Неизвестный студент конца ХХ-го века
Введение
2. Организационная система: основные элементы и типы
3. Теория систем
Введение
По мере того, как развивается промышленная революция, рост
крупных организационных форм бизнеса стимулировал появление новых идей
относительно того, как предприятия функционируют и как нужно ими управлять.
Сегодня имеется разработанная теория, которая дает направления для достижения
эффективного управления. Первую появившуюся теорию обычно называют классической
школой управления, также существуют школа социальных отношений, теория
системного подхода к организациям, теория вероятностей и др.
В своем докладе я хочу рассказать о теории системного подхода
к организациям, как идеи для достижения эффективного управления.
1. Понятие системного подхода, его основные черты и принципы
В наше время происходит невиданный прогресс знания, который,
с одной стороны, привел к открытию и накоплению множества новых фактов, сведений
из различных областей жизни, и тем самым поставил человечество перед
необходимостью их систематизации, отыскания общего в частном, постоянного в
изменяющемся. Однозначного понятия системы не существует. В наиболее общем виде
под системой понимается совокупность взаимосвязанных элементов, образующих
определенную целостность, некоторое единство.
Изучение объектов и явлений как систем вызвало формирование
нового подхода в науке - системного подхода.
Системный подход как обще методический принцип используется в
различных отраслях науки и деятельности человека. Гносеологической основой
(гносеология - раздел философии, изучающий формы и методы научного познания)
является общая теория систем, начало которой положил австралийский биолог
Л.Берталанфи. В начале 20-х годов молодой биолог Людвиг фон Берталанфи начал
изучать организмы как определённые системы, обобщив свой взгляд в книге
"Современная теория развития" (1929). В этой книге он разработал системный
подход к изучению биологических организмов. В книге "Роботы, люди и сознание"
(1967) он перенёс общую теорию систем на анализ процессов и явлений общественной
жизни. 1969 - "Общая теория систем". Берталанфи превращает свою теорию систем в
общедисциплинарную науку. Предназначение этой науки он видел в поиске
структурного сходства законов, установленных в различных дисциплинах, исходя из
которых, можно вывести общесистемные закономерности.
Определим черты системного подхода :
исследованием и созданием объектов как систем, и относится только к системам.
изучение самого предмета - «собственный» уровень; изучение этого же предмета
как элемента более широкой системы - «вышестоящий» уровень; изучение этого
предмета в соотношении с составляющими данный предмет элементами -
«нижестоящий» уровень.
единстве связей с окружающей средой, постигать сущность каждой связи и
отдельного элемента, проводить ассоциации между общими и частными целями.
С учётом сказанного определим понятие системного подхода :
Системный подход - это подход к исследованию объекта
(проблемы, явления, процесса) как к системе, в которой выделены элементы,
внутренние и внешние связи, наиболее существенным образом влияющие на
исследуемые результаты его функционирования, а цели каждого из элементов, исходя
из общего предназначения объекта.
Можно также сказать, что системный подход -
это такое
направление методологии научного познания и практической деятельности, в основе
которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной
социально-экономической системы.
Обратимся к истории.
До становления в начале XX в. науки о менеджменте правители,
министры, полководцы, строители, принимая решения, руководствовались интуицией,
опытом, традициями. Действуя в конкретных ситуациях, они стремились найти лучшие
решения. В зависимости от опыта и таланта управленец мог раздвигать
пространственные и временные рамки ситуации и стихийным образом осмысливать свой
объект управления более или менее системно. Но, тем не менее, до XX в. в
управлении господствовал ситуативный подход, или управление по обстоятельствам.
Определяющим принципом этого подхода является адекватность управленческого
решения относительно конкретной ситуации. Адекватным в данной ситуации
полагается решение, наилучшее с точки зрения изменения ситуации, непосредственно
после оказания на нее соответствующего управленческого воздействия.
Таким образом, ситуативный подход - это ориентация на
ближайший положительный результат ("а дальше видно будет..."). Мыслится, что
"дальше" опять будет поиск лучшего решения в той ситуации, которая возникнет. Но
решение в данный момент наилучшее, может оказаться совсем не таким, как только
ситуация изменится или в ней обнаружатся неучтенные обстоятельства.
Стремление отреагировать на каждый новый поворот или разворот
(изменение видения) ситуации адекватным образом приводит к тому, что менеджер
вынужден принимать все новые и новые решения, идущие вразрез с прежними. Он
фактически перестает управлять событиями, а плывет по их течению.
Сказанное не означает, что управление по обстоятельствам
неэффективно в принципе. Ситуативный подход к принятию решений необходим и
оправдан, когда сама ситуация экстраординарна и использование прежнего опыта
заведомо рискованно, когда ситуация изменяется быстро и непредсказуемым образом,
когда нет времени для учета всех обстоятельств. Так, например, спасателям МЧС
часто приходится искать наилучшее решение именно в рамках конкретной ситуации.
Но, тем не менее, в общем случае ситуативный подход недостаточно эффективен и
должен быть преодолен, заменен или дополнен системным подходом.
- Целостность,
позволяющая рассматривать одновременно систему как
единое целое и в то же время как подсистему для вышестоящих уровней. - Иерархичность строения,
т.е. наличие множества (по крайней мере,
двух) элементов, расположенных на основе подчинения элементов низшего уровня -
элементам высшего уровня. Реализация этого принципа хорошо видна на примере
любой конкретной организации. Как известно, любая организация представляет
собой взаимодействие двух подсистем: управляющей и управляемой. Одна
подчиняется другой. - Структуризация,
позволяющая анализировать элементы системы и их
взаимосвязи в рамках конкретной организационной структуры. Как правило,
процесс функционирования системы обусловлен не столько свойствами ее отдельных
элементов, сколько свойствами самой структуры. - Множественность,
позволяющая использовать множество
кибернетических, экономических и математических моделей для описания отдельных
элементов и системы в целом.
2. Организационная система: основные элементы и типы
Любая организация рассматривается как
организационно-экономическая система, имеющая входы и выходы, и определенное
количество внешних связей. Следует дать определение понятию «организация». В
истории были различные попытки идентифицировать это понятие.
целесообразное устройство частей целого, которое имеет определённую цель.
групповых, индивидуальных).
Любая система развивается на основе борьбы противоположностей.
составляющих его элементов. Это целое, которое всегда больше или меньше суммы
своих частей (всё зависит от эффективности связей).
теории менеджмента): когда люди собираются вместе и официально принимают
решение объединить свои усилия для достижения общих целей, они создают
организацию.
Это была ретроспектива. Сегодня организация может быть
определена как социальная общность, которая объединяет некоторое множество
индивидов для достижения общей цели, которые (индивиды) действуют на основе
определённых процедур и правил.
Исходя из данного ранее определения системы, определим
организационную систему.
Организационная система - это определённая совокупность
внутренне взаимосвязанных частей организации, формирующая некую целостность.
Основными элементами организационной системы (а значит и
объектами организационного управления) выступают:
них зависит эффективность использования всех остальных ресурсов.
Эти элементы являются основными объектами организационного
управления. Но у организационной системы есть и другая сторона:
Люди. Задача менеджера в том, чтобы способствовать координации и
интеграции человеческой деятельности.
Цели и
задачи
. Организационная цель - есть идеальный проект
будущего состояния организации. Эта цель способствует объединению усилий людей и
их ресурсов. Цели формируются на основе общих интересов, поэтому организация-
инструмент для достижения целей.
Организационная структура
. Структура - это способ объединения
элементов системы. Организационная структура - есть способ соединения различных
частей организации в определённую целостность (основными видами организационной
структуры являются иерархическая, матричная, предпринимательская, смешанная и т.
д.). Когда проектируем и поддерживаем эти структуры, мы управляем.
Специализация и
разделение
труда
. Это тоже объект
управления. Дробление сложных производственных процессов, операций и задач на
составляющие, которые предполагают специализацию человеческого труда.
Организационная власть
- это право, способность (знания + навыки)
и готовность (воля) руководителя проводить свою линию при подготовке, принятии и
реализации управленческих решений. Каждый из этих компонентов необходим для
реализации власти. Власть - есть взаимодействие. Функцию координации и
интеграции деятельности людей бессильный и неэффективный менеджер организовать
не может. Организационная власть - не только субъект, но и объект управления.
Организационная культура
- присущая организации система традиций,
верований, ценностей, символов, ритуалов, мифов, норм общения между людьми.
Организационная культура придаёт организации индивидуальность, собственное лицо.
Что немаловажно, она объединяет людей, создаёт организационную целостность.
