În Rusia, trei tipuri de semnături pot fi utilizate în gestionarea documentelor electronice: simple, îmbunătățite necalificate și îmbunătățite calificate. Să vedem în ce se deosebesc unele de altele, în ce condiții sunt echivalente cu documentele scrise de mână și dau forță legală dosarelor semnate.
Semnătură electronică simplă sau SES
O semnătură simplă o reprezintă codurile de acces familiare din SMS, codurile de pe carduri răzuibile, perechile de autentificare-parolă în conturile personale de pe site-uri web și în e-mail. O semnătură simplă este creată prin intermediul sistemului informațional în care este utilizată și confirmă că semnătura electronică a fost creată de o anumită persoană.
Unde este folosit?
O semnătură electronică simplă este folosită cel mai adesea pentru tranzacții bancare, precum și pentru autentificarea în sistemele informaționale, pentru obținerea de servicii guvernamentale, pentru certificarea documentelor în cadrul unei companii. managementul documentelor electronice(denumit în continuare EDI).
O semnătură electronică simplă nu poate fi utilizată la semnare documente electronice sau într-un sistem informaţional care conţine secrete de stat.
Forța juridică
O semnătură simplă este echivalentă cu o semnătură scrisă de mână dacă aceasta este reglementată de o semnătură separată act juridic sau a fost încheiat un acord între participanții la FED, care prevede:
- reguli prin care un semnatar este determinat de simpla lui semnătură electronică.
- obligația utilizatorului de a păstra confidențialitatea părții private a cheii PES (de exemplu, parola din perechea „login-parolă” sau codul SMS trimis la telefon).
În multe sisteme informatice, utilizatorul trebuie mai întâi să-și confirme identitatea în timpul unei vizite la operatorul de sistem pentru ca PEP-ul său să aibă forță juridică în viitor. De exemplu, pentru a obține un cont confirmat pe portalul Serviciilor de Stat, trebuie să veniți personal la unul dintre centrele de înregistrare cu un document de identificare.
Semnătură electronică necalificată sau NEP
O semnătură electronică necalificată îmbunătățită (denumită în continuare NEP) este creată folosind programe criptografice care utilizează cheia privată a semnăturii electronice. NEP identifică proprietarul și, de asemenea, vă permite să verificați dacă s-au făcut modificări fișierului după ce acesta a fost trimis.
O persoană primește două chei de semnătură electronică de la centrul de certificare: privată și publică. Cheia privată este stocată pe un mediu de cheie special cu un cod PIN sau pe computerul utilizatorului - este cunoscută numai de proprietar și trebuie păstrată secretă. Folosind cheia privată, proprietarul generează semnături electronice cu care semnează documentele.
Cheie publică semnătura electronică este disponibilă tuturor cu care proprietarul său conduce EDF. Este asociat cu cheia privată și permite tuturor destinatarilor documentului semnat să verifice autenticitatea semnăturii electronice.
Faptul că cheia publică aparține proprietarului cheii private este menționat în certificatul de semnătură electronică. Certificatul este, de asemenea, emis de o autoritate de certificare. Dar atunci când utilizați NEP, nu trebuie să creați un certificat. Cerințele pentru structura unui certificat necalificat nu sunt stabilite în Legea federală nr. 63-FZ „Cu privire la semnăturile electronice”.
Unde este folosit?
NEP poate fi utilizat pentru EDI intern și extern dacă părțile au convenit în prealabil asupra acestui lucru.
Forța juridică
Participanții EDI trebuie să respecte condiții suplimentare, astfel încât documentele electronice certificate de NEP să fie considerate echivalente cu documentele pe hârtie cu semnătură de mână. Părțile trebuie în mod necesar să încheie un acord între ele privind regulile de utilizare a NEP și recunoașterea reciprocă a forței sale juridice.
Cum se obține o semnătură electronică de la un centru de certificare? De unde să cumpăr electronic semnătură digitală? Ce reglementează legea semnăturii electronice?
Vremea este mizerabilă: ploaie și zăpadă, vânt străpungător. Mai mult, acest proces se află la Curtea de Arbitraj, pentru care sunt necesare urgent documente suplimentare. Dacă aș putea să-i trimit acolo fără să plec de acasă... Îți este cunoscut ceva asemănător?
În prezent, semnăturile electronice sunt folosite atât de persoane juridice, cât și de persoane fizice. Este recunoscut de tribunale, autorități de reglementare și agenții guvernamentale.
Materialul de publicare vă va permite să vă faceți o idee clară despre procesul de înregistrare și utilizare a semnăturilor digitale.
1. Ce este o semnătură digitală electronică
Să începem cu conceptul de bază al articolului.
Semnătură electronică digitală(EDS) - un analog al unei semnături personale, oferă posibilitatea de a aviza documentația electronică. Servește drept garant al integrității și autenticității sale.
O semnătură electronică (ES) vă permite să:
- autentificarea sursei mesajului;
- controlează consistența expedierii;
- face imposibilă refuzarea faptului că un mesaj a fost aprobat.
Schema de semnătură electronică include două procese: un algoritm de generare a semnăturii și un algoritm de verificare.
Pentru a vizualiza mai bine acest proces, l-am descris schematic.
Adesea apare întrebarea cu privire la legalitatea unei astfel de aprobări. Există o mare practică judiciară în această chestiune care confirmă legalitatea semnăturilor digitale.
Exemplu
Decizia Tribunalului Volga-Vyatka într-unul dintre cazurile examinate în 2010 este orientativă.
Compania „A” a depus o cerere împotriva partenerului său, compania „B” pentru returnarea fondurilor pentru bunurile livrate, dar neplătite. Pe parcursul tranzacției au fost utilizate documente electronice certificate prin semnătură digitală.
Pârâta a explicat lipsa plății spunând că documentele prezentate, astfel certificate, sunt nevalide, deci nu pot servi drept bază pentru efectuarea plăților.
Instanța nu a acceptat explicația pârâtei, întrucât între foștii parteneri fusese semnat anterior un acord adițional, care permitea utilizarea documentației vizate prin semnătură electronică în cadrul acestor raporturi contractuale.
Și, prin urmare, toate documentele sunt întocmite corespunzător și au viză persoana autorizata. Instanța a satisfăcut integral cererea.
Reglementarea semnăturilor electronice se realizează în cadrul Legii federale nr. 63 „Cu privire la semnăturile electronice”.
Îi reglementează utilizarea:
- în tranzacțiile civile;
- furnizarea de servicii publice;
- furnizarea de servicii municipale;
- îndeplinirea funcțiilor guvernamentale etc.
Există câteva cerințe pentru EP.
Principalele sunt:
- ușurință de autentificare;
- dificultate mare a falsificării sale.
2. Ce tipuri de semnătură digitală există - TOP 3 tipuri principale
Varietățile de semnături digitale sunt prevăzute de lege. Articolul 5 din Legea federală 63 menționează: simplu și consolidat. Întărit, la rândul său, poate fi necalificat (UNEP) și calificat (UKEP).
Să-i cunoaștem mai bine!
Tip 1. Semnătură electronică simplă
Deci, un simplu „autograf” electronic generat folosind coduri speciale (parole) indică faptul că mesajele trimise au fost aprobate.
El nu este învestit cu alte puteri.
