Отправить эту статью на мою почту
Штатное расписание является основополагающим фактором осуществления грамотного управления кадрами организации, обеспечивая информационную опору для принятия управленческих решений. Под Штатным расписанием подразумевается нормативный организационно-распорядительный документ, отражающий существующее или планируемое разделение труда между работниками, описанное в должностных инструкциях.
Документ составляется ответственным сотрудником организации и должен содержать следующую информации: перечень структурных подразделений, штатный состав, численность сотрудников, занимаемые должности и основные ее параметры (количестве штатных единиц, заработная плата, специальность, должность и т.д.). Для его составления применяется унифицированная форма Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата России.
В этой статье мы ознакомимся с порядком утверждения в 1С ЗУП 3.1 Штатного расписания
В первую очередь необходимо установить настройки системы. В разделе Настройки → Кадровый учет перейдите по ссылке Настройка штатного расписания.
Здесь доступны следующие опции:
Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию. При включенной опции при регистрации всех кадровых документах проверка на их соответствие утвержденным данным (соответствие начислений, наличие вакансий и т.п.) будет выполняться автоматически, и в случае отклонения будет появляться информационное окно.
Ведется история изменений штатного расписания – позволяет хранить все изменения, при этом они выполняются специальными документами.
Используется "вилка" окладов и надбавок предполагает возможность указания размера оклада в виде диапазона значений.
В позиции штатного расписания используются разряды и категории. Опция включает возможность дополнительно к должности указать разряд (категорию).
Способ отображения надбавок в печатной форме (Т-3). Здесь надо выбрать вариант отображения начислений в печатной форме.
Использовать бронирование позиций позволяет забронировать место до момента фактического оформления сотрудника.
Ввести в 1С ЗУП 3.1 Штатное расписание можно в разделе Кадры.
Далее способ ввода позиций зависит от настроек. Если опция ведения история изменений не включена, то вся работа по вводу новых позиций, их утверждению и редактированию ведется непосредственно в списке, и нет возможности получить информацию о внесенных изменениях. Если опция включена, то вся работа выполняется в соответствующих документах и в любой момент можно получить сведения о прошлом состоянии расписания, а так же вернуться к прошлой его версии. Более подробно остановимся на втором варианте.
Для утверждения позиций надо создать новый документ Утверждение штатного расписания, который создается при нажатии ссылки Утвердить новое штатное расписание.
В шапке заполняем организацию, подразделение, месяц утверждения.
Если ранее уже были введены расписания, то табличная часть автоматически будет заполнена всеми действующими позициями, которые не подлежат удалению, их можно лишь отметить как закрытые.
Каждая строка табличной части представляет собой отдельные позиции. Для создания новой используется команда добавления. В открывшемся окне на вкладке Оплата труда надо ввести следующие данные:
Подразделение;
Должность;
График работы;
Наименование сформируется автоматически исходя из значений Должность, разряд (категория)/Подразделение», но может быть изменено;
Применяемые варианты начислений и соответствующий оклад.
На вкладке Дополнительно вводится произвольное текстовое описание условий работы, параметры спецоценки условий труда и полагающееся количество дней отпуска в разрезе видов отпусков. Сохранение выполняется по команде ОК.
Аналогичным образом добавляются все позиции. На основании проведенного документа доступна печать Приказа об утверждении и форма Т-3.
После того как документ утвержден, для его открытия используется ссылка Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание. При потребности внесения корректировок уже после утверждения, необходимо создать Изменение штатного расписания. В нем необходимо подобрать позиции подлежащие редактированию (команда изменения), и уже выбирая строку в табличной части внести исправления. Информация о сделанных изменениях отобразиться в поле Комментарий.
Так же в документе есть функция внесения Изменения плановых начислений.
Если в организации выполняется индексация, влияющая на расчет среднего заработка (и выбрана соответствующая возможность в настройках расчета зарплаты), то изменение начислений следует выполнять документом Индексация заработка. Предварительно потребуется включить опцию Выполняется индексация заработка сотрудников в настройках расчета зарплаты.
Для анализа данных по утвержденному в 1С ЗУП 3.1 Штатному расписанию предназначены отчеты. Находятся они в разделе Кадры → Кадровые отчеты.\
Блог компании 1С GOODWILL
Штатное расписание в 1С ЗУП – неотъемлемая часть работы с персоналом на любом предприятии. Рассмотрим в этой статье следующие моменты: где оно находится, как согласовать, как настроить, создать и изменить штатное расписание в программе «1С ЗУП 8.3».
Настройка штатного расписания в 1С ЗУП
Программа 1С ЗУП позволяет гибко настраивать применение штатного расписания. Для этого нужно перейти на панели разделов в «Настройку», нажать ссылку «Кадровый учет», затем в открывшейся форме настроек кадрового учета нажать «Настройка штатного расписания».
Откроется окно, где можно включить или выключить опции: ведение штатного расписания, автоматическую проверку кадровых документов, историю изменений, использование таких возможностей как «вилка» окладов и надбавок, разряды и категории, бронирование позиций, а также способ отображения надбавок.