Организационные границы
- это материальные и
нематериальные ограничители, которые фиксируют обособленность данной организации
от других объектов, находящихся во внешней среде организации. Менеджер должен
обладать способностью расширять (в меру) границы собственной организации. В меру
- значит брать только то, что сумеешь удержать. Управлять границами - значит
вовремя их очерчивать.
Организационные системы можно разделить на закрытые и
открытые:
Закрытая организационная система - это та система,
которая не имеет связи со своей внешней средой (т. е. не обменивается с внешней
средой продуктами, услугами, товарами и др.). Пример - натуральное хозяйство.
Открытая организационная система имеет связи с внешней
средой, т. е. другими организациями, институтами, имеющими связи с внешней
средой.
Таким образом, организация как система представляет собой
совокупность взаимосвязанных элементов, образующих целостность (т.е. внутреннее
единство, неразрывность, взаимную связь). Любая организация является открытой
системой, т.к. взаимодействует с внешней средой. Она получает из окружающей
среды ресурсы в виде капитала, сырья, энергии, информации, людей, оборудования
т.п., которые становятся элементами её внутренней среды. Часть ресурсов с
помощью определенных технологий перерабатывается, преобразуется в продукты и
услуги, которые затем передаются во внешнюю среду.
3. Теория систем
Напомню, что теория систем была разработана Людвигом фон
Берталанфи в XX веке. Теория систем имеет дело с анализом, проектированием и
функционированием систем - самостоятельных хозяйственных подразделений, которые
образуются взаимодействующими, взаимосвязанными и взаимозависимыми частями.
Ясно, что любая организационная форма бизнеса отвечает этим критериям и может
изучаться с использованием понятий и средств теории систем.
Любое предприятие - система, которая превращает набор
вкладываемых в производство ресурсов - затрат (сырье, машины, люди) - в товары и
услуги. Она функционирует внутри более крупной системы - внешнеполитической,
экономической, социальной и технической среды, в которой она постоянно вступает
в сложные взаимодействия. Она включает серию подсистем, которые также
взаимосвязаны и взаимодействуют. Нарушение функционирования в одной части
системы вызывает трудности в других ее частях. Например, крупный банк является
системой, которая действует внутри более широкого окружения, взаимодействует и
связан с ним, а также испытывает на себе его воздействие. Отделы и филиалы банка
являются подсистемами, которые должны взаимодействовать бесконфликтно, чтобы
банк как целое работал эффективно. Если что-то нарушается в подсистеме, она, в
конечном счете (если ее не сдерживать) повлияет на эффективность деятельности
банка в целом.
Основные понятия и характеристики общей теории систем:
от открытости, определяется через её состав. Эти компоненты и связи между ними
создают свойства системы, её сущностные характеристики.
ограничители, дистанцирующие систему от внешней среды. С точки зрения общей
теории систем, каждая система выступает частью бóльшей системы (которая
называется сверхсистемой, суперсистемой, надсистемой). В свою очередь, каждая
система состоит из двух или более подсистем.
используется для описания явлений, при котором целое всегда больше или меньше,
чем сумма частей, составляющих это целое. Система функционирует до тех пор,
пока отношения между компонентами системы не приобретают антагонистического
характера.
представляется в качестве трёх процессов. Взаимодействие их даёт цикл событий.
Любая открытая система имеет цикл событий. При системном подходе важное
значение приобретает изучение характеристик организации как системы, т.е.
характеристик «входа», «процесса» («преобразования») и характеристик «выхода».
При системном подходе на основе маркетинговых исследований сначала исследуются
параметры «выхода» , т.е. товары или услуги, а именно что
производить, с какими показателями качества, с какими затратами, для кого, в
какие сроки продавать и по какой цене. Ответы на эти вопросы должны быть
четкими и своевременными. На «выходе» в итоге должна быть конкурентоспособная
продукция либо услуги. Затем определяют параметры «входа» , т.е.
исследуется потребность в ресурсах (материальных финансовых, трудовых и
информационных), которая определяется после детального изучения
организационно-технического уровня рассматриваемой системы (уровня техники,
технологии, особенности организации производства, труда и управления) и
параметров внешней среды (экономической, геополитической, социальной,
экологической и др.). И, наконец, не менее важное значение приобретает
исследование параметров «процесса» , преобразующего ресурсы в готовую
продукцию. На этом этапе, в зависимости от объекта исследования,
рассматривается производственная технология, либо технология управления, а
также факторы и пути ее совершенствования.
возникновение Ю становление Ю функционирование Ю кризис Ю
крах
решающей степени зависит функционирование всех остальных элементов и
жизнеспособность системы в целом.
Характеристики открытых организационных систем
организации к смерти;
необходимые ресурсы из внешней среды, может противодействовать этой тенденции.
Эта способность и называется негативной энтропией;
энтропии, и, благодаря этому некоторые из них живут столетиями;
г) для коммерческой организации главным критерием
негативной энтропии является её устойчивая прибыльность на значительном
временном интервале.
Обратная связь. Под обратной связью понимается
информация, которая генерируется, собирается, используется открытой системой
для мониторинга, оценки, контроля и коррекции собственной деятельности.
Обратная связь позволяет организации получать информацию о возможных или
реальных отклонениях от намеченной цели и вовремя вносить изменения в процесс
её развития. Отсутствие обратной связи ведёт к патологии, кризису и краху
организации. Люди в организации, занимающиеся сбором и анализом информации,
интерпретирующие её, систематизирующие потоки информации, обладают
колоссальной властью.
Открытым организационным системам присущ динамический
гомеостаз
. Все живые организмы проявляют тенденцию к внутреннему
равновесию и балансу. Процесс поддержания самой организацией сбалансированного
состояния и называется динамическим гомеостазом.
Открытые организационные системы характеризуются
дифференциацией
- тенденцией к росту, специализации и разделению функций
между различными компонентами, которые формируют данную систему.
Дифференциация - это ответ системы на изменение внешней среды.
Эквифинальность. Открытые организационные системы
способны, в отличие от закрытых систем, достигать поставленных целей
различными путями, двигаясь к этим целям с различных стартовых условий. Нет и
быть не может единого и наилучшего метода достижения цели. Цель всегда может
быть достигнута разными способами, и двигаться к ней можно с разными
скоростями.
Приведу пример: рассмотрим банк с точки зрения теории систем.
Исследование банка с точки зрения теории систем началось бы с
уточнения целей, чтобы помочь понять характер решений, которые необходимо
принять, чтобы этих целей достичь. Нужно было бы исследовать внешнюю среду,
чтобы осознать способы взаимодействия банка со своим более широким окружением.
Затем исследователь обратился бы к внутренней среде. Чтобы
попытаться понять главные подсистемы банка, взаимодействие и связи с системой в
целом, аналитик проанализировал бы пути принятия решений, самую важную
информацию, необходимую для их принятия, а также каналы связи, через которые эта
информация передается.
Принятие решений, система информации, каналы связи особенно
важны для системного аналитика, потому что, если они функционируют плохо, банк
будет в трудном положении. В каждой сфере системный подход обусловил появление
новых полезных понятий и технических приемов.
Принятие решений
Системы информации
Каналы коммуникации
Принятие решений
В области принятия решений системное мышление способствовало
классификации различного типа решений. Были разработаны понятия определенности,
риска и неопределенности. Были внедрены логические подходы к принятию сложных
решений (многие из которых имели математическую основу), что оказало большую
помощь менеджерам в улучшении процесса и качества принятия решений.
Системы информации
Характер информации, находящейся в распоряжении принимающего
решения, имеет важное влияние на качество самого решения, и неудивительно, что
этому вопросу уделялось большое внимание. Те, кто разрабатывают системы
управленческой информации, пытаются дать соответствующую информацию
соответствующему лицу в соответствующее время. Чтобы осуществить это, им нужно
знать, какое решение будет приниматься, когда информация будет предоставлена, а
также как скоро эта информация дойдет (если скорость является важным элементом
принятия решений). Предоставление соответствующей информации, которое улучшало
бы качество решений (и устраняло бы ненужную информацию, просто увеличивающую
издержки) - весьма существенное обстоятельство.
Каналы коммуникации
Каналы коммуникации в организации являются важными элементами
в процессе принятия решений, поскольку они передают требуемую информацию.
Аналитики систем дали много полезных примеров глубокого понимания процесса
взаимосвязи между организациями. Значительные успехи были достигнуты в изучении
и решении проблем «шума» и помех в средствах связи, проблем перехода из одной
системы или подсистемы с другую.
4. Значение системного подхода в управлении
Значение системного подхода заключается в том, что менеджеры
могут проще согласовывать свою конкретную работу с работой организации в целом,
если они понимают систему и свою роль в ней. Это особенно важно для генерального
директора, потому что системный подход стимулирует его поддерживать необходимое
равновесие между потребностями отдельных подразделений и целями всей
организации. Он заставляет его думать о потоках информации, проходящих через всю
систему, а также акцентирует внимание на важности коммуникаций. Системный подход
помогает установить причины принятия неэффективных решений, он же предоставляет
средства и технические приемы для улучшения планирования и контроля.