Tip 2. Semnătură electronică necalificată îmbunătățită
Această opțiune se formează în procesul de transformare criptografică a informațiilor folosind o cheie de semnătură electronică.
O astfel de aprobare face posibilă nu numai identificarea autorului, ci și identificarea ajustărilor neautorizate ale mesajului trimis.
Tip 3. Semnătură electronică calificată îmbunătățită
Aceasta este cea mai protejată specie.
Are toate caracteristicile UNEP și câteva calități suplimentare:
- cheia de verificare este cuprinsă în certificatul calificat;
- este creat și verificat de UKEP folosind instrumente aprobate de FSB.
3. Unde se utilizează o semnătură electronică - o prezentare generală a principalelor opțiuni
În funcție de tip, semnăturile electronice sunt folosite în diverse domenii.
Domenii posibile de aplicare a semnăturii electronice:
Să ne uităm la fiecare caz de utilizare mai detaliat.
Opțiunea 1. Flux de documente intern și extern
ES este solicitat în special în fluxul de documente intern și extern. Documentația companiei vizată în acest fel este considerată aprobată și devine protejată de ajustări.
Cu fluxul de documente electronice între contrapărți, documentele semnate cu semnătură electronică primesc statut juridic. Pot fi certificate atât contractele, cât și documentele contabile primare (facturi etc.).
Varianta 2. Instanța de arbitraj
Adesea, atunci când se analizează cazuri în cadrul Curții de Arbitraj, pot fi necesare probe suplimentare, care pot fi prezentate în formular electronic.
Certificarea unor astfel de documente prin semnătură electronică este cerută de lege. Apoi au forță juridică și sunt echivalente cu probe scrise pe hârtie.
Astăzi, instanțele de arbitraj ale Federației Ruse acceptă în considerare următoarele documente certificate cu semnătură digitală:
- declarații;
- petiții;
- recenzii.
Opțiunea 3. Fluxul de documente cu persoane fizice
Persoanele fizice semnează încă rar orice document cu semnătură digitală, deși în fiecare an această practică devine din ce în ce mai populară, mai ales în rândul persoanelor care lucrează de la distanță.
O semnătură digitală electronică le permite să facă schimb de acte de acceptare și livrare a serviciilor lor în formă electronică. Cu ajutorul unei semnături electronice, inventatorii individuali au dreptul de a depune o cerere de brevet pe site-ul Rospatent. Proprietarii săi pot scrie o cerere de înregistrare de stat a unui antreprenor individual sau a unei persoane juridice direct pe site-ul web al departamentului fiscal.
Opțiunea 4. Servicii publice
Portalul serviciilor guvernamentale le face viața mult mai ușoară rușilor. Dacă doriți să obțineți acces complet la serviciile portalului fără probleme, emiteți o semnătură electronică.
Cu ajutorul acestuia, puteți interacționa cu poliția rutieră, puteți depune cereri pentru pașaport, oficiul de stare civilă etc.
Opțiunea 5. Autorități de reglementare
Raportare electronică, certificat cu o semnătură electronică calificată, are forță juridică și este recunoscut de autoritățile de reglementare.
Cu ajutorul acestuia, rapoartele sunt transmise nu numai biroului fiscal, ci și Fondului de pensii al Rusiei, Fondului de asigurări sociale, Rosstat etc.
Opțiunea 6. Tranzacționare electronică
Comerțul electronic este site-uri specializate, locuri unde furnizorii și cumpărătorii se întâlnesc, se încheie tranzacții de cumpărare/vânzare de servicii, lucrări și bunuri.
Pentru a participa la acestea, trebuie să achiziționați o semnătură electronică. Documentele astfel semnate confirmă realitatea propunerilor și devin legale.
4. Cum să obțineți o semnătură electronică - 6 pași simpli
Ați auzit că semnătura digitală permite proprietarilor săi să efectueze diverse acțiuni semnificative din punct de vedere legal fără a părăsi biroul sau acasă.
Sunteți dornic să obțineți o astfel de semnătură și să vă alăturați rândurilor norocoșilor proprietari, dar nu știți cum să o faceți corect?
Ai venit la adresa potrivită! În mini-instrucțiunile mele, vă voi spune cum să obțineți un EP rapid și corect.
Pasul 1. Decideți tipul de semnătură electronică
Înainte de a comanda un certificat de semnătură electronică, vă recomand să răspundeți din nou la întrebarea: „De ce am nevoie de el?”
Dacă intenționați să-l utilizați numai pentru gestionarea documentelor electronice interne ale companiei dvs., atunci o semnătură digitală simplă sau necalificată pentru o entitate juridică este potrivită pentru dvs.
Dacă utilizați o semnătură în schimbul electronic extern, atunci aveți deja nevoie de o semnătură electronică calificată.
Pasul 2. Selectați o autoritate de certificare
Centrul de certificare (CA) este o entitate juridică, una dintre activitățile statutare ale căreia este formarea și emiterea de semnături digitale.
Alegeți un CA care este cât mai aproape de locația dvs. Acordați atenție, de asemenea, costului serviciilor și timpului de producție al semnăturii electronice.
S-ar putea să fiți interesat de serviciul „Valoarea la fața locului”, apoi alegeți un centru care oferă acest serviciu.
Pasul 3. Completați și trimiteți cererea
Tipul de semnătură a fost determinat, centrul de certificare a fost selectat și este timpul pentru aplicare.
Îl puteți trimite în două moduri:
- efectuați o vizită personală la birou;
- completați formularul de pe site-ul centrului.
Conține doar cele mai multe informatiile necesare: Nume complet, detalii de contact (telefon, e-mail).
După ce a primit cererea, managerul CA vă va contacta și vă va clarifica toate datele necesare emiterii semnăturii digitale și vă va sfătui cu privire la prețuri și condiții.
Pasul 4. Plătiți factura
După procesarea cererii de către specialiștii centrului, veți primi o factură de plată. După cum știți, serviciile sunt de obicei plătite conform principiului „Bani seara, scaune dimineața”, adică în condițiile plății anticipate 100%.
Costul unei semnături electronice este în medie de 5-7 mii de ruble, prețul minim este de 1,5 mii de ruble.
Acesta include:
- generarea unui certificat de cheie de semnătură;
- software-ul necesar;
- suport tehnic.
Puteți plăti factura fie prin transfer bancar, fie în numerar.
Pasul 5. Furnizează documente
Lista documentelor depinde de statutul solicitantului: persoană juridică, întreprinzător individual, persoană fizică.
Tabelul prezintă documentele solicitate ținând cont de statutul solicitantului:
№ Statutul de solicitant Documente necesare 1 Persoana juridica Copii: certificat de înregistrare la Serviciul Fiscal Federal, confirmarea autorității șefului persoanei juridice, pașaportul solicitantului, SNILS al titularului certificatului, procură care confirmă autoritatea titularului certificatului, împuternicire pentru primirea certificatului. certificat (dacă nu este proprietarul) Original: cerere pentru producerea certificatului
2 IP Copii: certificat de înregistrare de stat a unei persoane fizice ca antreprenor individual, pașaport, SNILS Originale: cererea de prezentare a unui certificat, o procură notarială care confirmă autoritatea titularului certificatului care acționează în numele întreprinzătorului individual (dacă titularul Certificatului nu este un antreprenor individual), o procură notarială pentru a primi certificatul (dacă certificatul este primit de un reprezentant al antreprenorului individual)
3 Individual Copii: SNILS, pașaport Original: declarație
Pasul 6. Obținerea semnăturii digitale
Puteți obține o semnătură la punctele de colectare, dintre care acum sunt multe. Veți găsi adresele lor pe site-ul centrului selectat.
