (с соблюдением процедуры, также прописанной в законе).
Образец приказа о замещении временно отсутствующего работника
Если вам поручено создать приказ о замещении временно отсутствующего работника, посмотрите приведенный ниже пример – на его основе вы с легкостью оформите нужное вам распоряжение.
Вначале документа укажите:
- название компании;
- наименование приказа;
- его номер, место и дату составления.
Затем, ниже дайте основание и обоснование для его формирования. Далее, после слова «Приказываю», впишите:
- должность и ФИО работника, на которого возлагаются обязанности по замещению;
- период, в течение которого данные функции должны исполняться;
- условия замещения (перечень обязанностей и условия можно указать в отдельном приложении);
- ответственного за выполнение данного приказа сотрудника.
По необходимости дополните приказ всей прочей нужной информацией, имеющей значение в вашем случае.
В конце соберите подписи со всех заинтересованных лиц.
Государство гарантирует своим гражданам не только право на труд, но и ежегодное право на отдых. Когда сотрудник уходит в отпуск, следует перепоручить исполнение его профессиональных обязанностей кому-то другому. Как оформить замещение на время отпуска работника с соблюдением требований законодательства? Как оплатить труд работника, который работает и за себя и за отдыхающего коллегу? А как быть, если в отпуск уходит руководитель организации или главный бухгалтер?
Как оформить замещение работника?
Если работник уходит в отпуск на несколько дней, то необходимости искать замену у работодателя обычно не возникает. Но если отпуск длительный, например, декретный, то следует найти нового работника или поручить кому-либо выполнение этих обязанностей.
Работодатель может поступить следующим образом:
Замещение сотрудника через найм по срочному трудовому договору
Одним из вариантов замещения сотрудника на время отпуска является . Таким образом организация может принять сотрудника со стороны для исполнения трудовых обязанностей работника, ушедшего в отпуск. Но срочный трудовой договор может быть обжалован в суде при последующем увольнении временного работника, если не будет представлено доказательств выхода на работу основного. Если в соглашении написано, что сотрудник принимается до возвращения из отпуска другого работника, то уволить его можно по совершении этого события. Расторжение трудового договора до окончания периода, указанного в нем, будет незаконным и может быть обжаловано в суде. В этом случае работодателю придется оплатить время вынужденного прогула за весь период, пока будут длиться судебные тяжбы. Одним из вариантов замещения может быть найм удаленного сотрудника (фрилансера), → .
В документе необходимо указать период действия и основания для его заключения, например, предоставление отпуска работнику. Если с основанием все понятно, то вопрос срока действия трудовых отношений весьма неоднозначный. Когда четко известно, на какое время предоставляется отпуск, то проблем с отражением срока в договоре возникать не должно. Но может быть, что сотрудник, ушедший в отпуск, заболел в этот период и вышел на работу позже. Ведь если в соглашении указан один срок, а работник продолжает трудиться после его завершения, то оно может стать постоянным. Чтобы избежать такой проблемы, рекомендуется указывать не точную дату завершения трудовых отношений, а формулировку «на период временного отсутствия (Ф.И.О. работника, которого замещают)».
Замещение работника через совмещение нескольких профессий
Чтобы правильно оформить замещение сотрудника на время его отпуска, следует получить письменное согласие на совмещение должностей. Этот вариант, как правило, экономически подходит работодателю больше. Расходы на оплату в случае совмещения должностей меньше, чем заработная плата нового работника, принятого на работу. Работник, совмещающий обязанности, не освобождается от своей основной работы.
При оформлении совмещения на строго установленный период необходимо правильно составить приказ. Часто в этом документе не указывают срок, в течение которого будет производиться доплата за совмещение. В таком случае снять их с работника нельзя, он будет иметь право на получение выплат, и суд в дальнейшем подтвердит это.
Возможна ситуация, когда сотрудник не согласен временно исполнять функциональные обязанности другого. Принудить его работодатель не может, любые действия в этом направлении будут противозаконными и могут иметь серьезные неприятные последствия для организации.
Все решения, касающиеся выполнения дополнительных обязанностей работником, должны оформляться письменно. Устные договоренности не имеют никакой силы, не могут быть основанием для последующей оплаты.