Современный руководитель должен обладать системным мышлением,
так как:
объём информации и знаний, которые необходимы для принятия управленческих
решений;
соотносить одно направления деятельности своей организации с другим, не
допускать квазиоптимизации управленческих решений;
повседневностью и осознавать, какое место его организация занимает во внешней
среде, как она взаимодействует с другой, большей системой, частью которой
является;
реализовывать свои основные функции: прогнозирование, планирование,
организацию, руководство, контроль.
Системное мышление не только способствовало развитию новых
представлений об организации (в частности, особое внимание уделялось
интегрированному характеру предприятия, а также первостепенному значению и
важности систем информации), но и обеспечило разработку полезных математических
средств и приемов, значительно облегчающих принятие управленческих решений,
использование более совершенных систем планирования и контроля. Таким образом,
системный подход позволяет нам комплексно оценить любую
производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления на
уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в
пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и
выхода. Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать
процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.
Несмотря на все положительные результаты, системное мышление
все еще не выполнило свое самое важное предназначение. Утверждение, что оно
позволит применять современный научный метол к управлению, все еще не
реализовано. Это происходит отчасти оттого, что крупномасштабные системы очень
сложны. Нелегко уяснить те многие способы, при помощи которых внешняя среда
влияет на внутреннюю организацию. Взаимодействие множества подсистем внутри
предприятия не совсем осознается. Границы систем устанавливать очень трудно,
слишком широкое определение приведет к накоплению дорогостоящих и непригодных
данных, а слишком узкое - к частичному решению проблем. Нелегко будет
сформулировать вопросы, которые встанут перед предприятием, определить с
точностью информацию, необходимую в будущем. Даже если самое лучшее и самое
логичное решение будет найдено, оно, возможно, будет невыполнимо. Тем не менее,
системный подход дает возможность глубже понять, как работает предприятие.
Термин «система» в переводе с греческого означает «целое, составленное из частей». В окружающем нас мире все системно, что каждый из нас ощущает интуитивно – от атома водорода до Вселенной. Человеческое общество, выступая как часть природы, также образует собой систему. Теория систем определяет эту категорию как совокупность взаимодействующих элементов, которые находятся в отношениях и связях, составляющих целостное образование, имеющее новые свойства, отсутствующие у ее элементов. Подчеркнем, что система – это целое, которое больше суммы образующих его частей.
Рассмотрим составляющие системы и ее основные свойства. Система состоит из отдельных элементов, представляющих собой конкретные объекты, неразложимые части, компоненты системы. Эти элементы обладают определенными свойствами, которые выражают их качественную специфику. Специфические свойства элементов находят свое выражение в их функциях, представляющих собой определенные действия, которые могут проявиться лишь при наличии другого элемента, способного в силу совместимости с ним воспринимать и преобразовывать это воздействие. Свойства элементов определяют их место во внутренней организации системы. Элементы функционируют и развиваются в рамках системы, поэтому их свойства подчинены свойствам системы в целом. Функционирование системы является нормальным лишь в случае органического и гармонического взаимодействия всех ее элементов, несмотря на то, что каждый из них играет самостоятельную роль в реализации целей системы.
Элементы и свойства системы соединяются в целое с помощью связей. Связь между элементами осуществляется не только непосредственно, но и опосредованно. Чаще всего в системах может быть неизвестно точное количество элементов, например количество малых планет в Солнечной системе. Могут быть неизвестны все свойства элементов (например, побочное действие многих лекарственных средств, полезный эффект от внедрения какой-либо социальной технологии), могут быть неизвестны и многие связи в системах.
Все, что не входит в систему и воздействует на нее или на что воздействует сама система, называется ее внешней средой, которая существенным образом отличается от ее внутренней среды. Относительная независимость системы от среды и других систем описывается с помощью категории целостность.
При анализе систем значительный интерес представляет изучение их структуры. Структура отражает наиболее существенные, устойчивые связи между элементами системы и их группами, которые обеспечивают основные свойства системы. Иначе говоря, структура – это форма организации системы, ее скелет, костяк. Но необходимо учитывать, что структура системы может претерпевать определенные изменения в зависимости от внутренних или внешних факторов, от времени.
Состояние системы выявляется на основании ее исследования, например, при анализе входных воздействий и результатов на выходе системы.
Равновесие системы представляет собой ее способность в отсутствии внешних воздействий сохранять сколь угодное время заранее заданное состояние.
Устойчивость характеризуется как способность системы возвращаться в состояние равновесие после того, как она была выведена из него под влиянием внешнего воздействия.
Понятие «развитие» характеризует совершенствование структуры и функций системы под влиянием главным образом внутренних факторов, в связи с чем поведение системы приобретает более упорядоченный и предсказуемый характер. Свойством развития обладают многие системы.
Многообразие систем требует осуществления их классификации. Специалисты по системному анализу выделяют системы трех типов: органические (живые организмы), механические, социально-экономические. Есть и другие способы классификации систем:
По происхождению (естественные и искусственные);
По специфике содержания (технические, организационные, информационные, экономические, политические, социальные и пр.);
По способу существования (материальные, идеальные, виртуальные);
По степени связи с окружающей средой (открытые и закрытые);
По зависимости от времени (статические, динамические);
По обусловленности действия (детерминированные, вероятностные);
по месту в иерархии систем (суперсистемы, большие системы, подсистемы, элементы и т. д.).
Обратимся к анализу общих свойств систем. Общие свойства систем – это некоторые стандартные качества элементов и способов взаимодействия между ними. Большие системы обладают рядом общих свойств, которые необходимо учитывать при их анализе :
неаддитивность (большая система не равна сумме подсистем в нее входящих);
синергичность (однонаправленность действий в системе, которая приводит к усилению конечного результата);
мультипликативность (эффекты как отрицательные, так и положительные в больших системах обладают свойством умножения);
целостность (отсутствие необходимости добавления или устранения отдельных структурных элементов системы для повышения эффективности и устойчивости функционирования);
обособленность (относительная изолированность, автономность тех или иных систем);
адаптивность (способность системы приспосабливаться к изменениям внутренних и внешних условий таким образом, чтобы не нарушалась ее стабильность и эффективность);
совместимость (все элементы системы должны обладать свойством взаимоприспособляемости);
обратная связь (использование информации о результатах воздействия управляющей системы на управляемую систему путем сравнения фактического состояния с заданным).
Необходимо учитывать, что все эти свойства всегда проявляются комплексно, одновременно. В зависимости от целей анализа на передний план могут выступать те или иные свойства.
Становление системного подхода позволило рассмотреть организации в единстве всех составляющих элементов и подсистем. В первых работах по общей теории систем главное внимание уделялось рассмотрению внутренних элементов и связей между ними, структур и процессов, обеспечивающих достижение целей и получение результата. С позиции системного подхода организация рассматривалась как любое социально-экономическое образование, обладающее определенной свободой выбора форм деятельности и представляющее собой единую организационную структуру, элементы которой взаимосвязаны и совместно функционируют для достижения общих целей. А управление трактовалось как свойство системы, стремящейся сохранить свою структуру, упрочить свои внутренние связи. Такой подход способствовал формированию модели организации как закрытой системы, которая не производит обмена энергией, информацией, системным продуктом с внешней средой (тейлоризм, административная школа, школа человеческих отношений).
По мере усложнения связей организаций с внешней средой акцент в работах по системному представлению организаций переносится на выявление и описание ее неразрывной связи с внешним миром. В результате сформировались черты модели организации как открытой системы (количественный подход, ситуационный подход, теории стратегий и пр.). Данная модель описывает социальную организацию как динамичную систему, тесно взаимодействующую с внешней средой (она потребляет материальные и социальные ресурсы, информацию и отдает внешней среде – социуму – некий системный продукт) и реагирующую на динамику ее изменений.
Рассматривая организацию как систему, необходимо учитывать все составляющие ее подсистемы, их взаимодействие между собою и взаимоотношения с внешним окружением.
Внутренняя среда каждой организации формируется под влиянием переменных, оказывающих непосредственное воздействие на осуществляемые здесь процессы. Именно они определяют структуру организации, необходимые ресурсы и культуру, которые отражают состояние и главные черты внутренней среды. К внутренней среде организации относят такие факторы, как цель, задачи, кадры, структура, технологии.