O semnătură electronică este de obicei produsă în 2-3 zile. Unele CA oferă un serviciu de înregistrare și emitere urgentă (în decurs de o oră). După ce ați vizitat punctul la ora stabilită, furnizând documentele originale (pentru verificarea controlului), veți primi semnătura dumneavoastră digitală.
Ține minte! O semnătură electronică este valabilă un an, după care necesită reînnoire sau reemitere.
5. De unde să obțineți o semnătură electronică - revizuirea centrelor de certificare TOP-3
Ca de obicei, vă prezint o selecție de companii care oferă servicii de semnătură digitală.
Astăzi vă aduc în atenție 3 centre specializate.
Compania oferă clienților săi eliberarea diferitelor certificate de cheie electronică.
portaluri de stat, licitatie electronica, licitații, achiziții guvernamentale vor deveni disponibile deținătorilor de semnături digitale emise de specialiști cu înaltă calificare Alfa-Service Compania este pregătită să producă de urgență orice semnătură digitală și apoi procedura de obținere a acesteia nu va dura mai mult de 10 minute.
Prețurile flexibile și promoțiile constante ca parte a programului de loialitate al companiei fac semnătura digitală accesibilă tuturor.
Taxcom TC activează în domeniul managementului electronic al documentelor din anul 2000. Pe parcursul existenței sale, compania a stabilit o cooperare constantă cu diverse organizații, întreprinderi și agenții guvernamentale.
Partenerii și clienții noștri sunt:
- diverse ministere și departamente (Ministerul Afacerilor Externe, Ministerul Dezvoltării Economice, Serviciul Fiscal Federal etc.);
- mărci celebre (Nokia, Svyaznoy, HeadHunter etc.):
- organizații de credit (Sberbank, Alfa-Bank etc.);
- Poșta Rusă etc.
Clienții sunt atrași de fiabilitatea și reputația impecabilă a companiei și de avantajele incontestabile pe care le are Taxcom.
Beneficiile muncii:
- există acreditare;
- o selecție largă de documente electronice pentru diferite scopuri (cerere de ofertă, licitații de construcție etc.);
- specialisti cu experienta;
- o nouă generație de medii informaționale securizate.
„Center for Paperless Technologies” a fost fondat în 2016 prin separarea direcției de tehnologii fără hârtie de la Garant-Park LLC într-o companie separată.
Centrul oferă o gamă largă de servicii în două domenii principale:
- tehnologii fără hârtie în managementul documentelor;
- tranzacționare electronică.
Compania oferă clienților săi o creștere a vânzărilor datorită serviciului online al Centrului de selectare a licitațiilor în funcție de parametrii stabiliti de ei.
Acesta permite:
- găsiți o ofertă sau o achiziție adecvată;
- monitorizează tranzacțiile în Federația Rusă și în străinătate;
- castiga mai multe licitatii.
6. Cum se păstrează o semnătură digitală electronică - 3 metode dovedite
ÎN lumea modernă Problema protecției diferitelor informații, inclusiv semnăturilor electronice, devine din ce în ce mai urgentă.
Pentru a-l proteja, proprietarii folosesc diverse moduri. Vă voi spune pe scurt despre cele mai comune.
Metoda 1: Stocare locală
O metodă de stocare foarte comună este locală. În acest caz, autograful electronic este plasat pe un computer, de exemplu, într-un registru.
Dezavantajele metodei locale:
- fără mobilitate cheie;
- nu există nicio modalitate de a controla constant cheia de către proprietarul acesteia.
Metoda 2: Stocare în cloud
Această metodă implică stocarea cheii pe un serviciu securizat de la distanță.
Pentru a-l folosi, trebuie să treceți printr-o autentificare strictă în mai mulți pași, ceea ce crește foarte mult securitatea acestei stocări.
Metoda 3. Depozitarea pe jetoane
Și, în sfârșit, a treia metodă sunt jetoanele.
Un token este un dispozitiv capabil să genereze o pereche de chei și o semnătură digitală. Scopul principal al acestui dispozitiv este stocarea cheilor electronice.
Încredințând semnătura digitală electronică unui token, îl puteți proteja în mod fiabil de intruși.
Pentru a-l utiliza, trebuie să introduceți un cod PIN. Este aproape imposibil să-l găsești. În plus, 3 încercări nereușite iar jetonul va fi blocat.
Avantajele stocării semnăturii digitale pe un token:
- metodă de stocare foarte fiabilă;
- acces cod PIN;
- Codul PIN nu este transmis prin rețea, ceea ce înseamnă că nu poate fi interceptat;
- termen lung de utilizare (5-20 ani);
- nu necesită cablare, sursă de alimentare sau cititoare speciale.
Veți afla câteva informații suplimentare urmărind videoclipul.
7. Concluzie
Să rezumam! În vremuri de informatizare completă, o semnătură electronică este necesară atât pentru organizații, cât și pentru persoane fizice. Economisește timp și extinde posibilitățile!
O semnătură digitală electronică (EDS) oferă proprietarilor săi acces din orice loc convenabil unde există acces la internet la o gamă largă de servicii guvernamentale, tranzacționare electronică, licitații, raportare electronică etc.
Întrebări pentru cititori
Ce aspecte ale acestui subiect credeți că trebuie tratate mai detaliat sau chiar un articol separat pentru aceasta?
Tine pasul cu vremurile, nu renunta tehnologii moderne!
Vă vom fi recunoscători pentru feedback-ul și comentariile dvs. cu privire la subiectul articolului! Dacă materialul a fost util, anunțați-vă prietenii și colegii despre el pe rețelele de socializare - like it!
Bună, dragă colegă! În acest articol, vom vorbi în detaliu despre cum să obțineți o semnătură electronică și despre ce vi se cere pentru aceasta. Cel mai probabil, acesta nu este un articol, dar algoritm pas cu pas, în care am încercat să răspund la toate cele mai importante întrebări pe această temă. Acum nu vă voi spune ce este o semnătură digitală și de ce este necesară. Am vorbit despre asta în detaliu în al meu. Puteți merge și citi, apoi reveniți pentru a studia acest articol. Deci, să începem...
Algoritm pentru obținerea unei semnături electronice
Am decis să încep articolul meu cu o descriere a secvenței de pași pe care trebuie să-i parcurgeți pentru a obține o semnătură electronică.
- Selectați de ce semnătură electronică (ES) aveți nevoie.
- Selectați Autoritatea de certificare (CA).
- Completați și trimiteți cererea către CA.
- Primiți o factură și plătiți-o.
- Furnizați CA-ului toate documentele (scanările) necesare.
- Vino la CA cu documente originale pentru a primi o semnătură electronică.
Acum, permiteți-ne să vă ghidăm în detaliu prin fiecare pas.
