Трудовой договор заключается при приеме на работу и выдается в двух экземплярах: один остается в компании, другой передается сотруднику (ст. 67 ТК РФ). Утрата документа – неприятная ситуация. Это может произойти при переезде офиса, пожаре, договора может лишиться сотрудник по собственной вине. Как восстановить трудовой договор в случае утери?
В зависимости от ситуации
В законодательстве нет конкретных нормативных актов, следуя которым, можно произвести процедуру восстановления документа. Компания должна предусмотреть формирование локальных актов и в случае утери руководствоваться ими.
Если договор утерян одной из сторон, делается копия с оставшегося оригинала, на которой подписывается «дубликат».
Если документ утерян организацией, она может сделать дубликат трудового договора на основании бланка, имеющегося у сотрудника. Если лишился документа сотрудник, компания выдает ему дубликат, оформленный в соответствии с оригиналом. Однако в таком варианте документа нельзя дублировать подписи – их проставляют обе стороны заново. На выданном договоре должна стоять пометка «дубликат». Он имеет силу оригинала. Образец документа можно посмотреть .
В случае утраты договора обеими сторонами (а это случается крайне редко), составляется новый документ. Приказ о приеме работника на должность является главным документом, на основании которого осуществляется восстановление трудового договора (с учетом всех пометок в карточке работника и его трудовой книжке). На бланке ставится пометка о том, что он составлен взамен утраченного.
Восстановление трудового договора – ситуация неприятная, но разрешимая. Дубликат является равнозначным по силе документом и может храниться в базе компании и на руках у сотрудника. Иная ситуация возникает, если договор был расторгнут незаконно. В этом случае вопрос о его восстановлении и незаконном увольнении решается в судебном порядке.
Трудовой договор — это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику зарплату, а тот — лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя (ст. 56 ТК РФ). Обязательность заключения трудового договора предусмотрена ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ.
Порядок восстановления трудового договора нормативными актами не установлен, поэтому считаем, что если трудовой договор сохранился в электронной форме, нужно выдать дубликат трудового договора. При этом дубликат документа должен отвечать всем требованиям, которые предъявляются к оформлению трудового договора, и быть идентичным утраченным экземплярам трудового договора.
Если электронной формы трудового договора нет, рекомендуем заключить новый трудовой договор. При этом дату заключения договора указать настоящую, а дату начала трудовых отношений — когда работник был принят в организацию. Кроме этого, в тексте трудового договора рекомендуем указать, что он заключен взамен утраченного в связи с пожаром.
Если работник потерял свой экземпляр трудового договора и доп. соглашений, у него остались лишь сканированные версии, что делать? Для чего работнику может понадобиться оригинал трудового договора? Какими документами (помимо трудового договора) он может подтвердить свой трудовой стаж работы в компании?
Ответ
Ответ на вопрос:
Рассмотрев ваш вопрос, можно сказать, что законодательство не содержит какой-либо порядок действий в случае утери трудового договора одной из сторон.
Трудовой договор заключают в письменной форме и составляют в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора работодатель передает сотруднику, другой хранит у себя. Получение сотрудником экземпляра трудового договора должно быть подтверждено подписью сотрудника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.
Соответственно, если экземпляр трудового договора утерян лишь одной из сторон, то восстановить его можно, оформив дубликат с экземпляра, хранящегося у другой стороны.
Если трудовой договор отсутствует у обеих сторон, т.е. как у работника, так и у работодателя:
наличие трудовых отношений, не подкрепленных трудовым договором в письменной форме, не отменяет самого факта трудовых отношений. Но поскольку действующее законодательство все же требует наличия письменно оформленного трудового договора, то в случае утери его двумя сторонами необходимо заключить новый трудовой договор. В этом случае его можно восстановить на основании приказа о приеме на работу, записей в трудовой книжке и личной карточке сотрудника. При этом датой оформления договора будет текущая дата, а датой приема сотрудника на работу - фактическая дата его выхода на работу (согласно записи о приеме на работу в трудовой книжке). К оформленному договору рекомендуется приложить документы, подтверждающие трудовые отношения с сотрудником (копии приказов, табели учета рабочего времени), начиная с момента приема на работу до дня заключения трудового договора.