Совмещение профессий представляет собой выполнение дополнительных обязанностей по иной профессии. Если работник будет исполнять дополнительные обязанности по своей профессии (должности), то это оформляется как увеличение объема работ.
Оформляя совмещение профессий, важно соблюсти определенный порядок действий:
- заключить дополнительное соглашение к трудовому договору с обязательным отражением срока исполнения добавочных функций, их характера и величины доплаты;
- составить приказ о совмещении. Форма документа произвольная, но необходимо отразить следующие реквизиты – обязанности, срок совмещения, размер доплаты;
- получить роспись сотрудника об ознакомлении с приказом.
Трудовые функции отсутствующего можно передать не одному, а распределить между несколькими работниками. В таком случае с каждым следует заключить дополнительные соглашения к трудовому договору, письменно отразить обязанности и оплату, заручиться письменным согласием работника.
Замещение работника через временный перевод
Не требуют письменного согласия случаи, связанные с производственной необходимостью (аварии, несчастные случаи на производстве и т.д.). Но такой перевод возможен только на один месяц. При этом оплата труда должна быть не ниже средней зарплаты на предыдущей работе, обязательно составление приказа с письменной отметкой об ознакомлении с ним сотрудника.
Временный перевод возможен на период, когда отсутствующий работник вновь приступит к исполнению своих обязанностей.
При временном переводе следует составить:
- дополнительное соглашение к трудовому договору;
- приказ;
- заручиться письменной отметкой сотрудника об ознакомлении с приказом.
Особо тщательного подхода требует оформление сотрудников, замещающих материально-ответственных лиц.
Внутреннее и внешнее совместительство
Характерным отличием в оформлении внутреннего совместительства является необходимость заключения отдельного трудового соглашения. Связано это с тем, что работник будет делать новую работу в другое, свободное от основного труда время. Этот документ можно заключить с теми лицами, на которых не распространяются ограничения, отраженные в ст. 282 ТК (возраст до 18 лет, вредные или опасные условия труда и т.д.). В трудовом соглашении должно быть указано, что работник принимается на должность на условиях совместительства.
Порядок оформления внутреннего совместительства:
- издание приказа о приеме на работу по совместительству;
- ознакомление работника с приказом под роспись;
- внесение записи в трудовую книжку;
- заполнение отдельной личной карточки.
По внешним совместителям сохраняется та же последовательность документального оформления, перечень ограничений, продолжительность работы и порядок оплаты, что и для внутренних.
Как проходит замещение руководителя
К замещению руководителя на время отпуска предъявляются определенные требования. Обычно это обязательство возлагается на заместителя, в трудовом договоре которого такое обстоятельство оговорено. Это позволяет не издавать никаких дополнительных соглашений. Если же такая возможность в трудовом соглашении не оговорена, то необходимо издать приказ о замещении руководителя. Также порядок замещения руководителя можно отразить в должностной инструкции заместителя. В этом же документе нужно указать, имеет ли право подписи заместитель во время отсутствия руководителя.
Ответы на актуальные вопросы
Ответ. Оплату труда в период замещения главы следует производить согласно приказу, который следует издать руководителю перед уходом в отпуск. В период совмещения обязанностей, увеличения объемов работы заместителю полагается доплата, величина которой устанавливается по соглашению сторон в зависимости от объема дополнительных функций. Если же приказом или дополнительным соглашением не предусмотрена доплата, то оплата труда останется на этот период в прежнем размере.
Вопрос №2. Руководитель предприятия ушел в очередной отпуск. На период отдыха директора его обязанности приказом поручено исполнять главному инженеру. Как правильно это классифицировать, как замещение или совмещение? Надо ли производить доплату?
Ответ. Поскольку главный инженер не прекращает исполнять свои профессиональные обязанности на время замещения директора, то это следует расценивать как совмещение. Поэтому необходимо производить доплату работнику. Величина доплаты определяется соглашением сторон. Закон не регламентирует ни минимальный, ни максимальный размер такой доплаты.
Вопрос №3. График продавца в магазине «шесть дней через шесть». В сентябре один продавец уходит в отпуск, второй будет работать за него после своей смены. Допустимо ли это? Как оплачивать труд при замещении?