Pasul 1. Selectarea unei semnături electronice
În această etapă, trebuie să determinați pentru ce scopuri și sarcini aveți nevoie de o semnătură electronică. Aceasta poate fi cheia pentru lucrul cu EPGU (Portalul Unificat al Serviciilor Statale și Municipale); cheie pentru transmiterea rapoartelor către Rosalkogolregulirovanie, Rosfinmonitoring, Fondul de pensii, organele fiscale etc.; sau o cheie la care să lucrezi platforme electroniceși participarea la licitații electronice.
Pasul 2. Selectarea unei autorități de certificare
Lista actuală a Centrelor de Certificare pentru obținerea semnăturilor digitale este întotdeauna disponibilă pe site-ul oficial al Ministerului Comunicațiilor și comunicatii de masa RF - www.minsvyaz.ru .
Pentru a face acest lucru, trebuie să accesați acest site web, iar pe pagina principală, în coloana „Important”, găsiți secțiunea „Acreditarea Centrelor de Certificare”.
Acest format poate fi deschis folosind Microsoft Excel sau alt editor de foi de calcul. Începând cu 26 mai 2015, această listă includea 361 de CA.
Unul dintre astfel de CA este Centrul de Certificare a Tehnologiilor Internet și Comunicațiilor LLC.
Acesta este centrul de certificare pe care îl cunosc personal și pentru calitatea serviciilor ale cărui servicii pot garanta. O echipă bună, servicii excelente și de înaltă calitate, utilizarea tehnologiilor moderne, precum și viteza de deservire și prețuri rezonabile.
Pasul 3. Completarea cererii
După ce ați ales un CA adecvat, trebuie să completați și să trimiteți o cerere pentru emiterea unei semnături electronice. Acest lucru se poate face de la distanță - pe site-ul web al centrului sau direct la birou.
În acest formular, trebuie să indicați numele dvs., adresa de e-mail (e-mail), numărul de telefon de contact și comentariul: „Am nevoie de o semnătură electronică” și, de asemenea, introduceți „captcha” - un cod alfabetic situat în partea stângă a câmp de intrare. După aceea, faceți clic pe butonul „Lăsați o cerere de semnătură digitală”.
În termen de o oră de la momentul depunerii cererii, managerul centrului vă va contacta pentru a clarifica detaliile și pentru a vă sfătui cu privire la toate întrebările dvs.
Pasul 4. Plătiți factura
Cred că acest pas nu vă va crea dificultăți. Plătiți factura și trimiteți documentul justificativ către CA.
Pasul 5. Trimiterea documentelor la CA
La depunerea unei cereri pentru producerea unui certificat de cheie electronică către centrul de certificare, solicitantul trebuie să furnizeze pachetul de documente necesar.
Documente pentru obținerea semnăturii digitale
Lista documentelor pentru persoane fizice:
— cerere de eliberare a semnăturii electronice;
— certificat de asigurare de asigurare de stat pentru pensie (SNILS).
Lista documentelor pentru persoane juridice:
— cerere de eliberare a semnăturii electronice;
— certificat de înregistrare de stat a unei persoane juridice (OGRN);
— certificat de înregistrare la organul fiscal (TIN);
— un extras din Registrul unificat de stat al persoanelor juridice, valabil pentru cel mult șase luni de la data primirii acestuia (original sau copie legalizată);
Nota: Cerințele pentru termenul de prescripție pentru declarații pot diferi de la o CA la alta.
— pașaportul unui cetățean al Federației Ruse al viitorului proprietar al semnăturii electronice (copii ale paginii cu fotografie și ale paginii cu înregistrare);
— certificatul de asigurare de asigurare de pensie de stat (SNILS) al titularului semnăturii electronice;
Dacă semnătura electronică este pregătită în numele șefului organizației, atunci este, de asemenea, necesar să se furnizeze un document privind numirea șefului cu semnătura sa și sigiliul organizației;
Dacă proprietarul semnăturii electronice nu este prima persoană, ci un angajat al organizației (reprezentantul său autorizat), atunci este necesar să se furnizeze ca parte a documentelor o procură pentru a transfera puteri unui astfel de angajat cu semnătură. a sefului si a sigiliului organizatiei;
Dacă documentele sunt depuse sau primite o semnătură electronică nu de către proprietarul semnăturii digitale însuși, ci de către un reprezentant autorizat al unei persoane juridice, atunci este necesar să se furnizeze o procură pentru a-i transfera funcții cu semnătura șefului. și sigiliul organizației, precum și o carte de identitate (pașaportul unui cetățean al Federației Ruse) a unui astfel de reprezentant.
Lista documentelor pentru antreprenorii individuali (IP):
— cerere de eliberare a semnăturii electronice;
— certificat de înregistrare de stat a întreprinzătorilor individuali;
— certificat de înregistrare la organul fiscal (TIN);
— un extras din Registrul Unificat de Stat al Antreprenorilor Individuali, valabil pentru cel mult șase luni de la data primirii acestuia (original sau copie legalizată);
Nota: Cerințele pentru termenul de prescripție pentru declarații pot diferi de la o CA la alta.
— pașaportul unui cetățean al Federației Ruse (copii ale paginii cu fotografie și ale paginii cu înregistrare);
— certificat de asigurare de asigurări de pensie de stat (SNILS);
Dacă documentele sunt depuse sau primite o semnătură electronică nu de către proprietarul semnăturii digitale însuși, ci de către reprezentantul său autorizat, atunci este necesar să se furnizeze o procură certificată de un notar pentru acest reprezentant.
Dacă proprietarul semnăturii electronice transferă toate funcțiile pentru primirea acesteia reprezentantului său autorizat, atunci lista documentației necesare include și o carte de identitate (pașaportul unui cetățean al Federației Ruse) a acestui reprezentant autorizat.
Pasul 6. Obținerea semnăturii electronice
Puteți primi o semnătură electronică la orice punct de emitere CA convenabil pentru dvs., furnizând originalele tuturor documentele necesare. Originalele vor fi necesare doar pentru verificarea informațiilor și apoi vă vor fi returnate.
Deci, tu și cu mine ne-am uitat la întreaga procedură pentru obținerea unei semnături electronice, după cum puteți vedea, nu este nimic complicat.
Cât costă o semnătură electronică?
Este destul de dificil să răspunzi cu exactitate la această întrebare, deoarece costul semnăturii electronice depinde de următorii parametri:
— tipul și domeniul de aplicare a semnăturii electronice;
— politica de prețuri a CA;
— regiunea de emitere a semnăturii electronice.
De asemenea, merită să înțelegeți clar în ce constă acest cost:
— înregistrarea și eliberarea unui certificat de cheie electronică;
— acordarea drepturilor de a lucra cu software specializat;
— emiterea software, necesar pentru lucrul cu semnături electronice;
— transferul cheii de protecție a operatorului de semnătură electronică;
- suport tehnic.
Gama de prețuri pentru emiterea unei semnături electronice pentru participare la tranzacționare electronică fluctuează între 5-7 mii de ruble.