Утверждение штатного расписания
Чтобы начать работу со штатным расписанием, нужно открыть его через разделы «Главное» или «Кадры». Если ни одна позиция еще не утверждена, то открывшаяся вкладка будет выглядеть так:
Нажмем ссылку «Утвердить штатное расписание». Программа создала документ «Утверждение штатного расписания», где нужно указать месяц и дату, и затем добавить позиции по соответствующей кнопке. В каждой позиции указывается подразделение, должность, график работы, количество единиц (ставок).
В табличной части «Оплата труда» заносим начисления и показатели, на вкладке «Дополнительно» можно внести текстовую информацию о характере работы, а также указать положенный дополнительный отпуск.
Позицию сохраняем по кнопке «ОК», после чего она встает в строчку нашего документа «Утверждение штатного расписания». Когда все позиции будут занесены, документ необходимо провести - это можно сделать с помощью кнопок «Провести» или «Провести и закрыть».
Из документа по кнопке «Печать» можно распечатать как приказ об утверждении штатного расписания, так и само штатное расписание по унифицированной форме Т-3.
После проведения документа вкладка штатного расписания приобрела другой вид. В таблице отображаются позиции с указанием по каждой из них подразделения, должности, количества единиц и даты утверждения, а в «шапке» появились новые ссылки-команды. По ссылке «Документы, изменившие штатное расписание» можно открыть журнал документов, с помощью которых регистрировались изменения.
Если теперь мы откроем в программе справочник «Должности» (см. разделы «Кадры» и «Настройка»), то увидим, что у должностей, по которым введены позиции штатного расписания, появилась отметка о вводе и его дата. Причем, те должности, которые еще не введены в штатное расписание, будут отображаться в справочнике только при установленном флажке «Показывать новые должности».
Редактирование штатного расписания
Если уже введенное в программу штатное расписание требуется отредактировать (например, исправить ошибку), то на вкладке штатного расписания нужно нажать ссылку «Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание». Откроется ранее введенный документ, он доступен для внесения необходимых изменений.
Кроме того, из проведенного документа «Утверждение штатного расписания» можно при необходимости ввести новый документ для изменения плановых начислений сотрудников, нажав соответствующую кнопку:
Как изменить штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП
Если необходимо зарегистрировать в 1С ЗУП изменение штатного расписания, то следует нажать ссылку «Изменить текущее штатное расписание»:
Будет создан новый документ программы, который называется «Изменение штатного расписания». После указания подразделения в документе отобразятся текущие позиции по этому подразделению. Каждую позицию можно открыть для изменения либо закрыть по соответствующей кнопке.
Кроме того, возможно добавление новых позиций, таким же образом, как в «Утверждении штатного расписания».
Если необходимо утверждение нового штатного расписания, нужно воспользоваться ссылкой «Утвердить новое штатное расписание».
Отчеты в 1С ЗУП 8.3 по штатному расписанию
Программа предоставляет хорошие возможности для анализа штатного расписания, его соблюдения, штатной расстановки и т.д. Эти данные выводятся в отчетах, которые можно найти, если в разделе «Кадры» нажать ссылку «Кадровые отчеты».
Для формирования нужного отчета следует нажать соответствующую ссылку, затем в форме отчета указать период и нажать «Сформировать». Не забывайте, что отчеты не сохраняются в программе, а каждый раз формируются исходя из имеющихся проведенных документов.
Запись Штатное расписание в 1С ЗУП 8.3 (3.0) впервые появилась Блог компании 1С GOODWILL.
Программа «Зарплата и управление персоналом» функционирует в полноценном режиме при предварительно сформированных и заполненных базовых файлах. Одним из таких наборов данных является штатное расписание предприятия. Изначально в нем содержатся сведения о наименовании должностей, их количественном составе, окладе каждой должности, фонде оплаты труда по категории работников и дате утверждения положения о штатной единице.
Функция корректировки штатного расписания
Доступ к документу «Штатное расписание» открывается после перехода во вкладку «Кадры» и дальнейшей активации непосредственно документа. В командной строке указана опция «Изменить текущее штатное расписание». Функция корректировки предоставляет пользователю возможность добавить запись в штатное расписание, изменить запись, убрать позицию или откорректировать данные об окладе.
Для введения дополнительной строки в штатное расписание выбирают опцию «Добавить позицию». Система предоставит окно с полями и ссылками на базовые справочники, в которых содержатся полные перечни сведений о структурных подразделениях предприятия, должностях, категориях работников. Ввести нужно только сумму плановых начислений. Окончание операции по добавлению записи подтверждается нажатием поля «ОК».
Опция «Изменить позицию» позволяет добавить или убрать количество штатных единиц по какой-либо должности. Чтобы добавить ставку по должности нужно нажать пункт меню «Выбрать». Далее:
После внесения изменений фонд оплаты труда по должности будет пересчитан в автоматическом режиме.
Пункт «Закрыть позицию» обеспечивает возможности для исключения должности из штатного расписания. После активации функции «Закрыть позицию» программа предлагает полное штатное расписание в режиме корректировки списка. Пользователю необходимо отметить должности, подлежащие удалению из перечня и нажать пункт меню «Выбрать».