Ответ. Такой случай не относится к замещению сотрудника. Это работа в выходные дни. При согласии работника закон этого не запрещает. Основной нюанс заключается в оплате труда. Поскольку это работа в выходные дни, то работодателю придется оплачивать ее не менее, чем в двойном размере.
Вопрос №4. Главный бухгалтер уходит в отпуск. Может ли право второй подписи получить директор, а остальные обязанности на этот период возложить на бухгалтера по зарплате?
Ответ . Нет. Предоставить директору возможность подписывать финансовые документы за себя и главного бухгалтера нельзя. Перед уходом в отпуск главного бухгалтера необходимо обратиться в обслуживающий банк с заявлением об изменении образцов подписей в карточке и передать право второй подписи другому сотруднику. Кроме того необходимо заключить дополнительное соглашение с бухгалтером по заработной плате с отражением суммы доплаты за совмещение. Затем нужно издать приказ о передаче обязанностей главбуха бухгалтеру по зарплате и указать, что право подписи финансовых документов не передается.
Вопрос №5. Как правильно провести документальное оформление замещения обязанностей кассира главным бухгалтером на период пребывания его в очередном отпуске?
Ответ. Перед предоставлением кассиру очередного отпуска нужно составить дополнительное соглашение к трудовому договору с работником, который будет его замещать. В этом документе следует отразить величину доплаты, если таковая будет производиться. Кроме того исполнение обязанностей кассира требует заключения договора о полной материальной ответственности. Затем следует издать приказ о совмещении. Кассир должен передать дела главному бухгалтеру, для чего в обязательном порядке проводится инвентаризация кассы.
Формирование заявления на замещение во время отпуска необходимо в тех случаях, когда один из сотрудников изъявляет желание заменить коллегу в период его отдыха.
ФАЙЛЫ
Что это такое замещение
Замещение на время отпуска подразумевает под собой временное исполнение работником функций другого сотрудника. При этом замещение возможно в двух вариантах:
- временного перевода;
- совмещение.
Временный перевод обозначает, что работник освобождается от исполнения своих должностных функций и полностью сосредотачивается на обязанностях отсутствующего коллеги. При совмещении такого нет: человек выполняет работу отдыхающего сослуживца в качестве дополнительной нагрузки к своим обязанностям.
Кого можно замещать, условия замещения
Замещать можно любого работника предприятия, даже директора. Важным условием является соответствие квалификации, уровня образования, опыта работника к той должности, которую он претендует замещать.
Например, если речь идет о главном лице компании, то замещать его может только сотрудник, входящий в руководящий состав (главный бухгалтер, главный инженер, директор по персоналу, директор по общим вопросам и т.д.).
В отношении других сотрудников действует то же правило: маркетолога может замещать специалист маркетингового отдела, обладающий соответствующей профессиональной подготовкой, бухгалтера – работник отдела бухгалтерии, электрика – другой электрик и т.д.
На период замещения сотруднику предоставляется соответствующая оплата труда и все прочие условия, сопутствующие той должности, на которой он временно оказался.
При этом в законодательстве никаких указаний относительно доплаты нет – все отдается на откуп сторонам соглашения.
Для чего нужно писать заявление
Стремление к выполнению функций отсутствующего на рабочем месте человека вполне объяснимо – оно дает возможность дополнительного заработка. Кроме того, временно осуществляя обязанности своего коллеги, сотрудник имеет возможность продемонстрировать начальству какие-то новые навыки и умения, заслужить дополнительные бонусы.
Однако просто так приступить к исполнению трудовых задач другого лица нельзя – первым делом необходимо написать соответствующее заявление. Оно послужит свидетельством того, что работник замещает своего коллегу добровольно.
Устные договоренности, которые порой встречаются в организациях, неправомерны.
Устные договоренности, которые порой встречаются в организациях, неправомерны.
В случае возникновения разногласий и спорных ситуаций между работодателем и подчиненным именно заявление послужит доказательством того, что замещение происходило в рамках закона.
Может ли руководство принудить к замещению сотрудника на время отпуска
В соответствии с Трудовым кодексом РФ руководство организации не имеет права заставить подчиненного исполнять обязанности его коллеги на время отпуска.