Если же, вдруг вы не сможете восстановить трудовой договор работника, ввиду отсутствия других подтверждающих документов (например, приказ о приеме и т.д.), то оформите с работником новый трудовой договор, отразив в нем фактические условия работы (заработную плату, режим труда и т. п.) и гарантии, предоставляемые сотруднику, действующие на текущую дату, а не на дату приема на работу. Датой оформления договора также будет текущая дата , а вот датой приема сотрудника на работу (дата начала работы) - фактическая дата его выхода на работу (согласно записи о приеме на работу в трудовой книжке). К договору рекомендуется также приложить документы, подтверждающие трудовые отношения с сотрудником (копии приказов о приеме, перевода, перемещении и т.п.) начиная с момента приема на работу до дня заключения трудового договора.
Примечание:
Если сохранена ксерокопия трудового договора, то можно на ее основе составить дубликат трудового договора.
Относительно вопроса о том, какими еще документами работник может подтвердить работу в организации:
В первую очередь, работник может подтвердить свою работу трудовой книжкой, так же при необходимости работник может запросить справку с места работы о периодах работы в организации.
Подробности в материалах Системы Кадры:
Трудовой договор заключают в письменной форме и составляют в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора работодатель передает сотруднику, другой хранит у себя. Получение сотрудником экземпляра трудового договора должно быть подтверждено подписью сотрудника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Об этом говорится в Трудового кодекса РФ.
Если сотрудник потерял свой экземпляр трудового договора, то работодатель может восстановить его, оформив дубликат с экземпляра, хранящегося у него. Дубликат - это второй или следующий экземпляр какого-либо письменного документа, имеющий, в отличие от копии, одинаковую с подлинником юридическую силу. Дубликат выдается при утере подлинного документа.
Для оформления дубликата трудового договора необходимо сделать обычную копию с экземпляра трудового договора работодателя, затем на титульном листе написать слово «Дубликат». Далее в дубликате должны поставить свои подписи работодатель и сотрудник. После этого дубликат трудового договора нужно выдать сотруднику.
Ситуация: Как поступить, если работодатель потерял свой экземпляр трудового договора
Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.
Трудовой договор заключают в письменной форме и составляют в двух экземплярах за подписью обеих сторон. Один экземпляр трудового договора передают сотруднику, другой - хранят у работодателя. Получение сотрудником экземпляра трудового договора должно быть подтверждено его подписью на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Об этом говорится в Трудового кодекса РФ.
Если работодатель потерял свой экземпляр трудового договора, то он может восстановить его, оформив дубликат с экземпляра, хранящегося у сотрудника. Дубликат - это второй или следующий экземпляр какого-либо письменного документа, имеющий, в отличие от копии, одинаковую с подлинником юридическую силу. Дубликат выдается при утере подлинного документа.
Для оформления дубликата трудового договора необходимо сделать обычную копию с экземпляра трудового договора сотрудника, затем на титульном листе написать слово «Дубликат». Далее в дубликате должны поставить свои подписи работодатель и сотрудник. После этого дубликат трудового договора хранится у работодателя и имеет такую же юридическую силу, как и подлинник.
Вероятна ситуация, когда у сотрудника также будет отсутствовать его экземпляр трудового договора. Наличие трудовых отношений, не подкрепленных трудовым договором в письменной форме, не отменяет самого факта трудовых отношений. Но поскольку действующее законодательство все же требует наличия письменно оформленного трудового договора, то в случае утери его двумя сторонами необходимо заключить новый трудовой договор. В этом случае его можно восстановить на основании приказа о приеме на работу, записей в трудовой книжке и личной карточке сотрудника. При этом датой оформления договора будет текущая дата, а датой приема сотрудника на работу - фактическая дата его выхода на работу (согласно записи о приеме на работу в трудовой книжке). К оформленному договору рекомендуется приложить документы, подтверждающие трудовые отношения с сотрудником (копии приказов, табели учета рабочего времени), начиная с момента приема на работу до дня заключения трудового договора.
Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
- Ситуация: Как поступить, если сотрудник потерял свой экземпляр трудового договора
- Ситуация: Нужно ли заключать письменный трудовой договор с сотрудником, который принят на работу до 1992 года и продолжает работать в организации. При приеме на работу трудовой договор был заключен в устной форме
Да, нужно.