Timp de producere a semnăturii electronice
Timpul de producție pentru semnătura electronică depinde în întregime de dvs., adică. cu privire la cât de repede se întocmește pachetul de documente necesar și se transferă la CA și se face plata pentru acest serviciu. Cineva poate primi o semnătură digitală electronică în 1 oră, în timp ce pentru alții poate dura de la câteva zile la o săptămână. Dar timpul mediu pentru emiterea unei semnături digitale electronice pentru majoritatea CA este de 2-3 zile lucrătoare. Perioada de pregătire a unui extras din Registrul unificat de stat al persoanelor juridice sau din Registrul unificat de stat al antreprenorilor individuali către Serviciul Fiscal Federal este de 5 zile lucrătoare. Prin urmare, asigurați-vă că îl primiți în avans.
Perioada de valabilitate a semnăturii digitale
Rețineți că semnătura digitală este valabilă exact 1 an. Aceste. Semnătura digitală trebuie reeditată în fiecare an. Vă puteți reînnoi semnătura digitală la aceeași CA în care ați primit-o sau puteți solicita eliberarea la un alt CA.
Cum arată o semnătură electronică?
Cei mai mulți dintre noi suntem obișnuiți cu faptul că o semnătură electronică arată ca o unitate flash obișnuită. Acesta este așa-numitul purtător de chei (ruToken sau eToken). În interior, această unitate flash constă dintr-un program cripto (CryptoPro CSP), o cheie privată și o cheie publică. Puteți citi despre asta mai detaliat.
Verificarea semnăturii electronice
Verificarea autenticității unei semnături electronice este destul de simplă. Pentru a face acest lucru, trebuie să urmați o secvență simplă de acțiuni, care este descrisă în acest tutorial video:
Cod PIN pentru semnătură digitală
Cheile media sau cheile USB (eToken, ruToken, semnătură digitală ruToken) sunt emise cu parole standard (coduri PIN) deja instalate:
- Pentru eToken această parolă este 1234567890;
- Pentru ruTokenŞi ruToken EDS acesta este: utilizator – 12345678; administrator – 87654321.
După ce primiți această cheie media și instalați driverele pe computer, puteți schimba aceste coduri PIN.
Asta incheie articolul meu. Sper că am putut să vă răspund la toate întrebările. Dacă nu, atunci întrebați-i mai jos în comentarii. Dați like și împărtășiți informații prietenilor și colegilor dvs.
P. S.: Dacă aveți nevoie de o semnătură electronică la un preț avantajos de la o Autoritate de Certificare de încredere, atunci lăsați-vă solicitarea.
Ai nevoie de un EDS? Vrei să știi cum să creezi o semnătură electronică pentru serviciile guvernamentale? Unde și cum să-l obțineți, economisind timp la căutare informatiile necesare? Citiți o descriere simplă și de înțeles în care vă vom spune cum să rezolvați aceste probleme fără a face greșeli.
Notă: Există opinia conform căreia, pentru a vă accesa contul personal pe portalul serviciilor guvernamentale, este necesară o cheie (EDS). Acest lucru nu este în întregime adevărat. Atributul (unitatea flash) este necesar pentru persoanele juridice, adică pentru antreprenorii individuali, SRL-uri și altele organizatii comerciale. Persoanele fizice trebuie doar să dea autorizație. Înregistrarea standard (primirea unui cod de activare prin e-mail) extinde accesul la servicii și creează o semnătură electronică simplă.
Explicația abrevierilor din text:
- EDS (EDS) – Semnătură digitală electronică;
- CA – Autoritate de Certificare;
- NEP – Semnătură electronică necalificată;
- CEP – Semnătură electronică calificată;
- UEC – Cartelă electronică universală;
- SNILS – certificat de asigurare de pensie (carte de plastic verde);
- FTS – Serviciul Federal de Taxe.
Tipuri de semnătură electronică
Există trei tipuri de EP. Cel mai obișnuit, pe care îl folosim adesea, nu are aceleași niveluri de protecție a informațiilor ca și celelalte două - Enhanced. Ele diferă ca statut și domeniul lor de aplicare nu este același. Să ne uităm la diferențele lor:
- Semnătură electronică simplă necesită utilizarea unui login și a unei parole. La accesarea serviciilor, pentru confirmarea operațiunii, poate fi solicitat un cod unic, trimis prin mesaj CMS sau e-mail. De multe ori întâlnim astfel de tipuri de identificare. Pentru a face acest lucru, nu trebuie să contactați centre specializate.
- Întărit nu semnătură calificată – acest atribut nu numai că identifică expeditorul, ci și înregistrează modificările aduse documentului semnat. Ei primesc UNP de la centrul de certificare. Domeniul de aplicare al NEP este limitat. Documentele de stat și municipale care conțin secrete nu pot fi semnate cu acesta.
- Semnătură electronică calificată consolidată are cel mai înalt grad de protecţie la nivel legislativ. Documentele electronice sunt echivalente cu cele pe hârtie cu toate atributele de aprobare și au aceeași forță juridică. Certificatul, care se eliberează împreună cu cheia, conține informații despre verificarea acestuia. Pentru a efectua tranzacții semnificative din punct de vedere juridic, este necesar să utilizați această cheie (semnătură).
Pentru a le distinge mai ușor unul de celălalt, să facem o analogie cu atributele de hârtie clare de identificare personală:
- o simplă semnătură electronică este echivalentă cu o insignă, dacă alții au folosit computerul (telefonul), sunteți responsabil pentru consecințe;
- EP necalificat– este ca o trecereîntr-o organizație în care există un element de încredere între părți;
- EP calificat– paşaport, dă dreptul de a utiliza toate serviciile, este cel mai semnificativ element de identificare personală în tranzacțiile juridice.
Nota:Decideți singur de ce tip de semnătură aveți nevoie, dar o semnătură electronică calificată acoperă toate serviciile oferite pe Portalul Unificat, dintre care sunt puțin mai puțin de o mie. Prin urmare, în continuare vom vorbi despre crearea și primirea acestuia.
De unde obțineți o semnătură electronică?
Pentru a accesa toate serviciile portalului, trebuie să aveți o semnătură calificată îmbunătățită. Acest lucru se poate face înainte sau după înregistrare. A doua variantă este de preferat, pentru că veți fi convins că semnătura digitală este cu adevărat necesară pentru serviciile guvernamentale.
Ce trebuie făcut pe site?
- Obțineți informații despre Centrele de Certificare Acreditate.
- Alegeți unul disponibil pentru dvs.
- Întrebați-vă despre nivelul serviciilor oferite și prețurile pentru servicii.
- Trimiteți cererea dvs.
Nota:Unele CA oferă posibilitatea de a urma cursuri de formare privind utilizarea semnăturilor electronice, desfășurarea de licitații, lucrul cu diferite extensii de documente etc.
Pe portalul serviciilor guvernamentale, puteți depune o cerere pentru a primi o semnătură electronică în centrul pe care îl alegeți. Este posibil să contactați mai întâi CA și apoi să vă înregistrați folosind semnătura dumneavoastră electronică existentă (pentru persoanele juridice aceasta este o condiție prealabilă).
Nota:Indiferent de varianta aleasa– Trebuie să obțineți o semnătură electronică calificată de la Centrul de Certificare. În funcție de gradul de secretizare al tranzacțiilor semnificative din punct de vedere juridic, este selectat tipul de semnătură digitală.
Cum se creează o aplicație pentru o semnătură digitală electronică pentru serviciile guvernamentale?