Внешняя среда характеризуется как совокупность переменных, которые находятся за границами организации и не являются сферой непосредственного воздействия со стороны ее менеджмента. Внешняя среда обычно трактуется как более сложная, чем внутренняя среда, подсистема организации. Важнейшими характеристиками внешней среды организации являются ее динамизм, степень предсказуемости изменений (неопределенности), сложность строения и гетерогенность.
Различают широкую и узкую трактовку внешней среды организации. Широкая трактовка предполагает рассмотрение внешней среды в виде макро – и микроокружения. К макроокружению относятся характеристики культуры (ценности, нормы, право, технология), языковая среда и др. Микросистема включает в себя их носителей – общности, группы, социальные институты, организации. В классификации, приводимой М. Альбертом, М. Месконом, Ф. Хедоури, также выделяются факторы косвенного и прямого воздействия. К первым относятся: состояние экономики, научно-технический прогресс, социокультурные факторы, политическая обстановка, ко вторым – трудовые ресурсы, потребительские рынки, другие фирмы, с которыми данная организация либо конкурирует, либо находится в состоянии сотрудничества, а также государственные или вышестоящие учреждения.
В практике современного управления чаще всего используется узкая трактовка внешней среды организации, в рамках которой выделяется лишь определенная часть микроокружения. Это организации, социальные группы, с которыми данная организация находится в непосредственном взаимодействии и от которых непосредственно зависят ее эффективность и выживание. В этом случае внешняя среда называется целевым окружением организации.
Значение факторов внешней среды для развития организации повышается в связи с усложнением всей системы общественных связей и отношений. Их влияние на организацию может проявляться, во-первых, в виде возможностей, использование которых может оказать положительное влияние на деятельность организации, а во-вторых, в виде угроз, характеризующих такие факторы, которые при их реализации представляют опасность для организации.
Внутренняя среда каждой организации формируется под влиянием переменных, оказывающих непосредственное воздействие на осуществляемые здесь процессы. Именно они определяют структуру организации, необходимые ресурсы и культуру, которые отражают состояние и главные черты внутренней среды.
Социальная система, элементный состав которой – люди, а также возникающие между ними отношения, существенно отличается от всех систем как живой, так и неживой природы. Каждая социальная система состоит из двух самостоятельных, но взаимосвязанных подсистем: управляемой и управляющей (объекта и субъекта управления). К управляемой подсистеме относятся все элементы, обеспечивающие непосредственный процесс создания материальных и духовных благ или оказания услуг. К управляющей подсистеме относятся все элементы, обеспечивающие процесс целенаправленного воздействия на людей и ресурсы управляемой системы.
Связь между управляющей и управляемой системами осуществляется с помощью информации, которая служит основой для выработки управленческих воздействий и решений, поступающих из управляющей системы в управляемую для исполнения.
Подчеркнем основные требования к использованию системного подхода:
Выделение той или иной системы из окружающего мира и определение взаимосвязи между ней и средой;
Определение составных элементов системы;
Рассмотрение отношений между элементами и определенной структурой системы;
Анализ функций элементов по отношению к системе;
Выявление системообразующих связей;
Определение механизма функционирования системы.
Большие возможности в исследовании социальных систем открывает синергетика – общая теория самоорганизации сложных систем, опирающаяся на фундаментальные свойства необратимости и неравновесности, присущие развивающимся системам любой природы. То есть в синергетике речь идет не о стабильных линейных системах, а о системах, где за счет притока энергии и вещества из внешней среды создается и поддерживается неравновесие. В этом случае системы приобретают нелинейный (поливариантный) характер развития и в них появляются новые устойчивые структуры и самоорганизация.
Основные идеи синергетики, формирующие нелинейное, интегративное мышление, заключаются в следующем:
Системы следуют рассматривать не в статическом, а динамическом состоянии (состоянии пульсации). Развитие сложных открытых систем возможно представить в двух моделях:
эволюционной (где существуют разнообразные детерминации – функциональные, целевые, системные, корреляционные, направленные на сохранение имеющегося качества и закономерностей);
бифуркационной (где ослабление внутренних связей ведет к состоянию неравновесия, исчезновению старого качества, поиску путей развития в условиях непредсказуемости);
Все системы имеют относительную пластичность к процессу трансформации, так как их существование обусловлено внутренними, объективными тенденциями. Естественно, что эти внутренние закономерности должны учитываться в процессе управления сложными системами;
Любая сложная система имеет не один, а несколько путей возможного развития, что определяется сложным сочетанием внутренних факторов и динамики внешней среды;
Хаос имеет двойственное, амбивалентное значение. Так, в условиях эволюционной модели развития системы нарастание хаоса носит отрицательный характер, поскольку ведет к разрушению внутренних закономерностей и гомеостаза. А в условиях бифуркационной модели развития системы хаос носит созидательный характер, так как он выступает механизмом самоорганизации и самодостраивания структур, удаления всего лишнего, выхода в относительно простые макроструктуры – аттракторы эволюции;
В любой сложной системе имеются особые «резонансные» точки, воздействие на которые вызывает возбуждение всей системы в целом. Эффективность воздействия на систему будет зависеть не от величины воздействия, а от умения вызывать резонанс механизмов нелинейной положительной связи.
15. Организация как объект управления. Термин «организация» имеет очень широкий смысл. В кибернетике, экономике, биологии, технических науках он выступает синонимом понятия «упорядоченность». А.И. Пригожин приводит три самых распространенных значения понятия «организация» применительно к социальным объектам:
Как искусственное объединение людей институционального характера,(организация как явление) занимающее определенное место в обществе и выполняющее конкретные функции. В этом смысле организация выступает как социальный институт с известным статусом и рассматривается как автономный объект. Это предприятия, органы власти, союзы, кооперативы и т. д.;
Как определенная деятельность по организации (организация как процесс) распределению функций, налаживанию устойчивых связей, координации и т. д. То есть она выступает как процесс целенаправленного воздействия на объект. В этом смысле понятие «организация» совпадает с понятием «управление»;
Как характеристика степени упорядоченности какого-либо объекта (как структура). Здесь под организацией понимается определенная структура, строение и тип связей как способ соединения частей в целое, специфический для каждого рода объектов. Организация выступает как свойство, атрибут объекта. Такое содержание термина употребляется, например, когда речь идет об организованных и неорганизованных системах, эффективной и неэффективной организации и т. д. Именно это значение подразумевается в понятиях формальная и неформальная организация.
Рассмотрим первое значение организации и отметим ее важнейшие характеристики. Социальные организации чаще всего возникают тогда, когда достижение каких-либо общих целей признается возможным только через достижение индивидуальных целей (1) или же когда достижение индивидуальных целей оказывается возможным только через выдвижение и достижение общих целей (2). В первом случае создаются деловые (административные) организации, во втором – возникают акционерные общества и так называемые массовые союзные организации. При подобном рассмотрении организация вступает как система обмена между целым и его элементами.
Определяющим признаком социальной организации выступает целевая общность. Но необходимость в реализации коллективной цели членами организации вызывает потребность в иерархии и управлении, представляющих собой два производственных признака целедостижения. Признаками иерархического строения организации являются две вертикальные подсистемы: субъект и объект организационного воздействия, а также горизонтальное разделение сфер деятельности и компетенции, ролевое распределение функций.
В организации можно проследить следующие измерения ее социальных свойств:
Организация – это, прежде всего, коллективный социальный субъект деятельности, социальная система, объединяющая, координирующая и направляющая поведение людей в процессе совместной деятельности. Их деятельность интегрирована, а действия членов организации осознаны и целенаправлены. С этой точки зрения в деятельности организации на первый план выступает проблема эффективности результатов, мотивация и стимулирование персонала;
Организация складывается как совокупность социальных групп, статусов; в ней оформляются специфические отношения: лидерства, партнерства, сотрудничества – конфликтности;
Организация существует как формальная, безличная структура связей и норм, детерминированная административными и культурными факторами. В формальной организации отношения людей складываются на основе точно определенных должностных отношений.
Многочисленные параметры, которые используются для описания организаций как объектов управления, предопределяют их большое разнообразие, а следовательно, необходимость группировки однообразных организаций. Для этого в теории и практике управления используются различные критерии, признаки, на основании которых производится классификация. Существуют разные подходы к выделению критериев. Чаще всего в теоретических работах для этого предлагается использовать такие критерии, как степень формализации, формы собственности, отношение к прибыли, организационно-правовые формы, размеры, отнесение к секторам экономики и т. д.
На основании критерия формализации выделяются формальные и неформальные организации. Формальная организация – это безличная структура связей и норм, детерминированная административными и культурными факторами. В формальной организации отношения людей складываются на основе точно определенных должностных отношений.