Согласно действующему порядку трудовые отношения между сотрудником и работодателем возникают на основании (ст. , ТК РФ).
Таким образом, с сотрудниками, принятым на работу начиная с 6 октября 1992 года, трудовые договоры заключаются исключительно в письменной форме. А в отношении сотрудников, принятых на работу до указанной даты, сложился следующий подход.
Если сотрудник соглашается на предложение работодателя оформить отношения в письменном виде, то последний составляет трудовой договор в общем порядке. В заключаемом договоре отразите фактические условия работы (заработную плату, режим труда и т. п.) и гарантии, предоставляемые сотруднику, действующие на текущую дату, а не на дату приема на работу. Датой оформления договора также будет текущая дата, а вот датой приема сотрудника на работу - фактическая дата его выхода на работу (согласно записи о приеме на работу в трудовой книжке). К договору рекомендуется приложить документы, подтверждающие трудовые отношения с сотрудником (копии приказов, табели учета рабочего времени) начиная с момента приема на работу до дня заключения трудового договора.
Если сотрудник отказывается оформлять письменный трудовой договор, то нужно получить от него письменный отказ. Наличие такого отказа позволит работодателю подтвердить специалистам контролирующих ведомств тот факт, что им были предприняты надлежащие меры по оформлению трудового договора в письменном виде.Должностная инструкция кадровика - 2020: актуальные требования и функционал
В Трудовом кодексе о должностной инструкции нет ни единого упоминания. Но кадровикам этот необязательный документ просто необходим. В журнале «Кадровое дело» вы найдете актуальную должностную инструкцию для кадровика с учетом требований профстандарта.
Проверьте ваши ПВТР на актуальность. Из-за изменений 2019 года положения вашего документа могут нарушать закон. Если ГИТ найдет устаревшие формулировки, то оштрафует. Какие правила убрать из ПВТР, а что добавить - читайте в журнале «Кадровое дело».
В журнале «Кадровое дело» вы найдете актуальный план, как составить безопасный график отпусков на 2020 год. В статье все новшества в законах и практике, которые теперь надо учитывать. Для вас - готовые решения ситуаций, с которыми при подготовке графика сталкиваются четыре компании из пяти.
Готовьтесь, Минтруд снова меняет Трудовой кодекс. Всего поправок шесть. Узнайте, как поправки отразятся на вашей работе и что сделать уже сейчас, чтобы изменения не застали врасплох, узнаете из статьи.
Нюансы и тонкости кадровых вопросов организации: как работодателю правильно оформить восстановление кадровых документов при утере - читайте в статье.
Вопрос: Сотрудник в нашей компании работает с 2004 года. В настоящий момент обнаружено, что в нашем архиве отсутствует Трудовой договор и приказ о приеме на работу этого сотрудника (возможно утерян). Подскажите, как быть в такой ситуации? Восстановить документы или оформлять новые?
Ответ: ст. 8 ТК РФ).
Отвечает Александр Сорокин,
рекомендации ».
В случае утери трудового договора можно оформить его дубликат - повторный экземпляр подлинника документа (ГОСТ Р 7.0.8-2013). При этом обязательно нужно прописать, на основании каких документов он составляется, как и в какие сроки оформляется. Например, работодатель может установить, что утерянные экземпляры его трудовых договоров восстанавливаются на основании экземпляров работников. Если у сотрудника также нет экземпляра трудового договора, то вы вправе составить и заключить новый трудовой договор с сотрудником, а не изготавливать дубликат. В текст нового договора рекомендуем включить информацию о том, что он заключен взамен утраченного.
Если сотрудники получают зарплату, значит, в программе оформляются, как минимум, приказы о приеме. Вам необходимо распечатать их, подписать у руководителя, а затем у самих сотрудников (ст. , 84.1 ТК РФ). Правильнее ставить реальную дату ознакомления с документом.
Обоснование
Что делать при утрате трудового договора? Как оформить его копию, дубликат?
Как работодателю восстановить трудовые договоры при их массовой утере?
Наша организация переехала в другой офис. Во время переезда было утеряно много кадровых документов, в частности, все трудовые договоры. Как их можно восстановить?