Permiteți-mi să fac o rezervare imediat: procesul de eliberare a cheilor de semnătură electronică atât persoanelor juridice, cât și persoanelor fizice este în continuă schimbare. De exemplu, Rostelecom CA, care a făcut publicitate pe scară largă, nu funcționează din motive tehnice.
Proiect chitanță gratuită cheie folosind UEC, suspendată. Poate că până când articolul va fi publicat, situația se va schimba în bine. Apare întrebarea: cum se creează acum o semnătură electronică pentru serviciile guvernamentale?
Programe necesare pentru funcționarea electronică
Pentru ca atributele ES să funcționeze, trebuie să instalați mai multe programe. Puteți face acest lucru singur. Veți avea nevoie de un furnizor de criptomonede Vipnet CSP și de unul dintre cele două programe pentru verificarea semnăturii: CryptoARM sau Vipnet CryptoFile.
Plugin pentru browser CryptoPro EDS
Dacă semnătura digitală nu funcționează în unele programe, de exemplu, sistemele de birou sau bancare, instalați CryptoPro EDSBrowser priză— în. Posibilitățile de utilizare și verificare a semnăturilor se vor extinde. Sau... Pentru site-ul web al serviciilor guvernamentale, descărcați pluginul, care este detectat automat pe pagina: ds-plugin.gosuslugi.ru/plugin/upload/Index.spr
Nota:Cheia este valabilă 13 luni, așa că nu ratați actualizarea datelor. Unitatea flash este garantată timp de un an– de asemenea, este mai bine să-l înlocuiți. Cum se face în cont personal voi înșivă, vă vor spune la CA.
Cum să obțineți gratuit o semnătură electronică pentru serviciile guvernamentale?
Este imposibil să achiziționați gratuit o semnătură electronică calificată, care necesită o vizită la un CA. Acest lucru se aplică în principal la persoane juridice. Persoanele fizice pot obține puteri mai largi prin înregistrarea pe site-ul web al serviciilor guvernamentale folosind SNILS.
Pentru a înțelege necesitatea unui anumit cont, studiați informațiile de pe pagina gosuslugi.ru/help/faq#q.
Notă: Când sunt întrebați cum să obțineți gratuit o semnătură electronică pentru serviciile guvernamentale, răspundem: din păcate, deloc. Vă puteți extinde puterile gratuit, dar trebuie să plătiți pentru o semnătură digitală pentru serviciile guvernamentale sub forma unei unități flash - un token electronic. Prețul depinde de funcționalitatea cheii și de prețurile CA.
Verificarea semnăturii digitale pentru serviciile publice
Pentru a vă asigura că semnătura digitală pe care ați achiziționat-o de la CA funcționează, accesați gosuslugi.ru/pgu/eds. Verificați certificatul și gestionarea fișierelor. Acest lucru nu va cauza dificultăți - totul este simplu acolo. Ca urmare, veți primi date de semnătură electronică și un mesaj: Autenticitatea documentului a fost confirmată.
Semnătura electronică este potrivită pentru alte resurse?
Din păcate, cheia de semnătură electronică pentru serviciile guvernamentale nu va fi valabilă, de exemplu, pentru portalul Federal Tax Service. Pentru autoritățile fiscale, este necesar un alt tip de semnătură (ne)calificată. Trebuie să conțină datele TIN și uneori puterile înregistrate ale persoanei juridice. Prin urmare, pentru nevoi diferite, trebuie să achiziționați chei separate. Acest lucru este incomod, dar încă nu au făcut un tip universal de semnătură.
Și pentru cei care sunt interesați să folosească semnăturile electronice și schimbul electronic documente financiare, am pregătit o secțiune specială -
Concepte generale
Semnătură electronică (ES)- acesta este un detaliu special de document care vă permite să stabiliți absența distorsiunii informațiilor dintr-un document electronic din momentul generării documentului electronic și să confirmați că documentul electronic aparține proprietarului. Valoarea atributului este obținută ca urmare a transformării criptografice a informațiilor.
Certificat de semnătură electronică— un document care confirmă că cheia publică (cheia de verificare) a semnăturii electronice aparține proprietarului certificatului. Certificatele sunt emise de autoritățile de certificare (AC) sau de reprezentanții lor autorizați.
Deținătorul certificatului ES- o persoană fizică în numele căreia a fost emis certificatul de semnătură electronică de către centrul de certificare. Fiecare proprietar de certificat are două chei de semnătură digitală: privată și publică.
Cheia privată a semnăturii electronice(cheia ES) vă permite să generați o semnătură electronică și să semnați un document electronic. Proprietarul certificatului este obligat să-și păstreze cheia privată secretă.
Cheia publică a semnăturii electronice(cheia de verificare ES) este legată în mod unic de cheia privată ES și are scopul de a verifica autenticitatea ES.
Iată cum arată semnarea unui document electronic și verificarea imuabilității acestuia:
Conform Legea federală Nr. 63-FZ „Cu privire la semnătura electronică”, semnăturile electronice se împart în:
- semnătură electronică simplă;
- semnătură electronică necalificată îmbunătățită;
- semnătură electronică calificată îmbunătățită.
Semnătură electronică simplă (SES) prin utilizarea codurilor, parolelor sau a altor mijloace, confirmă faptul formării semnăturii electronice de către o anumită persoană.
Semnătură electronică necalificată îmbunătățită (UNEP) obţinută ca urmare a transformării criptografice a informaţiilor folosind o cheie privată de semnătură. Această semnătură electronică vă permite să identificați persoana care a semnat documentul electronic și să detectați faptul de a efectua modificări după semnarea documentelor electronice.
Semnătură electronică calificată îmbunătățită (ECES)îndeplinește toate caracteristicile unei semnături electronice necalificate, dar pentru a crea și a verifica semnătura electronică se folosesc instrumente de protecție criptografică care sunt certificate de FSB al Federației Ruse. În plus, certificatele de semnătură electronică calificată sunt emise exclusiv de centrele de certificare acreditate (Lista CA-urilor acreditate).
O semnătură calificată îmbunătățită pe un document electronic este analogă cu o semnătură și un sigiliu scris de mână pe un document pe hârtie. Autoritățile de control, cum ar fi Serviciul Fiscal Federal, Fondul de pensii al Federației Ruse, Fondul de asigurări sociale, recunosc puterea juridică numai acelor documente care sunt semnate printr-o semnătură electronică calificată.
Domeniul de aplicare al semnăturii electronice
Toate opțiunile pentru utilizarea diferitelor semnături electronice:
Să începem cu cele mai comune în acest moment.
- Gestionarea electronică a documentelor. Tehnologia documentelor electronice este utilizată pe scară largă în sistemele electronice de gestionare a documentelor pentru diverse scopuri: schimb extern și intern, organizatoric și administrativ, de personal, legislativ, comercial și industrial și altele. Acest lucru este dictat de proprietatea principală a unei semnături electronice - poate fi utilizată ca un analog al unei semnături și/sau al sigiliului scris de mână pe un document de hârtie.