Социальная формализация – это целенаправленное формирование стандартных, безличных образцов поведения и правил, стандартов, предписаний, программ, регулирующих поведение работников и деятельность организации. Она закрепляется в нормативных документах, фиксирующих взаимосвязь формальных (должностных и профессиональных) позиций.
Феномен формализации управленческих и деловых отношений как важнейший признак современных административных организаций был первые проанализирован М. Вебером в его концепции бюрократии. Классической школой управления были выявлены следующие принципы функционирования административной организации:
Четкое разделение труда;
Предельная специализация деятельности; единоначалие и иерархия;
Стандартизация деятельности и формализация отношений;
Разграничение сфер компетенции;
Распределение властных полномочий на всех этажах иерархии;
Централизация управления и нормирование власти.
Согласно большинству современных западных концепций управления, логика создания формальной организации универсальна и обусловлена тем, что необходимо преодолеть чрезмерную сложность и многообразие управленческих отношений путем упрощения, стандартизации, формализации и сведения их к отношениям между должностными позициями. Формализация отношений рассматривается как рациональное по своей природе, интернациональное и универсальное явление, которое охватывает как систему властных отношений, так и содержание выполняемой деятельности.
Формализация никогда не может охватить все организационные отношения. Поэтому наряду с формальной частью всегда существует и другой тип организованности – организация социально-психологическая как спонтанно складывающаяся система межличностных отношений, неизбежно возникающих в результате более или менее длительного общения, основанного на взаимодействии работников как личностей. Речь идет о неформальной организации, признаки которой впервые были выделены представителями школы человеческих отношений (Э. Мэйо, Ф. Ротлисбергером, В. Диксоном) в процессе осмысления ими итогов Хоторнского эксперимента. Э. Мэйо рассматривал неформальную организацию как систему отношений, неизбежно и самопроизвольно возникающую при создании официальной формальной организации. Она реализуется на уровне малой контактной группы.
Неформальная организация, таким образом, является такой же реальностью, как и формальная. Она появляется всегда и везде, где коллектив состоит хотя бы из трех человек. Ее особенностью выступает то, что она не создается, как формальная, по приказу высшего руководства, а в соответствии с личными склонностями работников, и процесс коммуникации здесь происходит не сверху вниз, как в формальной, а во всех направлениях, без учета занимаемой должности. Неформальная организация управляется не должностными лицами, а своими неформальными лидерами, она имеет свои оценки и групповое мнение обо всем, что происходит внутри и вокруг данной организации.
В неформальной организации, таким образом, используются механизмы самоорганизации. Основным источником регуляции поведения людей в ней выступают нормы и ценности, регулирующие систему отношений на уровне межличностных взаимодействий и прямых контактов. Нормативная система неформальной организации отличается большей гибкостью и динамизмом по сравнению с формальной организацией и не ориентирована изначально на достижение общих организационных целей. Отметим и то, что для неформальной организации характерны групповые санкции в качестве реакции на отклонение от неформальных норм, поведенческих трудовых стандартов, а также подвижность и спонтанность целей и норм.
Кроме выделения формальных и неформальных организаций существуют и иные их типологии. Так, например, Ч. Барнард подразделял организации по масштабу охвата на: социетальные (государство, церковь) и частные, к которым он относил все остальные, а по степени жесткости и формализации иерархически построенных властных структур – на скалярные и латеральные. В классификации А.И. Пригожина за основу приняты степень формализации отношений и способность сотрудников влиять на цели организации. Он выделяет следующие организационные формы :
административные (деловые) организации – фирмы и учреждения, которые либо возникают сами для коммерческих целей, либо создаются более широкими организационными системами для решения отдельных задач. Цели наемных работников не всегда связаны с целями владельцев или государства. Членство в них работников обеспечивает средства к существованию. Основа внутреннего регулирования – административный распорядок, принципы единоначалия, назначения, коммерческой целесообразности;
общественные союзы, массовые организации , цели которых вырабатываются «изнутри» и представляют собой обобщение индивидуальных целей участников. Регулирование обеспечивается совместно принятым уставом, принципом выборности, т. е. зависимостью руководства от руководимых. Членство в них дает удовлетворение политических, социальных, экономических, любительских потребностей;
ассоциативные организации – семья, научная школа, неформальная группа. В них заметны некоторая автономия от среды, относительная стабильность состава, иерархия (главенство, лидерство), сравнительно устойчивое распределение участников (по ролям, престижу), принятие общих решений. Регулятивные функции осуществляют спонтанно складывающиеся в них коллективные нормы и ценности. Однако степень их формализации незначительна. Но более важное их отличие от организаций первых двух типов в особенностях целевых свойств: они строятся на взаимном удовлетворении интересов, когда не общая цель является фактором объединения, а цели друг друга, т. е. цель одного участника служит средством достижения цели другого. Конечное, целое и здесь не тождественно его составляющим, но общие цели суть совпадающие индивидуальные.
До сих пор мы рассматривали организацию с функциональной точки зрения. Однако существует целый ряд типов организационных структур, в основе которых распределение полномочий и производственных обязанностей между отделами. Организационная структура управления – это совокупность всех элементов и звеньев системы управления и установленных между ними постоянных связей. Различают организационные системы управления на уровне организации, отрасли, региона и т. п. Эти структуры имеют на каждом уровне качественные различия в зависимости от отраслевой специфики, уровня концентрации и специализации производства, потребностей рынка, условий включения организации в систему региональной и национальной экономики.
16. Организационные структуры в управлении: их сущность, виды . Поиски наиболее адекватных, эффективных организационных структур управления связаны, прежде всего, с наиболее полным использованием возможностей уже имеющихся, традиционных структур управления, а также с обобщением опыта наиболее талантливых руководителей. Практике управления известны пять основных типа формальных структур организации в административных системах: линейная; линейно-функциональная; линейно-штабная, дивизиональная, матричная.
Линейная организация управления. Должностные обязанности здесь распределены таким образом, чтобы каждый работник был максимально нацелен на выполнение производственных задач организации. Все полномочия – прямые (линейные), они идут от высшего звена управления к низшему. В числе преимуществ линейной организации – ответственность, установленные обязательства, четкое распределение обязанностей и полномочий; оперативный процесс принятия решений; простота в понимании и использовании; возможность поддерживать необходимую дисциплину. Этот тип управленческой структуры был традиционной формой социальной организации до начала ХХ в. В настоящее время в чистом виде линейная структура организации нигде не используется, кроме армии, где такая структура существует на низших уровнях армейских организаций, или организаций простейших типов. В то же время она присутствует как элемент формальной структуры во всех административных организациях, в которых отношения между руководителями производственных подразделений строятся на основе принципа единоначалия. Руководителей таких служб именуют линейными руководителями. Основной недостаток линейной структуры организации заключается в невозможности использовать труд узких функциональных специалистов, что является главным препятствием к ее применению в современных многопрофильных организациях.
Наиболее распространенным типом формальной организационной структуры выступает линейно-функциональная. Она построена на принципах привлечения к управлению высококвалифицированных профессионалов, имеющих узкую специализацию. Понятие и принципы построения линейно-функциональной организационной структуры управления были предложены Ф. Тейлором, который разработал модель широкого использования функциональных специалистов в системе управления производственной организацией. Отличительной особенностью данной структуры является то, что управление здесь осуществляется как линейными (например, руководитель организации, мастер участка), так и функциональными руководителями (например, технолог, бухгалтер и т. д.). Основными недостатками линейно-функциональной структуры управления являются: нарушение принципа единоначалия; трудности принятия и реализации согласованных управленческих решений, обеспечение их комплексности; сложность подбора руководителей высших уровней управления.
На Западе до 1950‑х гг., а в России вплоть до начала 1990‑х гг. преобладала линейно-штабная структура управления, которая оптимальна для крупных производственных организаций, работающих в режиме закрытых систем со стабильной средой и технологией. Принципы построения линейно-штабной структуры в организации были сформулированы Х. Эмерсоном и А. Файолем. В России пропагандистами такой структуры в 1920–30‑е гг. были Н.А. Витке и П.М. Керженцев. Данная структура выступает в виде комбинации линейной и функциональных структур: распределение власти и формальные отношения в подразделениях, созданных для производства продукции и оказания услуг, основываются на принципе линейной структуры, а во вспомогательных службах – функциональной. При этом в высших эшелонах функциональных служб формируется специальный консультативный орган при первом руководителе, а иногда и при линейных руководителях более низкого ранга – штаб. Представители штаба участвуют в разработке стратегии, принятии управленческих решений и контроле за их исполнением. Главный недостаток этой структуры – неприспособленность для работы в условиях динамичного рынка. Кроме того, для нее характерны «закупорка каналов информации» и «информационная перегрузка ключевых фигур в руководстве организации».