Трудовое законодательство не устанавливает порядок восстановления трудовых договоров. В связи с этим работодателю следует разработать его самостоятельно, например, внести соответствующий раздел в Правила внутреннего трудового распорядка или Инструкцию по кадровому делопроизводству либо составить отдельный локальный нормативный акт, посвященный этому вопросу (ст. 8 ТК РФ).
Так, можно предусмотреть, что в случае утери трудового договора оформляется его дубликат - повторный экземпляр подлинника документа (ГОСТ Р 7.0.8-2013). При этом обязательно нужно прописать, на основании каких документов он составляется, как и в какие сроки оформляется.
Например, работодатель может установить, что утерянные экземпляры его трудовых договоров восстанавливаются на основании экземпляров работников. Для этого он вправе затребовать у сотрудников их трудовые договоры в течение трех рабочих дней с момента обнаружения утери.* На основании этих договоров работодатель должен составить бумажные дубликаты и вернуть экземпляры работников обратно. Для выполнения подобных действий он может определить срок, например, продолжительностью пять рабочих дней.
Если же работодатель дополнительно переводит свои экземпляры трудовых договоров в электронный вид, он может прописать в локальном нормативном акте, что именно на основании этих электронных документов составляются бумажные дубликаты договоров. В этом случае затребовать экземпляры договоров, находящихся у сотрудников, не понадобится, а значит, удастся избежать повышенных объемов документооборота.
Как оформить дубликат трудового договора?
Оба экземпляра трудового договора были утеряны. В связи с этим было решено оформить его дубликаты. Как это правильно сделать?
Внимание!
Срок для составления дубликата трудового договора не прописан в трудовом законодательстве, поэтому может быть любым. Главное, чтобы он был разумным и не затягивался на несколько месяцев
Порядок оформления дубликатов трудового договора законодательно не прописан. Следовательно, работодатель вправе сам установить этот порядок, например, закрепив его в локальном нормативном акте (ст. 8 ТК РФ).
Устанавливая порядок оформления дубликатов, работодателю следует обратить внимание на следующие моменты. Поскольку трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (ч. первая ст. 67 ТК РФ), то и дубликаты утерянных экземпляров должны быть исполнены в том же виде. То есть работодателю следует составить два дубликата в бумажной форме, в каждом из которых указать свои реквизиты и реквизиты работника. Оба экземпляра дубликатов должны быть подписаны обеими сторонами. Помимо этого, сотрудник должен будет поставить дополнительную подпись на дубликате работодателя, тем самым подтвердив получение своего экземпляра.*
Кроме того, необходимо помнить, что содержание дубликатов должно быть идентично содержанию утерянного трудового договора. То есть в них должны быть прописаны те же сведения и условия, что и в подлиннике. Напомним, что сведения и условия, которые должны быть указаны в трудовом договоре, перечислены в статье 57 Трудового кодекса.
Но откуда же работодателю взять эти сведения и условия? Восстановить их работодатель может на основании приказов о приеме на работу и переводах, дополнительных соглашениях к трудовому договору, трудовой книжки, личной карточки работника и иных имеющихся документов.*
Можно ли заключить трудовой договор заново?
В кадрах не нашли экземпляр трудового договора с сотрудником. У работника также не оказалось его экземпляра. Можно ли не оформлять дубликат трудового договора, а заключить его заново?*
Да, можно. Это связано с тем, что законодательством не установлен порядок восстановления трудовых договоров, а значит, работодатель вправе самостоятельно выбрать, как поступить при их утере. Так, при пропаже обоих экземпляров работодатель вправе составить и заключить новый трудовой договор с сотрудником, а не изготавливать дубликат.* При этом он должен учитывать условия и сведения, закрепленные в первоначальном трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).
Что касается даты заключения договора, то стоит указать фактическую дату его подписания, а дату приема на работу сотрудника прописать дополнительно - отдельным пунктом. Помимо этого, в текст нового договора рекомендуем включить информацию о том, что он заключен взамен утраченного*.
Как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников
Как восстановить отсутствующие документы
Если вы не нашли требуемые документы на бумажном носителе, не исключено, что они есть в компьютерах. В противном случае недостающие дела придется восстанавливать с нуля. Возможно, бумаги, выведенные из кадрового оборота, были уничтожены. В этом случае составьте акты уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Так у проверяющих органов будет меньше поводов, чтобы привлечь организацию к ответственности. Информация о конкретных способах восстановления отдельных документов приведена ниже.