La construirea fluxul de documente intercorporate(în b2b) prezența unei semnături digitale este o condiție critică pentru schimb, deoarece este un garant al validității juridice. Numai în acest caz documentul electronic poate fi recunoscut ca autentic și utilizat ca probă în proceduri judiciare. Un document semnat cu o semnătură electronică îmbunătățită poate fi, de asemenea, stocat într-o arhivă digitală pentru o perioadă lungă de timp, păstrându-și în același timp legitimitatea. - Raportare electronică pentru autoritățile de reglementare. Probabil că multe companii au apreciat deja comoditatea de a transmite rapoarte electronice. Abordare modernă este că clientul poate alege orice metodă convenabilă pentru el însuși: software separat, produse din familia 1C, portaluri ale Serviciului Fiscal Federal, Fondul de asigurări sociale. Baza acestui serviciu este un certificat de semnătură electronică, care trebuie eliberat de o autoritate de certificare de încredere. Metoda de trimitere nu este decisivă. O astfel de semnătură este necesară pentru a da documentelor semnificație juridică.
- Servicii guvernamentale . Fiecare cetățean Federația Rusă pot primi o semnătură electronică pentru a primi servicii guvernamentale. Folosind o semnătură electronică, un cetățean poate certifica documentele și cererile trimise la departamente electronic, precum și poate primi scrisori semnate și notificări că cererea a fost acceptată spre examinare de la autoritățile competente. Utilizatorul are posibilitatea de a semna o cerere trimisă autorității executive cu semnătură electronică (dacă autoritatea executivă este pregătită să accepte cereri semnate cu semnătură electronică). La implementarea acestui mecanism, sunt utilizate standardele interne ES (GOST R 34.11-94, GOST R 34.10-2001) și sunt utilizate instrumente de protecție a informațiilor criptografice certificate în sistemul de certificare al FSB al Rusiei, cum ar fi „Aladdin e-Token GOST” și „CryptoPro CSP”, care oferă motive pentru a considera această semnătură o semnătură electronică calificată îmbunătățită (Sursa: portalul State Services).
- Comerț electronic.Au loc în locuri speciale (locuri). O semnătură electronică este necesară pentru furnizorii de pe site-urile guvernamentale și comerciale. Semnătura electronică a furnizorilor și clienților garantează participanților că au de-a face cu propuneri reale. În plus, contractele încheiate dobândesc forță juridică numai atunci când sunt semnate de ambele părți.
- Curtea de Arbitraj. În cazul în care apar dispute între organizații, documentele electronice pot fi folosite ca probe în instanță. Conform Codului de procedură de arbitraj al Federației Ruse, documentele primite prin fax, comunicare electronică sau altă comunicare, semnate cu o semnătură electronică sau un alt analog al unei semnături de mână, sunt considerate dovezi scrise.
- Fluxul de documente cu persoane fizice Trebuie să recunoaștem că acest domeniu de aplicare a semnăturilor electronice este foarte specific și este încă rar folosit. Dar, cu toate acestea, acest lucru este posibil. Folosind semnăturile electronice, persoanele fizice pot certifica diverse documente. Datorită acestei oportunități, puteți lucra de la distanță - pe baza unor contracte de servicii, de exemplu, eliberați certificate de acceptare a lucrărilor în formă electronică.
Selectarea unui certificat ES
În primul rând, după cum am menționat deja, există diverse tipuri semnătură electronică. Participanții interacțiune electronică are dreptul de a utiliza orice opțiune la propria discreție, dacă legislația Federației Ruse nu prevede utilizarea unui anumit tip de semnătură în funcție de scopurile utilizării sale.
În al doilea rând, alegerea tipului de semnătură electronică depinde de sarcinile care trebuie rezolvate cu ajutorul acesteia. De exemplu, există cerințe pentru alegerea unei semnături electronice atunci când lucrați cu documente sursă contabilă: o factură electronică este documentul de bază pentru deducerea sumelor de TVA numai dacă este semnată cu o semnătură electronică calificată. Pentru a transmite rapoarte către organisme guvernamentale va fi, de asemenea, necesară utilizarea unei semnături electronice calificate îmbunătățite.
În gestionarea documentelor electronice intercorporative, puteți utiliza o semnătură electronică calificată îmbunătățită. Puteți obține un certificat de semnătură electronică calificată la orice centru de certificare acreditat de Ministerul Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse.
Pentru gestionarea documentelor electronice interne, dacă aveți reglementările locale corespunzătoare, puteți oricând să creați și să utilizați independent atât o semnătură electronică simplă, cât și una necalificată.
Câte certificate de semnătură electronică sunt necesare?
O semnătură electronică calificată îmbunătățită rezolvă o gamă destul de largă de probleme. Cu ajutorul acestuia, puteți trimite rapoarte autorităților fiscale, puteți face schimb de documente electronice cu contrapărțile și multe altele.
Când achiziționați un certificat, trebuie să înțelegeți clar unde va fi utilizat. În primul rând, prețul unui certificat depinde direct de numărul de funcții pe care le poate îndeplini. Și în al doilea rând, trebuie să fii sigur că certificatul va fi potrivit pentru atingerea obiectivelor tale. De obicei, scopurile utilizării unei semnături electronice sunt indicate la comandarea unui certificat.
În practică, există situații în care utilizarea unui certificat depinde de partea care primește documentul. De exemplu, unii operatori de gestionare a documentelor electronice acceptă certificate emise numai de autoritatea lor de certificare. Este întotdeauna important să vă asigurați că nu există restricții privind utilizarea certificatului dvs. într-un anumit sistem de informații.
Schimb de documente electronice cu semnături electronice
Flux de documente intercorporate — schimb de documente electronice între companii (b2b). Deja acum, organizațiile și companiile pot stabili schimbul de documente electronice (LED) semnificative din punct de vedere juridic. Un astfel de schimb are avantaje semnificative față de formularul de hârtie:
- timp de livrare rapid pentru documente (indiferent de adresa contrapartidei): de zeci de ori mai mic decat pe hartie;
- reducerea costurilor asociate cu pregătirea și transferul ulterior de documente electronice între contrapărți: pregătirea și transferul documentelor semnificative din punct de vedere juridic în formă electronică este mult mai ieftină.
Și asta nu este tot. Aceste avantaje au ca rezultat beneficii economice reale:
- Schimbul rapid de documente vă permite să accelerați procesele de afaceri ale companiilor (de exemplu, încheierea și activarea tranzacțiilor), ceea ce, la rândul său, crește viteza de rotație a numerarului, adică vă permite să câștigați mai mult în aceeași perioadă de timp;
- costurile mai mici pentru pregătirea și transmiterea documentelor sunt mai mici. Banii gratuiti pot fi folosiți pentru a rezolva alte probleme;
- Livrarea garantată a documentelor vă permite să transmiteți în timp util rapoarte către autoritățile fiscale și TVA pentru deducere. Datorită acestui lucru numerar rămâne în circulație;
- formular electronic documentele facilitează procedura de prelucrare a acestora și permite automatizarea acesteia în mod semnificativ, ceea ce are un efect pozitiv asupra vitezei acestor lucrări în general.
Aceste avantaje sunt relevante în special pentru companiile cu un volum mare de flux de documente externe.
Pentru schimburi inter-corporate, conform legislației în vigoare, puteți utiliza următoarele tipuri documente:
- scrisori (care necesită semnificație juridică);
- contracte;
- conturi;
- facturi;
- borderouri;
- acte de lucrare finalizată și prestare de servicii;
- acte de reconciliere a reglementărilor reciproce;
- facturi.