Стремление повысить гибкость (приспособляемость к изменениям во внешней среде) привело к появлению дивизиональных структур, создаваемых в крупных организациях. Дивизиональная структура нередко сочетается с программно-целевым подходом. В этом случае решение стоящих перед организацией задач возлагается на специально формируемые для этого отделы – проектные (рабочие) группы или подразделения. Они выделяются из состава материнской организации, им предоставляется самостоятельность, достаточная для осуществления оперативного управления. Выполнение функций, важнейших для перспективного развития организации в целом, остается в ведении центрального аппарата управления, где разрабатываются стратегии развития организации, инвестирования научных исследований и разработок.
Структурирование организации по отделениям осуществляется по одному из трех критериев: по видам выпускаемой продукции или предоставляемых услуг (продуктовая специализация), по ориентации на те или иные группы потребителей (потребительская специализация), по обслуживаемым территориям (региональная специализация). В результате ускоряется реакция организации на изменения во внешней среде, становится более тесной ее связь с потребителями. Управляют отделом специально назначенные управляющие, а не руководители функциональных служб.
Структуры рассматриваемого типа обладают большой гибкостью, достаточно просты и экономичны, позволяют организации параллельно разрабатывать несколько проектов, не меняя привычной структуры управления. Главным недостатком подобной структуры является проблема распределения ресурсов (в том числе, кадровых) между проектами, поскольку от руководителей проектов требуется не только умелое управление всеми стадиями жизненного цикла разработки, но и учет той роли, которую они играют в сети проектов данной организации.
Матричная структура организации – субструктура формальной организации, созданная на постоянно-временной основе для управления проектами. В нашей стране начиная с 1970‑х гг. накоплен определенный опыт создания такой структуры, прежде всего в оборонной промышленности. Матричная структура организации соответствует матричной форме: одна сторона «матрицы» представляет собой совокупность людей и ресурсов, выделенных для осуществления инновационной деятельности на постоянной основе, а другая – людей и ресурсов, временно выделенных стабильно функционирующими подразделениями в рамках дивизиональной структуры (маркетинг, производство, научно-исследовательские и проектно-конструкторские разработки) под реализацию конкретного проекта. По завершении проекта структура, созданная на временной основе, распускается и выделенный персонал возвращается в свои подразделения.
В качестве недостатка данной структуры отмечают усложнение формальных отношений, возникновение двойного подчинения работника, что нарушает траекторию прохождения им карьеры. Кроме того, внедрение матричной структуры отрицательно сказывается на принятой системе формальных коммуникаций и субординации.
В настоящее время в мире начинают доминировать системы менеджмента, делающие ставку на принципы развития и использования внутреннего потенциала организации, отвечающие современным потребностям рынка. К такому типу, в частности, относятся сетевые системы управления, формирующие новую культуру отношений внутри организации путем отказа от традиционной административной иерархии.
Особенности управления сетевыми структурами заключаются в отказе от принципа жестко вертикальной иерархии и в переходе к принципу управления по проектам. При этом один и тот же менеджер может быть одновременно руководителем одного проекта, экспертом другого и одним из исполнителей третьего, что максимально мобилизует его внутренний потенциал, а ротация менеджеров внутри сети является одним из наиболее сильных стимулов для их развития.
Главный принцип здесь – максимальное соответствие квалификации, способностей и знаний каждого менеджера задачам решения проблем развития бизнеса корпорации. Сетевые типы организационных структур управления, в отличие от иерархических, практически не подвержены опасности бюрократизации чрезвычайно гибки и восприимчивы к инновациям, способны к саморазвитию.
Привлекательность сетевых структур объясняется очень высокими экономическими показателями, которые обусловлены двумя факторами – компетентностью и эффективностью организационной сети. Сетевые структуры являются идеальной школой повышения компетентности работников компании, поскольку к решению тех или иных задач привлекаются лучшие исполнители. Подобный элитарный принцип сотрудничества, присущий сетевой компании, исключает использование «второсортных» исполнителей, хотя последние и работают в той же компании.
Вместе с тем в качестве недостатков сетевой структуры управления можно назвать, во-первых, чрезмерную зависимость результатов от кадрового состава, рост рисков, связанных с текучестью кадров; во-вторых, отсутствие материальной и социальной поддержки участников сети вследствие отказа от классических долгосрочных договорных форм и обычных трудовых отношений.
Системный подход в управлении основывается на том, что всякая организация представляет собой систему, состоящую из частей, каждая из которых обладает своими собственными целями. Руководитель должен исходить из того, что для достижения общих целей организации необходимо рассматривать ее как единую систему. При этом стремиться выявить и оценить взаимодействие всех ее частей и объединить их на такой основе, которая позволит организации в целом эффективно достичь её целей. (Достижение целей всех подсистем организации явление желательное, но почти всегда не реальное) .
Это совокупность элементов, находящихся во взаимодействии. Существуют открытые и закрытые системы.
Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему.
Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, информации, материалов, которые поступают извне. Открытая система должна иметь способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде, чтобы продолжать свое функционирование.
Системный подход - комплексное изучение явления или процесса как единого целого с позиций системного анализа, т.е. уточнение сложной проблемы и её структуризация в серию задач, решаемых с помощью экономико-математических методов, нахождение критериев их решения, детализация целей, конструирование эффективной организации для достижения целей.
Системотехника - прикладная наука, исследующая задачи реального создания сложных управляющих систем.
Системный подход позволяет устранить главный недостаток подходов различных школ управления, который заключается в том, что они сосредоточивают внимание на каком-то одном важном элементе. Системный подход означает анализ не в отдельности, а в системе, т.е. определенной связи элементов этой системы.
Системный анализ включает:
анализ и описание принципов построения и работы системы в целом;
анализ особенностей всех компонентов системы, их взаимозависимостей и внутреннего строения;
установление сходства и различия изучаемой системы и других систем;
перенос по определенным правилам свойств модели на свойства изучаемой системы .
Можно также сказать, что системный подход - это такое направление методологии научного познания и практической деятельности, в основе которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной социально-экономической системы.
Исследование сущности управления следует начинать с определения его компонентов и взаимосвязей между ними и внешней средой, установления различий между управлением функционирования системы в заданных условиях и управлением развития системы.
Цель управления в первом случае - ликвидация внутренних и внешних возмущений без изменения выходных параметров системы, а во втором - перемена входных и выходных параметров в соответствии с изменениями внешней среды.
Регулирование системы обеспечивает такую ее деятельность, при которой выравнивается состояние выхода системы по заданной норме. Следовательно, главная задача сводится к установлению заданного состояния функционирования системы, предусмотренного планированием как упреждающим управлением. Сложность управления зависит, прежде всего, от числа изменений в системе и ее окружении. Все изменения имеют определенные закономерности или носят случайный характер. Сущность управления можно рассматривать как совокупность следующих понятий: организации управления, процесса управления и информации.
Значение системного подхода заключается в том, что менеджеры могут проще согласовывать свою конкретную работу с работой организации в целом, если они понимают систему и свою роль в ней. Это особенно важно для генерального директора, потому что системный подход стимулирует его поддерживать необходимое равновесие между потребностями отдельных подразделений и целями всей организации. Он заставляет его думать о потоках информации, проходящих через всю систему, а также акцентирует внимание на важности коммуникаций. Системный подход помогает установить причины принятия неэффективных решений, он же предоставляет средства и технические приемы для улучшения планирования и контроля.
Несомненно, современный руководитель должен обладать системным мышлением. Системное мышление не только способствовало развитию новых представлений об организации (в частности, особое внимание уделялось интегрированному характеру предприятия, а также первостепенному значению и важности систем информации), но и обеспечило разработку полезных математических средств и приемов, значительно облегчающих принятие управленческих решений, использование более совершенных систем планирования и контроля. Таким образом, системный подход позволяет нам комплексно оценить любую производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления на уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода. Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.
Несмотря на все положительные результаты, системное мышление все еще не выполнило свое самое важное предназначение. Утверждение, что оно позволит применять современный научный метод к управлению, все еще не реализовано. Это происходит отчасти оттого, что крупномасштабные системы очень сложны. Нелегко уяснить те многие способы, при помощи которых внешняя среда влияет на внутреннюю организацию. Взаимодействие множества подсистем внутри организации не совсем осознается. Границы систем устанавливать очень трудно, слишком широкое определение приведет к накоплению дорогостоящих и непригодных данных, а слишком узкое - к частичному решению проблем. Нелегко будет сформулировать вопросы, которые встанут перед предприятием, определить с точностью информацию, необходимую в будущем. Даже если самое лучшее и самое логичное решение будет найдено, оно, возможно, будет невыполнимо. Тем не менее, системный подход дает возможность глубже понять, как работает организация.