По закону работники должны исполнять только те функции, которые прописаны в их трудовых договорах. Все остальные действия, влекущие за собой увеличение объема рабочих обязанностей, они могут осуществлять только при отдельном на это личном согласии, зафиксированном в письменном виде.
Можно ли отказаться от замещения до истечения его срока
Как сотрудник организации, так и директор, имеют право расторгнуть соглашение о замещении отсутствующего сотрудника до истечения его периода. Единственное, что для этого нужно сделать: за три дня поставить вторую сторону в известность о своих намерениях. При этом указывать причины такого решения строгой необходимости нет.
Особенности формирования заявления, общие моменты
В случае, если перед вами встала задача по составлению заявления на замещение коллеги на время его отпуска, а вы не знаете, как грамотно это сделать, прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите пример – на его основе у вас без труда получиться сформировать собственный документ
Для начала – общая информация, которая имеет отношение ко всем подобного рода бумагам.
- На сегодня стандартного, унифицированного образца заявления на замещение нет, поэтому писать его разрешается в свободной форме. Также можно сделать его по типу разработанного и утвержденного внутри фирмы шаблона документа.
- Для заявления подойдет как обычный лист бумаги любого удобного формата (предпочтительно А4 или А5) или фирменный бланк (обычно, если такое требование устанавливается внутри предприятия). Заявление допускается набирать на компьютере, но с обязательным последующим распечатыванием, либо же писать собственноручно – в случае необходимости доказать его подлинность это сыграет свою роль.
- Бланк следует делать в двух одинаковых экземплярах , один из которых нужно передать работодателю, второй – оставить у себя, предварительно заручившись на нем отметкой о вручении копии представителю организации.
- По своему составу заявление должно отвечать некоторым нормам делопроизводства, а по тексту содержать ряд определенных сведений. К последним можно отнести:
- должность, ФИО руководителя;
- наименование компании;
- должность и ФИО работника;
- должность и ФИО замещаемого работника;
- период, на который это замещение происходит.
Остальную информацию можно вносить в зависимости от индивидуальных обстоятельств.
Бланк должен быть подписан заявителем – без его автографа он не обретет законного статуса и датирован.
После составления заявления
После того, как работник напишет заявление на замещение коллеги на время отпуска, между ним и руководством организации составляется соответствующее дополнительное соглашение к трудовому договору.
В дальнейшем на основе заявления издается приказ от имени директора, в котором указывается наименование замещаемой должности, период замещения и все его условия, а также назначается ответственное лицо.
После выпуска данного приказа сотрудник может приступить к осуществлению трудовых обязанностей по замещению, а как срок замещения истечет, он обязан вернуться к исполнению только тех трудовых функций, которые прописаны в его трудовом договоре.
Каждый работник в организации выполняет ряд обязанностей. При этом любой сотрудник имеет право на отдых, такой как ежегодный отпуск. Также отсутствовать на рабочем месте работник может во время болезни или декретного отпуска. В таких ситуациях на его должность временно назначают другого сотрудника или нанимают нового по срочному договору. При таких обстоятельствах, прежде всего, следует правильно оформить документы для замещения. Об этом пойдет речь далее.
Замещение временно отсутствующего работника на время отпуска ТК РФ
При уходе работника в отпуск требуется возложение его обязанностей на другого сотрудника. В соответствие с Трудовым кодексом, существуют 4 варианта для решения этого вопроса:
- перевести другого сотрудника на время, когда второй отсутствует;
- оформить работу по совместительству;
- предложить совмещение с доплатой;
- нанять нового работника, подписав срочный договор.
Перевод означает изменение функций работника на время отпуска другого сотрудника. Регламентируется такое действие ст. 71 ТК РФ. Чтобы оформить срочный договор необходимо учитывать положения, указанные в ст. 59 ТК РФ. Совместительство предполагает выполнение определенных обязанностей во время, отличное от основной работы на основе ст. 66 ТК РФ. Наконец, совмещение осуществляется наряду с выполнением основных функций, учитывая предписания ст. 60 ТК РФ. Также бывают случаи, когда заместить нужно работника, который работал по срочному договору. При этом работодателю обязательно нужно оформить служебную записку.