Фиксация изменений
Во вкладке «Изменить штатное расписание» будут представлены все записи, в которых были произведены изменения. При этом строки, которые были добавлены, на экране отмечены зеленым цветом, откорректированные записи - синим, а намеченные к исключению – красным. Все корректировки базы данных будут выполнены программой окончательно только после нажатия на поле «Провести». После выполнения всех операций система выведет на экран монитора штатное расписание, в котором будут отражены: все предусмотренные должности с датой ввода каждой записи, новые оклады по каждому пункту штатного расписания, откорректированные суммарные значения ФОТ по количеству сотрудников в разрезе должностей.
Штатное расписание — это нормативный документ организации, определяющий ее структуру, штатный состав и численность. Оно содержит перечень структурных подразделений организации, наименование должностей, сведения о количестве штатных единиц, видах и размерах основных начислений штатных единиц.
Штатное расписание является эффективным инструментом кадровой службы предприятия, оно позволяет закрепить структуру предприятия, систему оплаты труда работников, размеры надбавок, а также отследить наличие вакансий в организации.
Рассмотрим, как работать со штатным расписанием в программе 1С Зарплата и Управление Персоналом 8, редакция 2.5.
Использование штатного расписания в программе 1С Зарплата и Управление Персоналом 8.
Настройка использования штатного расписания в параметрах учета.
Прежде всего необходимо настроить контроль штатного расписания при вводе кадровых документов.
Для этого в параметрах учета (закладка «Предприятие» рабочего стола пользователя, ссылка «Параметры учета») на закладке «Кадровый учет» устанавливаем флажки «Контролировать по штатному расписанию при кадровых изменениях»:
Мы можем раздельно настроить контроль количества ставок и их размера — для этого предназначены соответствующие флажки.
Контроль штатного расписания удобно включить, когда в базу уже введены кадровые приказы и само штатное расписание, все выверено и соответствует друг другу. При включенном контроле система не позволит провести кадровые документы, в которых будет несоответствие свободной штатной единице или размеру ставки.
Настройка штатного расписания.
Штатное расписание хранится в регистре сведений. Перед началом его заполнения необходимо полностью заполнить справочники «Подразделения организаций» и «Должности организаций».
Открыть регистр сведений «Штатное расписание» можно щелчком по ссылке «Штатное расписание» на закладке «Предприятие» рабочего стола пользователя либо из главного меню программы -> «Кадровый учет» -> «Штатное расписание».
Откроется форма регистра «Штатное расписание». Рассмотрим ее подробнее.
Слева расположена таблица, в которой отображен в виде структуры справочник «Подразделения организаций». Справа расположена таблица, в которой отображается перечень штатных единиц.
При нажатой кнопке «По подразделению» в таблице показываются штатные единицы того подразделения, на котором установлен курсор. Если кнопка будет не нажата — показываться будут все записи вне зависимости от положения курсора.
По кнопке «Заполнить» можно заполнить регистр «Штатное расписание» по текущей расстановке сотрудников (т.е. по введенным в систему актуальным кадровым документам).
Ввод новой штатной единицы.
Для ввода новой записи о штатной единице предназначена кнопка «Добавить».
Откроется форма ввода новой штатной единицы:
Как видим, обязательными реквизитами для записи являются подразделение и должность. Также необходимо указать дату действия строки штатного расписания. По умолчанию подставляется текущая дата.
В разделе «Тарифная ставка» указывается количество ставок, вилка ставки (минимальная и максимальная ставки), а также вид ставки: месячная, дневная или часовая.
Дополнительно указываются условия труда (для этой штатной единицы будут действовать особые условия труда) и график работы.
В таблице «Надбавки» вводятся надбавки для данной штатной единицы (для этого нужно, чтобы предварительно были настроены соответствующие виды расчета).
На закладке «Дополнительно» расположены реквизиты для описания требований к должности. Для заполнения она не обязательна.
Вернемся к форме регистра.
При нажатии кнопки «История» в таблице «Штатные единицы» появляется колонка с датами.
Так можно отслеживать историю изменения штатной единицы.
Например, в нашем случае с 01.01.2009 действовала строка штатного расписания с одной ставкой «Заместитель генерального директора», а с 01.01.2010 произошло изменение штатного расписания: ввели еще одну ставку заместителя.
Изменения в количестве штатных единиц вводятся копированием строки и изменением количества единиц и даты действия строки штатного расписания. Если необходимо вообще убрать штатную единицу, то копируется эта строка и устанавливается количество единиц = 0.
По кнопке «Печать» из формы штатного расписания можно вывести на печать отчеты:
типовую форму Т-3 «Штатное расписание», штатную расстановку (с указанием сотрудника, занимающего штатную единицу), и анализ штатного расписания, в котором можно увидеть количество занятых штатных единиц и количество вакансий.
Таким образом в программе 1С Зарплата и Управление Персоналом 8 организована работа со штатным расписанием .