Ce este necesar pentru a face schimb de documente electronice semnificative din punct de vedere juridic?
Pentru a stabili fluxul de documente inter-corporate cu documente electronice puternice din punct de vedere juridic (sau semnificative din punct de vedere juridic), este necesar să se rezolve următoarele probleme:
- semnarea semnăturilor electronice și trimiterea documentelor electronice către contrapărți;
- primirea și verificarea semnăturilor pe documentele electronice de la contrapărți;
- crearea, stocarea (inclusiv arhivarea), căutarea și prelucrarea documentelor electronice semnate;
- asigurarea semnificaţiei juridice a documentelor în procesul de păstrare arhivistică.
Primele două probleme sunt rezolvate perfect servicii de schimb inter-corporate sub controlul operatorilor de gestionare electronică a documentelor. Atunci când alegeți un serviciu, trebuie să acordați atenție următorii factori:
- disponibilitatea licentelor necesare de la operatorul de servicii de schimb;
- capacitatea de a integra serviciul de schimb cu sistemele dumneavoastră de informații corporative;
- opțiunile tarifare propuse pentru transmiterea documentelor electronice.
Sistemele electronice de gestionare a documentelor sunt ideale pentru rezolvarea altor probleme, deoarece dispun deja de funcționalitatea necesară testată în timp. De exemplu,
Vă rugăm să rețineți următorii factori:
- cele corporative utilizate în prezent în companie sisteme informatice(denumite în continuare CIS) și a acestora funcţionalitateîn legătură cu rezolvarea problemelor de flux de documente inter-corporate;
- Posibilitate de integrare CIS și serviciu de schimb;
- costul proiectului pentru conectarea CIS-ului dumneavoastră la serviciul de schimb;
- rezolvare cuprinzătoare a tuturor problemelor necesare pe baza CIS.
Este necesar serviciul EDF?
Pentru a stabili schimbul de documente electronice, nu este deloc necesară conectarea la serviciile unui operator de gestionare a documentelor electronice. Alegerea soluției depinde de acordul dintre contrapărți (puteți folosi cele obișnuite e-mail), care încep interacțiunea electronică externă.
Atunci când organizați în mod independent gestionarea documentelor electronice inter-corporate, va trebui să vă confruntați cu o serie de dificultăți. Pentru a semna documente cu semnătură electronică, puteți utiliza produs software CryptoARM, pe care va trebui să îl instalați și să îl configurați singur. Cu fiecare dintre contrapărțile dvs. va trebui să încheiați un acord separat privind începerea interacțiunii electronice, cu o descriere a regulilor de schimb acceptate. După amenajarea locurilor de muncă ale angajaților și semnarea tuturor documentelor necesare, se va pune problema stocării documentelor electronice.Și acestea nu sunt toate sarcinile pe care va trebui să le rezolvați atunci când organizați în mod independent o intercorporație schimb electronic. Va rămâne și el
întrebări deschise
securitatea și confidențialitatea datelor transmise. În plus, conform cerințelor Ordinului Ministerului Finanțelor din 20 aprilie 2011 N 50n, emiterea și primirea facturilor în formă electronică prin canale de telecomunicații se realizează prin intermediul organizațiilor care asigură schimbul de informații deschise și confidențiale prin telecomunicații. canale, adică printr-un operator de gestionare electronică a documentelor. Transmiterea rapoartelor către agențiile guvernamentale are loc numai folosind serviciile unui operator de telecomunicații specializat. Toate aceste probleme pot fi rezolvate ușor și rapid folosind
servicii ale unui operator de gestionare a documentelor electronice
. Depinde de dvs. să decideți care metodă va fi mai eficientă pentru dvs. atunci când organizați schimbul de documente electronice cu contrapărțile. RF GOST R 51141-98 „Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții” oferă următoarea definiție a forței juridice a unui document (semnificația juridică a unui document): „forța juridică a unui înscris: proprietatea unui înscris oficial care îi este conferită prin legislația în vigoare, competența organului care l-a emis și procedura stabilită de executare”.
Un document electronic, precum și unul pe hârtie, au forță juridică prin prezența obligatorie a anumitor detalii:
- denumirea tipului de document (cu excepția literelor);
- numărul documentului;
- numele organizației sau numele autorului documentului;
- data documentului;
- locul de dezvoltare, publicare, adoptare sau semnare;
- semnătură.
Desigur, când vorbim despre o semnătură, ne referim la o semnătură electronică. Ea este garantul integrității și autenticității documentului. În plus, există nuanțe de asigurare a forței juridice a documentelor formale și informale. Astfel, documentele informale semnate printr-o semnătură electronică calificată sunt deja legitime. Documentele electronice formalizate dobândesc legitimitate dacă sunt semnate printr-o semnătură electronică calificată, iar dumneavoastră, în calitate de contribuabil, sunteți atașat regulamentului de schimb.
În plus, un alt factor important în asigurarea validității juridice a unui document este dreptul autorului de a crea și semna documentul.
Stocarea documentelor electronice
Perioada de valabilitate a certificatului de semnătură electronică este de un an și, de exemplu, documentele contabile trebuie păstrate timp de cinci ani. Dar chiar și după expirarea certificatului, documentul nu își va pierde forța legală, deoarece o ștampilă de timp este plasată în momentul semnării.
O ștampilă de timp este un analog cu data de pe documentul care este semnat. Confirmă că certificatul de semnătură electronică era valabil la momentul semnării documentului. Deci, în momentul semnării documentului, se aplică o ștampilă de timp și rezultatul verificării certificatului.
De asemenea, puteți confirma faptul că certificatul era valabil la momentul semnării, consultați lista certificatelor revocate de pe site-ul autorității de certificare.
Stocarea directă a documentelor electronice poate fi organizată în cel puțin două moduri:
- stocare locală (documentele sunt stocate pe serverele locale ale companiei dvs., de exemplu, într-un EDMS);
- stocare în cloud (documentele sunt stocate pe serverele companiei ale cărei servicii le-ați folosit).
Serviciile de arhivare electronică, de exemplu, sunt oferite de operatorii EDF.
Utilizarea documentelor în practica judiciară
Potrivit paragrafului 3 al art. 75 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse (APC RF), documentele obținute prin intermediul rețelei de informații și telecomunicații Internet și semnate cu semnătură electronică sunt admise ca probe scrise în litigiile de arbitraj.
Astăzi, instanța acceptă cereri, petiții și revizuiri electronic. Puteți depune o reclamație prin sistem unificat„Arbitrul meu”, pe site-ul oficial al instanței de arbitraj unde va fi examinat cazul sau pe site-ul Supremului Curtea de Arbitraj RF. Totodată, numai acele persoane care sunt înregistrate în sistemul „Tutore electronic”, unde fiecare utilizator are propriul cont personal, pot trimite orice documente spre examinare instanței.
Este important să se conformeze cerințe tehnice pentru documentele trimise: imagine alb-negru, format PDF, cel puțin 200 de puncte pe inch, prezența unei semnături grafice a persoanei responsabile, sigiliu și alte detalii. Un document - un fișier, al cărui nume reflectă conținutul și numărul de pagini.
Documentele precum cererile de garantare a unei creanțe, de garantare a intereselor de proprietate sau o cerere de suspendare a executării actelor judiciare nu sunt acceptate în formă electronică.