Кто может замещать главного бухгалтера и директора на время отпуска?
Директор организации и главный бухгалтер, как и остальные работники, вправе на отпуск или больничный. Если у данных начальников есть заместители, то именно для них предполагается замещение. При наличии нескольких заместителей руководитель должен оформить приказ о назначении конкретного лица, либо распределить, какие обязанности будет выполнять каждый.
В случае, когда должность заместителя не предусмотрена на предприятии, то имеет место оформление приказа на замещение на то время, пока директор или главный бухгалтер отсутствуют. Замещать директора могут сотрудники руководящего состава, например, главный инженер, финансовый директор, директор по персоналу. Относительно главного бухгалтера, то чаще всего его функции выполняет финансовый директор или бухгалтер. При его долгом отсутствии могут нанять нового сотрудника, имеющего такую профессию.
Замещение на время отпуска любого работника требует оформление соответствующего приказа, содержащего следующие сведения:
- причина, из-за которой следует замещение;
- данные сотрудника, который отсутствует и который будет его замещать на время;
- сроки выполнения обязанностей по замещению;
- трудовые функции нового работника;
- номер приказа, дата, подпись замещающего сотрудника;
- подпись работника, уходящего в отпуск.
Сотрудник, который будет замещать своего коллегу, должен дать согласие на это. Прежде всего следует словесная договоренность о сроках и оплате такой работы. После этого заместителю следует написать заявление с просьбой выполнения чужих обязанностей. Как его нужно оформлять? Унифицированной формы оно не имеет.
Необходимо составить его по следующему принципу:
- указать, кому адресуется заявление, включая ФИО руководителя, должность и название компании;
- зафиксировать от кого оно исходит, то есть ФИО и должность заместителя;
- написать наименование документа;
- указать просьбу стать заместителем на время отпуска коллеги;
- прописать сроки замещения и должность, которую будет занимать;
- дата и подпись со стороны заявителя.
При оформлении замещения работника, который отсутствует, первым вопросом становится то, в каком размере будет доплата и положена ли она вообще. Нужно понимать, каким образом происходит эта процедура. Это значит, что зависит все от того, освобождается ли новый сотрудник от своих предыдущих обязанностей или нет. При выплате дополнительной суммы расчет происходит на основе договоренности между руководителем и заместителем.
Итак, если заместитель будет оформлен переводом и при этом будет освобожден от своих обычных функций, то доплата чаще всего не предусматривается. Однако в ТК РФ указано, что зарплата заместителя устанавливается не меньше той, которая была у него до факта замещения. Обязательная доплата предусмотрена только при совмещении должностей. Согласно ст. 151 размер ее устанавливается по соглашению, а никаких формул расчета не предусмотрено.
Таким образом, когда работник отсутствует на работе в связи с отпуском, на его место находят другого сотрудника для исполнения обязанностей временно. Такое замещение оформляется согласно законодательным нормам, а также в ряде случаев предусматривается доплата, прописанная в соглашении.
Отпуск в соответствии с трудовым законодательством – неотъемлемая часть отдыха любого работника. При этом бизнес должен функционировать и без конкретного человека или даже сразу нескольких трудовых единиц. В такие моменты у работодателя возникает резонный вопрос: как же правильно организовать замещение на время отпуска , чтобы не нарушить трудовое законодательство. Об этом и пойдет речь в статье.
Понятие
Трудовой кодекс допускает возможность назначать человека на должность другого работника, пока последний пребывает на отдыхе. Днем приема обычно выступает день начала отпуска, а день окончания приходится на сутки раньше, чем основной работник выходит на службу. Возможность использовать прописана в статье 72.2 ТК РФ.
Обязанность или возможность?
Чтобы временно назначить на место другого сотрудника, руководитель организации должен получить у работника, выходящего на замену, письменное согласие. Однако это правило не действует на ряд случаев, закрепленных в трудовом законодательстве.