Правила применения системного подхода
Итак, из изложенного выше материала становится ясно, что системный подход основан на глубоких исследованиях причинных связей и закономерностей развития социально-экономических процессов. А так как существуют связи и закономерности, значит, существуют и определенные правила. Рассмотрим основные правила применения системного подхода.
Правило 1. Не компоненты сами по себе составляют суть целого (системы), а наоборот, целое как первичное порождает при своем членении или формировании компоненты системы.
Пример. Фирма как сложная открытая социально-экономическая система представляет собой совокупность взаимосвязанных отделов и производственных подразделений. Сначала следует рассматривать фирму как целое, ее свойства и связи с внешней средой и только потом -- компоненты фирмы. Фирма как целое существует не потому, что в ней работает, допустим, лекальщик, а, наоборот, лекальщик работает потому, что функционирует фирма. В малых системах могут быть исключения: система функционирует благодаря исключительному компоненту.
Правило 2. Сумма свойств (параметров) или отдельное свойство системы не равны сумме свойств ее компонентов, а из свойств системы нельзя вывести свойства ее компонентов (свойство неаддитивности системы).
Пример. Все детали как компоненты технической системы технологичны, а изделие нетехнологично, так как неудачна его компоновка, сочетание деталей сложное. При проектировании изделия не соблюдался принцип «простота конструкции -- мерило ума конструктора». Для обеспечения технологичности технической системы необходимо упростить ее кинематическую схему и компоновку, сократить количество составных частей, обеспечить примерно одинаковую точность соединений.
Правило 3. Количество компонентов системы, определяющих ее размер, должно быть минимальным, но достаточным для реализации целей системы. Структура, например, производственной системы представляет собой сочетание организационной и производственной структур.
Правило 4. Для упрощения структуры системы следует сокращать количество уровней управления, число связей между компонентами системы и параметров модели управления, автоматизировать процессы производства и управления.
Пример. Требуется сделать анализ сложности структуры малой системы -- фирмы из пяти человек, оказывающей посреднические услуги в области перевозки малогабаритных грузов. Структура фирмы: администрация, бухгалтерия, отдел маркетинга, технический, производственный, финансовый отделы, гараж, диспетчерская, отдел кадров, т. е. фирма имеет девять подразделений. Она должна разработать положения о своих подразделениях, вести планирование, учет и контроль выполняемых работ и их оплату. Очевидно, что девять подразделений на пять человек -- надуманная структура фирмы, «отвечающая» требованиям моды, но не рациональности структуры и экономии средств. На практике на раннем этапе становления рыночных отношений зачастую структуры фирм отвечают в большей мере не требованиям экономики, а амбициям инвесторов. Рациональная структура фирмы: руководитель, бухгалтер-диспетчер, три водителя. Функции администрации, отдела маркетинга, технического и производственного отделов выполняет руководитель фирмы. Функции бухгалтерии, финансового отдела, диспетчерской осуществляет бухгалтер-диспетчер. Водители выполняют производственные задания и осуществляют техническое обслуживание своих машин.
Правило 5. Структура системы должна быть гибкой, с наименьшим числом жестких связей, способной быстро переналаживаться на выполнение новых задач, оказание новых услуг и т. п. Мобильность системы является одним из условий быстрого приспособления ее к требованиям рынка.
Пример. Требуется сравнить уровень жесткости двух производственных систем, выпускающих аналогичную продукцию. Первая система имеет поточно-механизированную конвейерную организацию производства, вторая -- организацию производства на основе интегрированных производственных автоматизированных модулей, характеризующихся быстрой переналаживаемостью с одной операции (детали) на другую. Организация труда в первой системе -- конвейерная, с закреплением каждого рабочего к конкретной операции (рабочему месту), во второй -- бригадная. Мобильность второй системы выше, чем у первой, как по гибкости средств труда, так и по организации самого труда. Поэтому в условиях сокращения жизненного цикла продукции и продолжительности ее выпуска вторая система является по сравнению с первой более прогрессивной и эффективной.
Правило 6. Структура системы должна быть такой, чтобы изменения в вертикальных связях компонентов системы оказывали минимальное влияние на функционирование системы. Для этого следует обосновывать уровень делегирования полномочий субъектами управления, обеспечивать оптимальную самостоятельность и независимость объектов управления в социально-экономических и производственных системах.
Правило 7. Горизонтальная обособленность системы, т. е. число горизонтальных связей между компонентами одного уровня системы должно быть минимальным, но достаточным для нормального функционирования системы. Уменьшение числа связей ведет к повышению устойчивости и оперативности функционирования системы. С другой стороны, установление горизонтальных связей позволяет реализовывать неформальные отношения, способствует передаче знаний и навыков, обеспечивает координацию действий компонентов одного уровня по выполнению целей системы.
Правило 8. Изучение иерархичности системы и процесс ее структуризации следует начинать с определения систем вышестоящего уровня (кому подчиняется или куда входит данная система) и установления ее связей с этими системами.
При структуризации системы следует пользоваться методами анализа и синтеза. Сначала один человек (группа) строит структуру системы (анализирует, определяет внутрисистемную иерархичность), устраняет связи между компонентами и набор с названиями компонентов передает другому человеку (группе) для сборки системы (синтеза). Если результаты анализа и синтеза совпадут, т. е. после сборки системы не останется лишних компонентов, а система функционирует, то можно считать, что анализ и синтез выполнены правильно, структуризация системы проведена
Правило 9. В силу сложности и множественности описания система не следует пытаться познать все ее свойства и параметры. Всему должен быть разумный предел, оптимальная граница.
Правило 10. При установлении взаимосвязей и взаимодействия системы с внешней средой следует строить «черный ящик» и формулировать сначала параметры «выхода «, затем определять воздействие факторов макро- и микросреды, требования к, «входу», каналы обратной связи и в последнюю очередь проектировать параметры процесса в системе.
Правило 11. Число связей системы с внешней средой должно быть минимальным, но достаточным для нормального функционирования системы. Чрезмерный рост числа связей усложняет управляемость системы, а их недостаточность снижает качество управления. При этом должна быть обеспечена необходимая самостоятельность компонентов системы. Для обеспечения мобильности и адаптивности системы она должна иметь возможность быстрого изменения своей структуры.
Правило 12. В условиях развития глобальной конкуренции и международной интеграции следует стремиться к росту степени открытости системы при условии обеспечения ее экономической, технической, информационной, правовой безопасности.
Правило 13. Для построения, функционирования и развития системы в условиях расширения международной интеграции и кооперирования следует достигать ее совместимости с другими системами по правовому, информационному, научно-методическому и ресурсному обеспечению на основе страновой и международной стандартизации, В настоящее время введены в действие международные стандарты по системам мер и измерений, системам качества, сертификации, аудиту, финансовой отчетности и статистике и др.
Правило 14. Для определения стратегии функционирования и развития системы следует строить дерево целей.
Правило 15. Для повышения обоснованности инвестиций в инновационные и другие проекты следует изучать доминантные (преобладающие, наиболее сильные) и рецессивные признаки системы и вкладывать средства в развитие первых, наиболее эффективных.
Правило 16. Из всех целей первого уровня, перечисленных в правиле 14, приоритет следует отдавать качеству любых объектов управления как основе удовлетворения требований рынка, экономии ресурсов в глобальном масштабе, обеспечения безопасности, повышения качества жизни населения.
Правило 17. При формировании миссии и целей системы следует отдавать приоритет интересам системы более высокого уровня как гарантии решения глобальных проблем
Правило 18. Из всех показателей качества систем приоритет следует отдавать их надежности как совокупности проявляющихся свойств безотказности, долговечности, ремонтопригодности и сохраняемости.
Правило 19. Эффективность и перспективность системы достигается оптимизацией ее целей, структуры, системы менеджмента и других параметров. Поэтому стратегию функционирования и развития системы следует формировать на основе оптимизационных моделей.
Правило 20. При формулировании целей системы следует учитывать неопределенность информационного обеспечения. Вероятностный характер ситуаций и информации на стадии прогнозирования целей снижает реальную эффективность инноваций.
Правило 21. При построении дерева целей и формулировании стратегии системы следует помнить, что цели системы и ее компонентов в смысловом и количественном значениях, как правило, не совпадают. Однако все компоненты должны выполнять конкретную задачу по достижению цели системы. Если без какого-либо компонента можно достичь цели системы, значит, этот компонент лишний, надуманный или это результат некачественной структуризации системы. Это проявление свойства эмерджентности системы.
Правило 22. При построении дерева целей системы и оптимизации ее функционирования следует изучать проявление свойства ее мультипликативности. Например, безотказность системы определяется не сложением, а умножением коэффициентов безотказности ее компонентов.