Трудовые договоры. Если они не были заключены письменно, нужно составить договоры в двух экземплярах, один из которых выдать на руки работнику (ст. 67 ТК РФ). Дату заключения указывайте текущую на момент подписания договора, при этом в текст документа внесите реальную дату начала работы.
Если трудовой договор был заключен при приеме на работу, а затем его условия менялись, но это нигде не фиксировалось, то необходимо отразить изменения в дополнительном соглашении. Укажите, когда начали действовать новые условия.
Приказы о приеме и увольнении. Если сотрудники получают зарплату, значит, в программе оформляются, как минимум, приказы о приеме и увольнении. Вам необходимо распечатать их, подписать у руководителя, а затем у самих сотрудников (ст. , 84.1 ТК РФ). Правильнее ставить реальную дату ознакомления с документом.* Если работник успел уволиться или отказывается подписать приказ, отразите это в соответствующем акте. Также сделайте отметку на приказе о невозможности получить подпись сотрудника.
Отвечает Александр Сорокин,
заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России
«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг. Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг. Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в
Очень часто в компаниях не на всех сотрудников есть трудовые договоры в письменной форме, несмотря на то, что это требование закреплено в статье 67 Трудового кодекса РФ. Их может не быть или они могут быть устаревшими – без внесения необходимых сведений или изменений в процессе трудовой деятельности работника. Бывает, что работник потерял свой экземпляр трудового договора и просит выдать ему дубликат.
Ни порядок выдачи дубликата, ни восстановление трудового договора не регламентированы законом. Тем не менее, выдавать требуемые документы работодатель выдает. Как это правильно делать?
Если речь идет о восстановлении трудового договора, которого нет, то трудовой договор рекомендуется оформлять текущей датой, с указанием в нем всей хронологии с даты начала трудовых отношений: когда работник был принят, на какую должность, в какую организацию, с каким окладом, и т.д. При изменении наименования организации указывается, с какой даты оно изменилось. Если были переводы, изменение оплаты и других условий – это так же желательно указать в трудовом договоре. Безусловно, если каких-то данных у работодателя нет и их неоткуда взять, то они не указываются. Так же в договоре необходимо указать должностную позицию, которую работник сейчас занимает и все обязательные условия, на сегодняшний день установленные действующим трудовым законодательством.
Еще одним вариантом является заключение трудового договора текущей датой с указанием в нем даты приема работника на работу (реальная дата приема) и прописанием действующих условий сейчас – в соответствии с занимаемой работником позицией и требованиями действующего законодательства. Не включая всю хронологию с даты приема.
Если с работником когда-то был оформлен трудовой договор до вступления в силу Трудового кодекса РФ (к примеру, в 2000 году), который впоследствии был утерян работником и самого договора нет, а есть только письменные соглашения к нему – можно оформить дубликат.
В отличии от дубликата трудовой книжки, порядок выдачи которой предусмотрен законодательно, порядок оформления дубликата трудового договора не регламентирован законом, поэтому четких инструкций нет. На практике восстанавливают трудовой договор восстанавливают по-разному.
Дубликат документа - это его копия. Внесение изменений в копию недопустимо, поэтому при выдаче дубликата трудового договора важно его правильно заверить. Если работник просит предоставить ему дубликат трудового договора, то необходимо указать на нем надпись: «Дубликат трудового договора № __ от 00.00.0000, далее указать фактическую дату выдачи дубликата»
При выдаче дубликата дополнительные соглашения и приложения к трудовому договору при их наличии не должны корректироваться или уничтожаться, а должны храниться 75 лет, так как они имеют оригинальные подписи работника и работодателя.
В случае изменения названия организации в период действия трудовых отношений в дубликате трудового договора корректным будет являться указание прежнего наименования работодателя – без внесения правок в документ, с заверением дубликата печатью новой организации с прямым указанием на дубликате, когда и какая реорганизация юридического лица была и на основании каких документов.
Для защиты интересов работодателя, в случае если договоры отсутствуют, рекомендуется сначала их отсутствие закрепить актом, в котором указать, у кого из сотрудников нет трудового договора.