Не получив твёрдое «да» от своего подчиненного, руководитель имеет право самостоятельно перевести его на другую работу. Но не дольше чем на один месяц. Более такого: возможность такой замены может быть и не прописана в трудовом договоре. Между тем, замещение временно отсутствующего работника на время отпуска без согласия заместителя в этом случае возможно только в силу следующих сложившихся обстоятельств:
- различных катастроф в результате природных или техногенных катаклизмов;
- аварий на производстве;
- несчастных случаев во время рабочего процесса;
- возгораний, приведших к пожару;
- наводнений;
- землетрясений;
- массовых голодовок;
- распространения каких-либо заболеваний (эпидемии);
- чумы или других массовых заболеваний животных;
- иных случаев, вызвавших последствия, представляющие угрозу для жизни человека или нормального проживания части или сразу всего населения.
Во всех остальных случаях нанимателю придется получить согласие от замещающего работника. Только после этого можно будет оформить его перевод под замену. В противном случае имеет место нарушение трудового законодательства, что может повлечь административную ответственность.
Как оплачивается
Порядок расчета заработной платы при замещении на время отпуска зависит от обстоятельств. Если работник был переведен под замену из-за чрезвычайной ситуации, то размер оплаты его труда на это время не должен быть ниже, чем на обычном месте его работы.
Когда замещение ни с какими природными или техногенными событиями не связано, а имеет место обычный выход основного работника на отдых, размер оплаты труда заместителя определяют индивидуально. В специальном соглашении прописывают информацию о порядке исчисления уровня дохода. На его размер влияют следующие факторы:
- уровень квалификации;
- сложность, объем и качество выполняемой работы;
- обстоятельства труда.
При расчете исходные данные берут из штатного расписания. Но на практике зарплата во время замещения может быть, как выше, так и ниже, чем на прежнем месте. В любом случае, параметры дополнительных выплат прописывают в соглашении.
Перевод заместителя на постоянную работу
Иногда люди после отпуска сразу увольняются. Заместители же могут быть переведены из разряда замов на постоянную работу в новой для себя должности. Такая возможность существует. Иногда это происходит само-собой.
Имейте в виду
Оставить на новой должности руководитель имеет право только тогда, когда сам работник не изъявил желания вернуться на прежнее место.
В такой ситуации человека переводят уже на постоянную работу в конкретной должности. Взаимоотношения между ним и работодателем будут основываться на трудовом договоре, а составленное ранее соглашение о замещении на время отпуска автоматически утратит свою силу.
Оформление
Если назначение замещающего лица не связано с какими-то чрезвычайными обстоятельствами, то составление работником заявления – обязательный этап. Его пишут по стандартной схеме (требований в законе нет).
Заявление должно иметь следующие атрибуты:
- указание того, на чье имя составлено заявление, и от кого оно исходит (не только Ф.И.О., но и должности обеих сторон);
- прописывают слово «Заявление»;
- в самом тексте работник должен выразить свое согласие о замещении на время отпуска другого работника; тут же указывают причину, по которой происходит замещение (отпуск основного работника с указанием дат);
- обязательно указывают, на какую должность переходит замещающий и на какой срок (дата начала и окончания работы в качестве заместителя);
- прописывают дату составления документа;
- указывают должность и инициалы составителя заявления, ставят подпись.
Вот примерный образец заявления о замещении на время отпуска
:
Наличие заявления не означает, что руководителю не нужно составлять дополнительное соглашение к трудовому договору. В этом документе прописывают:
- какие именно функции будут лежать на сотруднике;
- как она будет оплачена;
- сколько будет длиться.
После оформления этих документов сам работодатель или ответственное лицо составляет приказ на замещение на время отпуска. Образец , который расположен ниже, позволит заполнить документ правильно.
Используют для этого обычно стандартные формы Т-5 или же Т-5а. Ознакомление заместителя с данным приказом – обязательно. Об этом должна свидетельствовать его подпись.
Замещение новым работником
Иногда на время отдыха основного работника в качестве заместителя принять из штата некого. В этом случае можно временно взять нового сотрудника, заключив с ним срочный трудовой контракт (ст. 59 ТК РФ).
Совместитель вместо заместителя
Совсем необязательно для замещения переводить сотрудника с его привычного места работы. Он может выполнять обязанности сразу за двоих – себя и человека, ушедшего в отпуск. Такая возможность определена в статье 60.2 ТК РФ.
Для совместительства согласие работника тоже будет обязательным условием. Оформление происходит в этом случае уже несколько по-иному.