Правило 23. При построении структуры системы и организации ее функционирования следует учитывать, что все процессы непрерывны и взаимообусловлены. Система функционирует и развивается на основе противоречий, конкуренции, многообразия форм функционирования и развития, способности системы к обучению. Система существует, пока функционирует. Правило 24. При формировании стратегии системы следует обеспечивать альтернативность путей ее функционирования и развития на основе прогнозирования различных ситуаций. Наиболее непредсказуемые фрагменты стратегии следует планировать по нескольким вариантам, учитывающим различные ситуации.
Правило 25. При организации функционирования системы следует учитывать, что ее эффективность не равна сумме эффективностей функционирования подсистем (компонентов). При взаимодействии компонентов возникает положительный (дополнительный) или отрицательный эффект синергии. Для получения положительного эффекта синергии необходимо иметь высокий уровень организованности системы.
Правило 26. Для снижения инерционности функционирования системы, т. е. увеличения скорости изменения выходных параметров при изменении входных параметров или параметров функционирования системы, следует ориентировать производство на интегрированные автоматизированные модули и системы, обеспечивающие мобильность производства и быстрое реагирование на изменения. Правило 27. В условиях быстро меняющихся параметров внешней среды система должна быть способной оперативно адаптироваться к этим изменениям. Важнейшими инструментами повышения адаптивности функционирования системы являются стратегическая сегментация рынка и проектирование товаров и технологий на принципах стандартизации и агрегатирования.
Правило 28. Для повышения эффективности функционирования системы следует анализировать и прогнозировать параметры ее организованности: показатели пропорциональности, параллельности, непрерывности, прямоточности, ритмичности и др., обеспечивать их оптимальный уровень.
Правило 29. Структура и содержание системы формируются на идеях и принципах стандартизации, без соблюдения которых она не может функционировать. Глобальная конкуренция повышает удельный вес стандартизованных систем и их компонентов, особенно в международном масштабе.
Правило 30. Единственным путем развития организационно-экономических и производственных систем является инновационный. Внедрение новшеств (в форме патентов, ноу-хау, результатов НИОКР и т.д.) в области новых товаров, технологий, методов организации производства, менеджмента и др. служит фактором развития общества.
системный подход организационный управление
Сущность и значение системного подхода в управлении
Системный подход в управлении основывается на том, что всякая организация представляет собой систему, состоящую из частей, каждая из которых обладает своими собственными целями. Руководитель должен исходить из того, что для достижения общих целей организации необходимо рассматривать ее как единую систему. При этом стремиться выявить и оценить взаимодействие всех ее частей и объединить их на такой основе, которая позволит организации в целом эффективно достичь её целей. (Достижение целей всех подсистем организации явление желательное, но почти всегда не реальное) .
Система - это совокупность элементов, находящихся во взаимодействии. Существуют открытые и закрытые системы.
Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему.
Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, информации, материалов, которые поступают извне. Открытая система должна иметь способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде, чтобы продолжать свое функционирование.
Системный подход - комплексное изучение явления или процесса как единого целого с позиций системного анализа, т.е. уточнение сложной проблемы и её структуризация в серию задач, решаемых с помощью экономико-математических методов, нахождение критериев их решения, детализация целей, конструирование эффективной организации для достижения целей.
Системотехника - прикладная наука, исследующая задачи реального создания сложных управляющих систем.
Системный подход позволяет устранить главный недостаток подходов различных школ управления, который заключается в том, что они сосредоточивают внимание на каком-то одном важном элементе. Системный подход означает анализ не в отдельности, а в системе, т.е. определенной связи элементов этой системы.
Системный анализ включает:
анализ и описание принципов построения и работы системы в целом;
анализ особенностей всех компонентов системы, их взаимозависимостей и внутреннего строения;
установление сходства и различия изучаемой системы и других систем;
перенос по определенным правилам свойств модели на свойства изучаемой системы .
Можно также сказать, что системный подход - это такое направление методологии научного познания и практической деятельности, в основе которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной социально-экономической системы.
Исследование сущности управления следует начинать с определения его компонентов и взаимосвязей между ними и внешней средой, установления различий между управлением функционирования системы в заданных условиях и управлением развития системы.
Цель управления в первом случае - ликвидация внутренних и внешних возмущений без изменения выходных параметров системы, а во втором - перемена входных и выходных параметров в соответствии с изменениями внешней среды.
Регулирование системы обеспечивает такую ее деятельность, при которой выравнивается состояние выхода системы по заданной норме. Следовательно, главная задача сводится к установлению заданного состояния функционирования системы, предусмотренного планированием как упреждающим управлением. Сложность управления зависит, прежде всего, от числа изменений в системе и ее окружении. Все изменения имеют определенные закономерности или носят случайный характер. Сущность управления можно рассматривать как совокупность следующих понятий: организации управления, процесса управления и информации.
Об организации управления можно говорить только в том случае, когда выделены цель и объект управления. Поэтому эффективность организации управления в значительной степени зависит от четкости формулирования целей управления .
Основное положение системного подхода заключается в том, что если элемент принадлежит системе или содержится в ней, то он всегда меньше системы.
Как комплексная методология процесса познания и анализа систем системный подход характеризуется следующими основными признаками:
исследуемый объект оценивается как единое целое независимо от рассматриваемой точки зрения;
решение частных проблем подчиняется решению проблем, общих для всей системы;
познание объекта не ограничивается только механизмом функционирования, а расширяется до выявления внутренних закономерностей развития объекта;
элементы системы, имеющие второстепенное значение в одних условиях, могут оказаться существенными при изменении обстоятельств.
Рассмотрим основные принципы системного подхода (рис. 1.1.)
- 1. Единство - система рассматривается как единое целое и как совокупность частей.
- 2. Целостность, позволяющая рассматривать одновременно систему как единое целое и в то же время как подсистему для вышестоящих уровней.
- 3. Динамичность - способность системы к изменению состояния под воздействием направленных или случайных факторов.
Рис. 1.1 Принципы системного подхода
- 4. Взаимозависимость системы и среды, т.е. система проявляет свои свойства в процессе взаимодействия со средой.
- 5. Иерархичность т.е. ранжирование частей, каждый элемент системы рассматривается как подсистема, а сама система - как элемент более сложной системы.
- 6. Организованность - приведение в порядок составных частей и объединяющих их связей .
- 7. Множественность, позволяющая использовать множество кибернетических, экономических и математических моделей для описания отдельных элементов и системы в целом.
- 8. Декомпозиция - возможность расчленения объекта на составные части, каждая из которых имеет цели, вытекающие из общей цели системы.
Значение системного подхода заключается в том, что менеджеры могут проще согласовывать свою конкретную работу с работой организации в целом, если они понимают систему и свою роль в ней. Это особенно важно для генерального директора, потому что системный подход стимулирует его поддерживать необходимое равновесие между потребностями отдельных подразделений и целями всей организации. Он заставляет его думать о потоках информации, проходящих через всю систему, а также акцентирует внимание на важности коммуникаций. Системный подход помогает установить причины принятия неэффективных решений, он же предоставляет средства и технические приемы для улучшения планирования и контроля.
Современный руководитель должен обладать системным мышлением, так как:
- - менеджер должен воспринимать, перерабатывать и систематизировать огромный объём информации и знаний, которые необходимы для принятия управленческих решений;
- - руководителю необходима системная методология, с помощью которой он мог бы соотносить одно направления деятельности своей организации с другим, не допускать квазиоптимизации управленческих решений;
- - менеджер должен видеть за деревьями лес, за частным - общее, подняться над повседневностью и осознавать, какое место его организация занимает во внешней среде, как она взаимодействует с другой, большей системой, частью которой является;
- - системный подход в управлении позволяет руководителю более продуктивно реализовывать свои основные функции: прогнозирование, планирование, организацию, руководство, контроль .
Системное мышление не только способствовало развитию новых представлений об организации (в частности, особое внимание уделялось интегрированному характеру предприятия, а также первостепенному значению и важности систем информации), но и обеспечило разработку полезных математических средств и приемов, значительно облегчающих принятие управленческих решений, использование более совершенных систем планирования и контроля.
Системный подход позволяет комплексно оценить любую производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления на уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода. Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления .
Таким образом, системный подход - комплексное изучение явления или процесса как единого целого с позиций системного анализа, т.е. уточнение сложной проблемы и её структуризация в серию задач, решаемых с помощью экономико-математических методов, нахождение критериев их решения, детализация целей, конструирование эффективной организации для достижения целей. Принципами системного подходя является: единство, целостность, динамичность, взаимозависимость системы и среды, иерархичность, организованность, множественность и декомпозиция.